KSeF dla instytucji publicznych: Procedury i korzyści
Od 2019 roku w Polsce funkcjonuje system PEF, czyli ogólnopolska Platforma Elektronicznego Fakturowania, która służy do realizowania obowiązku stosowania faktur elektronicznych w wąskim zakresie, przy zamówieniach publicznych. Od 1 lipca 2024 roku obowiązkowo, początkowo dla dużych firm, a z czasem dla wszystkich, wprowadzany jest z kolei Krajowy System e-Faktur (KSeF). W jaki sposób będzie on funkcjonować dla instytucji publicznych? Jakie korzyści mogą dzięki niemu osiągać?
KSeF dla instytucji publicznych: Procedury i korzyści
KSeF nie tylko dla przedsiębiorców
Ministerstwo Finansów opracowało KSeF w celu uszczelnienia luki w VAT i wprowadzenia systemu rejestracji, odbioru i przechowywania faktur, które będą miały ustandaryzowaną formę. Z KSeF mają docelowo korzystać wszystkie przedsiębiorstwa, ale nie tylko one. Będzie to system, który wykorzystywać mogą różne instytucje. Jego użytkownikami będą:
- podatnicy,
- podmioty określone przez podatników, w tym przede wszystkim biura rachunkowe,
- organy podatkowe,
- organy ścigania.
Faktury ustrukturyzowane z KSeF mają dotyczyć wszystkich rodzajów transakcji, a w przypadku instytucji publicznych np. będą to faktury z tytułu świadczenia usług na rzecz mieszkańców przez Jednostki Samorządu Terytorialnego za dostawę mediów.
Korzyści dla instytucji publicznych z wprowadzenia KSeF
Dzięki wprowadzeniu KSeF i obowiązku korzystania z tego systemu przez podatników większy dostęp do kluczowych danych uzyskują instytucje publiczne. Przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w formie elektronicznej wedle określonego wzorca, a następnie przesyłać je do KSeF, prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
Organy podatkowe będą mogły poddawać faktury wystawiane przez podatników bieżącej analizie i kontroli danych w nich zawartych, a to wszystko w czasie rzeczywistym. Digitalizacja sektora finansów ma na celu uszczelnianie luki w VAT.
Całkiem słuszne są głosy dotyczące tego, że administracja publiczna i samorządowa stoi w związku ze wdrażaniem KSeF przed ogromnym wyzwaniem, ale i odniesie pewne korzyści wynikające z postępującej cyfryzacji usług publicznych.
Organy podatkowe będą miały dostęp do danych w KSeF. Ich zakres jest znacznie szerszy niż ten właściwy dla Jednolitego Pliku Kontrolnego – JPK_FA. Nie będzie już więc w przyszłości obowiązku przesyłania takich plików, ale prawdopodobnie urzędy skarbowe nadal będą miały opcję wezwania podatników do zrobienia tego na żądanie. Na dodatek plik ten może obejmować okres do 5 lat wstecz po wejściu w życie obligatoryjnego e-fakturowania w KSeF.
KSeF i PEF
Jak ma się do siebie fakt wprowadzenia w przyszłości obowiązkowego KSeF dla instytucji i funkcjonująca platforma PEF? Otóż PEF jest narzędziem przygotowanym dla przedsiębiorców i jednostek publicznych, służącym do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z którego można bezpłatnie korzystać w trybie online.
Platforma PEF z powodzeniem realizuje zakładane cele, czyli przyjmowanie faktur elektronicznych pomiędzy instytucjami publicznymi a sferą biznesu. To konieczne, a strona polska musiała przygotować tę platformę zgodnie z nałożonym na Polskę i wszystkie inne kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązkiem wdrożenia Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
Dokumenty ustrukturyzowane, jakie są przekazywane pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami składającymi zamówienia, nie są tym samym co faktury ustrukturyzowane wprowadzane w Krajowym Systemie e-Faktur.
KSeF i PEF to odrębne, niezależne względem siebie systemy, które jednak w przyszłości mogą zostać połączone. Na razie jednak faktury wystawione w PEF nie będą widoczne w KSeF i na odwrót.
