KSeF – Przedsiębiorcy muszą być gotowi na zmiany.

Choć harmonogram wdrażania KSeF jest rozłożony w czasie, praktywa wygląda nieco inaczej. Największe polskie przedsiębiorstwa, np. operatorzy telefonii komórkowej, dostawcy energii czy giganci e-commerce, już teraz dostosowują swoje systemy do KSeF.

Dla małego i średniego przedsiębiorcy oznacza to jedno: zmiany dotkną go wcześniej, niż przewiduje ustawa.

Dlaczego? Ponieważ jako kontrahent dużych firm, będzie on musiał odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne przesyłane bezpośrednio przez system ministerialny.

Czekanie na ostatnią chwilę może skutkować chaosem w dokumentacji i niepotrzebnym stresem.

Wprowadzenie e-faktur zmienia całkowicie obieg dokumentów w firmie. Znikają pliki PDF przesyłane mailem oraz papierowe faktury. Każdy dokument musi przejść przez centralny serwer Ministerstwa Finansów, gdzie nadawany jest mu unikalny numer identyfikacyjny.

Wielu właścicieli firm obawia się skomplikowanych procedur i konieczności ręcznego logowania się do rządowych portali. Jednak eksperci uspokajają: przedsiębiorcy nie muszą zostawać z tym tematem sami.

360 Księgowość – Twój sposób na bezstresowe wdrożenie

Kluczem do sprawnego przejścia na nowy system jest wybór odpowiedniego oprogramowania. Rozwiązanie 360 Księgowość zostało przygotowane z myślą o tym, aby maksymalnie odciążyć przedsiębiorcę w tym procesie.

Dlaczego warto postawić na 360 Księgowość?

• Automatyzacja procesów: System posiada pełną integrację z KSeF. Oznacza to, że wysyłka faktur do KSeF oraz ich pobieranie odbywa się bezpośrednio z poziomu programu.
• Mniej stresu, więcej czasu: Użytkownik nie musi przełączać się między różnymi narzędziami. Wszystko dzieje się w jednym, znanym środowisku.

Wybór nowoczesnego oprogramowania księgowego to dziś nie tylko wygoda, ale przede wszystkim gwarancja ciągłości biznesowej w obliczu zmieniających się przepisów.

Wiedza podana na tacy: webinary i instrukcje

Technologia to jednak nie wszystko. Równie ważne jest zrozumienie nowych zasad gry. Twórcy 360 Księgowość kładą duży nacisk na edukację swoich użytkowników. Przedsiębiorcy mogą liczyć na:

1. Merytoryczne webinary: Spotkania online z ekspertami, którzy tłumaczą zawiłości prawne i techniczne KSeF.
2. Szczegółowe instrukcje: Przewodniki "krok po kroku", które pokazują, jak skonfigurować system i efektywnie z niego korzystać.
3. Wsparcie techniczne: Pomoc w rozwiązaniu bieżących problemów już w samym programie, co pozwala skupić się na rozwoju własnego biznesu, a nie na analizowaniu ustaw.

Chwila oddechu w 2026 roku – okres bez sankcji

Jest jednak i dobra wiadomość dla tych, którzy obawiają się błędów.

 Według aktualnych planów, system KSeF stanie się obowiązkowy 1 lutego 2026 roku dla największych firm (o obrotach powyżej 200 mln zł) oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

W 2026 roku stres związany z nowymi obowiązkami będzie mniejszy, ponieważ organy podatkowe nie będą nakładać kar finansowych za błędy popełnione w tym roku. To czas na naukę, testowanie systemów i wypracowanie nowych nawyków bez strachu o dotkliwe mandaty.

Niestety, spokój nie będzie trwał wiecznie. Od 1 stycznia 2027 roku sankcje KSeF wejdą w życie w pełnym zakresie.

Na co musisz uważać? Karę można otrzymać m.in. za:

• Niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF (mimo takiego obowiązku).
• Wystawienie faktury niezgodnej z udostępnionym wzorem (np. podczas awarii systemu).
• Nieterminowe przesłanie faktur wystawionych w trybie offline do systemu ministerialnego.

Ile mogą wynieść kary? Sankcje są sformułowane w sposób bardzo rygorystyczny. Kara może wynieść aż do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. W przypadku faktur zwolnionych z VAT, sankcja może sięgać do 18,7% kwoty należności ogółem. Co istotne, przy tych karach nie będzie można skorzystać z tzw. "czynnego żalu" – kara będzie nakładana automatycznie przez naczelnika urzędu skarbowego.

Mimo rygorystycznych przepisów, przedsiębiorca nie pozostaje bezbronny. Do postępowań w sprawie nakładania kar stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że w razie nałożenia sankcji masz prawo do:

1. Złożenia odwołania od decyzji naczelnika urzędu skarbowego.
2. Wniesienia skargi do sądu administracyjnego, jeśli procedura odwoławcza nie przyniesie skutku.

Choć prawo do obrony istnieje, znacznie bezpieczniej (i taniej) jest po prostu uniknąć błędów dzięki odpowiednim narzędziom.

KSeF to wyzwanie, ale również szansa na pełną cyfryzację i uporządkowanie finansów firmy. Z odpowiednim partnerem, takim jak 360 Księgowość, proces ten przestaje być straszny. Zamiast obawiać się nowych przepisów, warto już dziś przygotować swój biznes na nadchodzące zmiany i zyskać przewagę dzięki nowoczesnym narzędziom.