Nota obciążeniowa - co to jest i jak ją przygotować?

Nota obciążeniowa, zamiennie nazywana również notą księgową to dokument, który służy do dokumentowania przychodów i kosztów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Noty księgowe sporządzane są wtedy, kiedy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT. Można powiedzieć, że nota obciążeniowa jest niejako podobna do faktury, niemniej jednak nie stanowi ona alternatywy ani dla faktury, ani dla refaktury, ale jest odrębnym dokumentem.

W jakim przypadku możemy wystawić notę obciążeniową? Dokument ten najczęściej sporządzany jest w sytuacjach związanych z odzyskiwaniem należności. Noty księgowe wystawia się w przypadku:

• naliczania kary umownej w związku z nieterminową płatnością,
• naliczania odsetek za opóźnienie w płatnościach,
• korekty błędów, które wystąpiły we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych,
• udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
• przeniesienia na nabywcę kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu.

Zgodnie z przepisami ustawy notę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Oryginał dokumentu powinien trafić do dłużnika, kopia zaś do wierzyciela. 

Przepisy prawa nie określają jednoznacznie, jak wygląda wzór noty obciążeniowej. Nota księgowa powinna jednak spełniać warunki dla dowodów księgowych określone w art. 21 Ustawy o rachunkowości. Nota obciążeniowa musi zawierać dane, takie jak:

• określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,
• określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, 
• opis operacji i jej wartość,
• datę dokonania operacji,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia go w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nota obciążeniowa nie jest zastępczym dokumentem księgowym, na którym zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości wymagalny jest podpis. Wobec tego nota księgowa nie musi zawierać własnoręcznego podpisu. Konieczne jest jednak zawarcie na niej takich informacji, które umożliwią ustalenie tożsamości obu stron dokumentu. Co więcej, nota księgowo-obciążeniowa nie musi być dostarczona w wersji papierowej. Możliwe jest również wysłanie jej drogą mailową. 

Jak wygląda kwestia księgowania noty obciążeniowej? Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...) inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Wobec tego nota obciążeniowa może być uznany za inny dowód księgowy, a tym samym może ona stanowić postawę do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Niemniej jednak, by było to możliwe, nota księgowa musi zostać prawidłowo sporządzona i musi zawierać wszelkie niezbędne informacje, o których mowa w art. 21 Ustawy o rachunkowości.

Już od pierwszego dnia, w którym mija termin zapłaty, wierzycielowi przysługuje rekompensata za opóźnienie w płatności. Od 1 stycznia 2020 roku nastąpiła zmiana korzystna dla wierzycieli dotycząca wysokości rekompensat. Zamiast ryczałtu w wysokości 40 euro bez względu na wysokość długu, tak, jak było to do tej pory, wprowadzono trzy progi wartości długi i odpowiadające im rekompensaty:

1. 40 euro - jeżeli kwota dochodzonego roszczenia nie przekracza 5 tys. zł,
2. 70 euro - jeżeli kwota dochodzonego roszczenia jest wyższa niż 5 tys. zł i jednocześnie niższa niż 50 tys. zł,
3. 100 euro - jeżeli kwota dochodzonego roszczenia jest równa lub wyższa niż 50 tys. zł.

Kwoty z euro przeliczane są natomiast ze średnim kursem euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym roszczenie stało się wymagalne.