Digitalizacja HR przyspiesza. Oto najpopularniejsze rozwiązanie

Raport HRK potwierdza, że cyfrowa transformacja działów personalnych w polskich firmach staje się faktem. Z badania przeprowadzonego wśród 109 specjalistów i ekspertów HR na co dzień pracujących w zespołach kadrowych i płacowych wynika, że digitalizacja procesów jest już standardem w dużych przedsiębiorstwach (71 proc. respondentów pochodzi z firm zatrudniających powyżej 250 osób), ale coraz częściej tego typu działania wdrażają także mniejsze organizacje.

Najpopularniejszym rozwiązaniem cyfrowym wdrażanym w HR pozostaje elektroniczne archiwum dokumentów (e-teczka) – stosowane już w 52 proc. firm biorących udział w badaniu. Kolejne miejsca zajmują projekty wykorzystujące sztuczną inteligencję (40 proc.) oraz platformy do elektronicznego podpisywania dokumentów (32 proc.). Pełna cyfryzacja – od obiegu po podpis – daje realną oszczędność czasu i zwiększa efektywność. Szczegółowe dane na poniższej grafice.

Z raportu HRK wynika, że aż 86 proc. specjalistów HR wierzy, iż sztuczna inteligencja będzie wspierać tradycyjne metody zarządzania procesami kadrowymi, a tylko 7 proc. sądzi, że może je całkowicie zastąpić. Chociaż szersze wykorzystanie sztucznej inteligencji w HR nie jest jeszcze powszechne, to widać, że firmy zaczynają realizować projekty oparte o takie rozwiązania.

Najczęściej AI wykorzystywana jest w obszarze kadr i płac (43 proc.), rekrutacji (30 proc.) oraz oceny pracowników (23 proc.). Co ciekawe, aż 58 proc. respondentów przyznaje, że w codziennej pracy korzysta z ogólnodostępnych narzędzi AI, takich jak ChatGPT, a 15 proc. ma dostęp do rozwiązań wdrożonych w firmach. Jedynie 27 proc. osób w ogóle nie sięga po tego typu technologie.

Co prawda korzyści płynące z digitalizacji HR są oczywiste – od redukcji błędów administracyjnych, przez oszczędności czasu i kosztów, po wygodny dostęp do danych przez pracowników, jednak firmy wciąż mierzą się z barierami. Najwięcej obaw budzą wysokie koszty wdrożeń (50 proc.), problemy z integracją z już działającymi systemami (49 proc.) oraz ryzyko błędów i niedokładności (48 proc.). Dopiero w dalszej kolejności respondenci wskazują obawę o utratę miejsc pracy (25 proc.).

Raport HRK pokazuje, że coraz większe znaczenie mają rozwiązania self-service i aplikacje mobilne dla pracowników, umożliwiające samodzielne zarządzanie danymi, wnioskami czy dokumentami. Widać też wzrost znaczenia AI w analityce HR – w prognozowaniu odejść pracowników, planowaniu zatrudnienia czy monitorowaniu standardów różnorodności i włączania.

Badanie "Digitalizacja procesów HR. 2025". Grupę badawczą stanowiły osoby pracujące w działach HR. Ankietę zrealizowano za pomocą̨ metody CAWI

Oskar Sobolewski, ekspert emerytalny i rynku pracy w HRK Payroll Consulting