Outplacement, offboarding – o czym koniecznie pamiętać?
Odejście z pracy zawsze jest trudnym i stresującym momentem, niezależnie od tego, kto podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy i z jakich powodów to się dzieje. Jeśli zależy Ci na pracownikach i pozytywnej kulturze organizacyjnej, warto zadbać o starannie zaplanowane onboarding i outplacement.
Czym jest outplacement?
Outplacement to działania podejmowane przez pracodawcę wobec zwalnianego pracownika lub grupy osób, których współpracę z organizacją zakończono. Ich głównym celem jest wsparcie w jak najszybszym znalezieniu satysfakcjonującej pracy. W przypadku zwolnień grupowych – gdy w ciągu 3 miesięcy firma żegna się z co najmniej 50 osobami – takie kroki są nawet wymagane przez prawo pracy.
Najczęściej wykorzystywane formy outplacementu obejmują m.in.:
– doradztwo zawodowe,
– pomoc w przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych (CV, list motywacyjny, portfolio),
– wsparcie psychologiczne,
– spotkania z coachem,
– szkolenia z autoprezentacji czy budowania indywidualnej marki osobistej w sieci.
Takie działania są szczególnie doceniane przez pracowników, dla których utrata pracy to istotny stres. Warto jednak zaznaczyć, że outplacement korzystnie działa także dla pracodawców. W ten sposób pokazują, że zależy im na przyszłości osób, które kiedyś tworzyły zespół firmy, i że chcą im pomóc w trudnym czasie. Wiele organizacji samodzielnie przygotowuje pakiet wsparcia, choć na rynku dostępne są również usługi outplacementowe oferowane przez firmy z branży HR.
Jakie wsparcie jest najskuteczniejsze?
Najlepiej działają formy wsparcia dostosowane do indywidualnych potrzeb. Jeden pracownik w pierwszej kolejności będzie potrzebował rozmowy z psychologiem, który pomoże mu uporać się z wiadomością o zwolnieniu. Inni mogą nie być zainteresowani pomocą w przygotowaniu CV czy przeglądaniu ofert, ale bardzo docenią porady prawne i księgowe związane z zakładaniem własnej działalności gospodarczej.
Po co inwestować w offboarding i outplacement?
Dobrze zaplanowany i wdrożony proces wyjścia pracownika z organizacji ma wiele zalet, m.in.:
– wyraźny pozytywny sygnał dla pozostałej części zespołu, która wie, że może liczyć na korektne pożegnanie w przypadku odejścia,
– zwiększenie szans, że odchodzący pracownik stanie się ambasadorem firmy, polecając ją innym kandydatom i mówiąc o niej pozytywnie,
– ograniczenie ryzyka błędów i nieprawidłowości (np. brak formalności, nieodzyskany sprzęt, nieporozumienia w zespole),
– spójny przekaz employer brandingowy – pracownicy są dla nas ważni, a ich decyzje, nawet o odejściu, są szanowane,
– nie palenie mostów – nie wiadomo, kiedy dany pracownik będzie chciał wrócić do firmy w przyszłości.
Komunikacja zmiany w zespole
Działania związane z offboardingiem i outplacementem skierowane są głównie do osób, które opuszczają organizację. Nie należy jednak zapominać o zespole, który traci swojego członka i często przejmuje na siebie dodatkowe obowiązki, aż do momentu zatrudnienia zastępcy. To także dla nich może być trudna sytuacja.
Kluczowe znaczenie ma komunikacja odejścia pracownika. Część firm omija ten krok, lękając się negatywnego oddźwięku wśród zespołu. Zwolnienie nie jest jednak czymś wyjątkowym i nie ma powodu, by ukrywać czy przemilczać fakt odejścia pracownika. W przeciwnym razie informacje o tym zawsze dotrą do zespołu "pocztą pantoflową", co może doprowadzić do niepotrzebnych plotek i niebezpiecznych interpretacji. Czy nie lepiej poinformować współpracowników oficjalnie, kto i kiedy odchodzi z firmy?
Sposoby komunikacji o odejściu pracownika mogą obejmować m.in.:
– e‑maila od managera zespołu lub działu HR,
– informację na cyklicznym spotkaniu zespołu,
– wiadomość od samej osoby, która odchodzi,
– ogłoszenie w newsletterze, na wewnętrznej platformie społecznościowej lub w Intranecie.
Sposób i czas przekazania informacji warto uzgodnić z pracownikiem już na początku procesu offboardingu. Wspomóc w tym może profesjonalny system ATS z modułem offboardingowym, który ułatwia koordynację wszystkich kroków.
Offboarding w pracy zdalnej
Outboarding staje się jeszcze większym wyzwaniem, gdy pracownicy regularnie działają zdalnie, a to także dotyczy osoby, która opuszcza zespół. W takiej sytuacji szczególnie ważna jest sprawnie funkcjonująca komunikacja między wszystkimi działami zaangażowanymi w proces – HR, IT, Kadry, Administracja, Dział Prawny. Wszystko powinno być zgodne z przełożonym, który odpowiada za przekazanie obowiązków odchodzącego członka zespołu.
Konieczne jest zbudowanie i bieżące sprawdzanie checklisty oraz precyzyjnego terminarza. Pracownik musi zwrócić sprzęt firmowy, a od momentu jego zwrócenia nie będzie w stanie już wykonywać swoich zadań. Najprościej jest omówić to indywidualnie z osobą zwalnianą i zapytać, czy jest w stanie przywieźć sprzęt do siedziby firmy i przy okazji załatwić formalności. Jeśli takiej możliwości nie ma, firma powinna na swój koszt zorganizować kuriera, który odbierze laptopa, telefon czy kartę dostępu. W harmonogramie należy też zaplanować czas na sprawdzenie, czy odebrany sprzęt jest kompletny.
W ostatnim dniu pracy warto przewidzieć spotkanie z przełożonym, zespołem oraz w miarę potrzeb z przedstawicielem HR. W przypadku zdalnego offboardingu będzie to wideokonferencja – czas na podziękowania za współpracę, wspomnienia wspólnych sukcesów i luźną rozmowę żegnającą. Zespoły często samodzielnie organizują dla kolegi lub koleżanki jakiś symboliczny drobiazg na pożegnanie, ale warto również zachęcać współpracowników do napisania indywidualnych maili lub wystawienia rekomendacji na platformach zawodowych, takich jak LinkedIn. W ten sposób odchodzący pracownik lepiej odczuwa docenienie i wsparcie, a ostatnie doświadczenia z pracy w organizacji pozostają w jego pamięci na dłużej.
