Przeciążenie pomaganiem. Bycie zbyt uczynnym dla innych w pracy może się na tobie zemścić

Jak mówi Smith portalowi fastcompany.com, zdarza się często, że pracownicy z długim stażem, którzy mają dużą wiedzę na temat struktur i procesów w swojej firmie, są proszeni przez swoich mniej doświadczonych kolegów o udzielenie instrukcji lub zatwierdzenie niektórych działań. Wymaga się od nich, aby ponosili większość odpowiedzialność niż inni – jeśli oni nie pomogą, niektóre zadania mogą czekać w kolejce kolejne godziny czy też dni.

Przeciążenie pomaganiem może mieć negatywny wpływ na wydajność w pracy oraz na samopoczucie osoby, która ciągle jej udziela. Smith uważa, że jest niezwykle ważne, aby firmy umożliwiały swoim pracownikom ochronę ich czasu i zdrowia tak, aby ich instynkt bycia pomocnym nie powodował więcej szkód niż pożytku.

Czas poświęcony na współpracę wzrósł dramatycznie w ciągu ostatniej dekady. Według firmy zajmującej się doradztwem w zakresie zarządzania strategicznego McKinsey poczta elektroniczna i inne działania związane ze współpracą wewnętrzną pochłaniają 42 proc. czasu przeciętnego pracownika, pozostawiając mu coraz mniej na bardziej skoncentrowaną pracę indywidualną.

Problem pogłębił się w czasie pandemii. Z powodu przeniesienia biur do domów nie można już było zadać szybkiego pytania "przez biurko". Aby pomóc innym, korzystało się z narzędzi komunikacji zdalnej, które zabierały więcej czasu. Według badania przeprowadzonego przez Microsoft w czasie pandemii czas połączeń głosowych i wideo podwoił się, a ruch w wiadomościach wzrósł o 65 proc. w niektórych zespołach. Z kolei Uber prześledził wykorzystanie narzędzi wykorzystywanych do spotkań online i wskazał, że ich gwałtowny wzrost spowodował spadek o 30 proc. co najmniej dwóch godzin nieprzerwanej pracy nad konkretnym zadaniem lub projektem.

Zdaniem Smith poświęcanie większej ilości czasu na pracę zespołową powoduje spowolnienie w wykonywaniu podstawowych zadań. To z kolei często przekłada się na wydłużenie czasu pracy do godzin wieczornych, a nawet weekendów, co większa ryzyko wypalenia zawodowego.

Firma Lucid przeprowadziła ankietę wśród 1000 pełnoetatowych pracowników i odkryła, że 37 proc. osób, które pracują zdalnie co najmniej trzy dni w tygodniu, twierdzi, że ciągłe powiadomienia z narzędzi do współpracy negatywnie wpływają na ich kreatywność. Co więcej, inne badania wskazują, że jeśli ktoś przerywa pracownikowi niezależnie czy na 30 sekund, czy na godzinne spotkanie – ponowne skupienie się na zadaniu może zająć nawet 20 minut.

Jennifer Smith wskazała kilka taktyk, które mają ochronić produktywności kreatywność pracowników. Wśród nich wymieniła między innymi rezerwowanie czasu na konkretne zadania w kalendarzu widocznym dla innych członków zespołu po to, aby w tym czasie móc nie odpowiadać na mało ważne wiadomości.

Dyrektor generalna zaleca również ustalanie porządku spotkań oraz wyznaczenie stałych posiedzeń, które mają być poświęcone rozwiązywaniu konkretnych problemów.

Smith rekomenduje również, aby jasno stawiać granicę, a co za tym idzie - trzymać się wyznaczonych godzin pracy, aby chronić swoje zasoby i utrzymywać równowagę między pracą zawodową a życiem prywatnym.