Cyfryzacja po polsku. Urzędnicy mają komputerowe bazy danych, które uzupełniają ręcznie

Cyfryzacja w urzędach wciąż kuleje. Miało być taniej i sprawniej, ale nadal bez przepisywania danych z jednej komputerowej tabelki do drugiej się nie obywa. Związek Samorządów Polskich postuluje stworzenie jednego krajowego systemu zarządzania w urzędach. Kowalskiemu ma być łatwiej, urzędników może być mniej.

Wpis za wpisem, zdanie za zdaniem, liczba za liczbą. W niektórych urzędach w Polsce wciąż trzeba przepisywać ręcznie dane z jednej bazy do drugiej. Dlaczego? Bo systemy nie rozumieją się, nie mówią w tym samym komputerowym języku. Urzędnik ma pod górkę.

Przez to na jakąkolwiek decyzję w urzędzie czekamy dłużej. Przez to nasze dokumenty czasami giną, bo są przekładane ze sterty na stertę. To też sprawia, że przy kilku okienkach w urzędzie siedzi tylko jedna osoba. A ludzie czekają godzinami.

Receptą ma być cyfryzacja, która w teorii trwa od lat. Zaczynało Prawo i Sprawiedliwość, kontynuowała Platforma Obywatelska, dziś znów pracuje nad tym PiS. Na poziomie niewielkich urzędów sytuacja jednak wcale nie rysuje się w jasnych barwach.

Związek Samorządów Polski apeluje, by kolejne ekipy rządzące przestały się rozdrabniać. Tworzenie nowych i małych systemów informatycznych nikomu nie pomoże. Lepiej rozpocząć jeden ogromny projekt dla wszystkich urzędników w Polsce. Takim zadaniem mógłby się zająć np. Centralny Ośrodek Informatyki, czyli "rządowy Microsoft".

- W swoim tempie, ale jednak urzędnicza rzeczywistość się zmienia. Żeby było taniej i sprawniej, potrzebne są nowe projekty. A tych na horyzoncie nie widać - mówi money.pl Robert Perkowski, prezes Związku Samorządów Polskich i jednocześnie burmistrz Ząbek.

Związek otwarcie przyznaje, że w tej chwili nie jest w stanie podać kosztorysu takiego projektu. Nie ma jednak wątpliwości, że to pomysł na lata i na miliardy złotych. Zysk? Odchudzenie administracji. Sprawy byłyby rozwiązywane szybciej, część pracowników byłaby po prostu niepotrzebna.

- W przeciętnym urzędzie gminnym funkcjonuje od kilkunastu do kilkudziesięciu programów, nie licząc pakietów biurowych czy programów antywirusowych. Tylko niektóre są dostarczane przez administrację państwową. Pozostałe programy są samodzielnie instalowane. W efekcie część systemów nie potrafi ze sobą "rozmawiać", nie ma zgodności. Koniec końców czasami oznacza to ręczne przepisywanie danych z papierów - opowiada Perkowski. Zamiast kilku sekund sprawa trwa nawet godziny. A Kowalski wciąż bez decyzji.

Bywało tak, że systemy księgujące wpłaty za wywóz śmieci nie przekazywały tych informacji do kolejnych urzędowych programów. Musiał to robić człowiek, w swoim tempie. W efekcie mieszkaniec gminy, który na czas płacił za śmieci, wciąż mógł otrzymywać ponaglenie. Ktoś nie zauważył, ktoś nie przekazał. Ale później to Kowalski musiał iść do urzędu (lub pisać list, bo to najczęstsza forma komunikacji z urzędnikami) i odkręcać sprawę.

Strata czasu to jedno. Drugim problemem jest strata pieniędzy. Na urzędniczych problemach rosną spore biznesy. Teoretycznie producenci różnych programów mogliby próbować pracować w podobnym środowisku. Tak się nie dzieje. Każdy z nich woli rozwijać własny informatyczny model. Wtedy urzędnicy skorzystają nie z jednego, a z kilku produktów. I za kilka zapłacą.

Inny zysk? Przejrzystość finansów urzędów. Każda podpisana umowa (np. na dostawę wody butelkowanej do urzędu) byłaby od razu do sprawdzenia w internecie. Już w momencie skierowania środków na ten cel.

Skończyłoby się czekanie na rozpatrywanie wniosków o udostępnienie informacji publicznej. W tej chwili dostęp do umów jest, ale tylko od urzędnika zależy to, jak szybko je zobaczymy. Najczęściej terminy są przeciągane w nieskończoność. Część urzędów chętnie publikuje listy wydatków, inne skrzętnie je chowają. Wspólny system oznacza wspólne zasady. Skończyłoby się więc kombinowanie lub brak wiedzy wśród części urzędników. Taki sam dostęp do wydatków miałby mieszkaniec Warszawy i Sosnowca.

Oczywiście, sytuacja w urzędzie zależy od samorządowców i zatrudnionych urzędników. Ale nie wszyscy mają pomysły, jak usprawniać pracę. Część nie ma wiedzy, część nie ma pieniędzy. Stąd apel Związku Samorządów Polskich do Ministerstwa Cyfryzacji i premiera Mateusza Morawieckiego o zajęcie się sprawą i znalezienie pieniędzy na taki projekt.

Dlaczego jednak urzędy same nie zaczną rozwiązywać problemów? Na to ZSP już nie odpowiada.

Pomysł już podchwyciło Stowarzyszenie Miasta w Internecie, które od lat działa w tematyce cyfryzacji. Zdaniem ekspertów ze stowarzyszenia, do tej pory mało kto mówił w Polsce o kompleksowych systemach informatycznych dla wielu instytucji. Zwykle zostają one same z problemem wyboru i zakupu odpowiednich programów.

Nie wszyscy patrzą życzliwym okiem na pomysł ujednolicenia systemu informatycznego. Jedno zamówienie dla wszystkich urzędów byłoby ogromnym problemem dla polskiej branży IT. - Już teraz branża przeżywa słabszy okres, spadła liczba zleceń. Gdyby z usług zrezygnowały też urzędy, to byłoby naprawdę źle w wielu firmach - opowiada pracownik jednej z firm, która robiła zlecenia dla urzędów w województwie dolnośląskim. - Do takiego kontraktu stanęliby tylko najwięksi, mali nie mieliby czego szukać - dodaje.

Z drugiej strony - nawet mniejsze systemy informatyczne w Polsce miały problemy. W money.pl ujawniliśmy, że CEPIK 2.0 (do obsługi rejestracji pojazdów, kontroli ich sprawności i dokumentów) był tworzony od lat z błędami. Większy projekt mógłby się skończyć jeszcze większą klapą.

Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez dziejesie.wp.pl