Biuro rachunkowe czy własny księgowy?

Zlecenie usług księgowych w zewnętrznej firmie w porównaniu z zatrudnieniem księgowego to dla niedużej firmy oszczędność rzędu nawet 3,5 tysiąca złotych miesięcznie. Z drugiej strony to również większe ryzyko po stronie przedsiębiorcy. Który sposób prowadzenia rachunkowości wybrać?

Przepisy podatkowe nie nakazują zatrudniania wykwalifikowanych księgowych. W małych firmach księgowość prowadzić mogą sami przedsiębiorcy, jednak wraz z powiększaniem działalności rachunkowość jest coraz bardziej skomplikowana. Można ją prowadzić w następujących formach:

• Uproszczonej, w postaci księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego (o dwóch ostatnich przeczytasz w naszym poradniku)

• Pełnej, polegającej na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, sprawdzaniu stanu aktywów i pasywów oraz sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych.

To, z jakiej formy powinna korzystać firma, zależy od jej formy prawnej. Pełną księgowość mają obowiązek prowadzić spółki kapitałowe (akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością – o których więcej przeczytasz tutaj)
oraz te firmy, które za poprzedni rok obrotowy osiągnęły przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w wysokości przynajmniej 1,2 miliona euro.

Z ogólnopolskiego badania wynagrodzeń przeprowadzonego przez firmę doradczą Sedlak&Sedlak wynika, że średnio księgowy zarabia około 3500 złotych brutto. To dla pracodawcy oznacza koszt ponad 4200 złotych miesięcznie, co obliczyliśmy korzystając z kalkulatora płac na msp.money.pl. Do tego należy również doliczyć koszty związane ze szkoleniem takiego pracownika, zapewnieniem mu sprzętu i aktualizacją oprogramowania. Wynagrodzenie dla biura rachunkowego natomiast, przy założeniu, że firma zatrudnia 10 pracowników i rozlicza miesięcznie 100 faktur, to około 600 złotych, więc oszczędności sięgają przynajmniej 3,5 tysiąca złotych. Korzystając z outsourcingu usług rachunkowych przedsiębiorca ma również gwarancję ciągłości rozliczeń, której w przypadku etatowego księgowego (na przykład ze względu na urlop czy chorobę) mieć nie może.

Podstawową zaletą zatrudnienia własnego księgowego jest poczucie bezpieczeństwa dla właściciela firmy. Księgowy zatrudniony na etacie dobrze zna specyfikę firmy i automatycznie wykazuje większe zaangażowanie, starając się na przykład tak wykorzystywać przepisy, aby optymalizować podatki. W biurze rachunkowym firma jest jednym z wielu obsługiwanych klientów, przez co księgowość może być narażona na nieuwagę i rutynę oraz wynikające z nich błędy. Zatrudnienie specjalisty od rachunkowości na etat pozwala również uniknąć problemu z obiegiem dokumentów, które bez przerwy są w siedzibie firmy i dzięki temu trudniej o ich zgubienie.

Większość biur rachunkowych ma wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Przedsiębiorca zlecający usługi księgowe na zewnątrz nie musi zatem martwić się o konsekwencje błędów. Jeśli nawet takie się zdarzą, to ewentualne dopłaty podatków lub kary pokryte zostaną właśnie z tej polisy. W przypadku etatowego księgowego niemal całkowita odpowiedzialność za błędy ciąży na przedsiębiorcy. Może on co prawda ukarać podwładnego, ale tylko do wysokości trzykrotnej jego pensji.