E-faktury. Ile firma jest w stanie na nich oszczędzić?

Nawet 70 procent - tyle kosztów mniej poniesie przedsiębiorca wysyłający faktury elektroniczne. Tym samym dziwi fakt, że tylko niewielki odsetek polskich firm korzysta z tej formy dystrybucji dokumentów rozliczeniowych. A przecież każde 1000 e-faktur to oszczędność rzędu 2 800 zł w stosunku do faktury papierowej!

Im więcej rachunków wystawiamy w skali miesiąca, tym większe oszczędności możemy osiągnąć dzięki e-fakturze. Korzystając z tej formy dystrybucji dokumentów eliminujemy kosztowne pozycje, takie jak chociażby opłaty pocztowe, konieczność zakupu papieru i kopert, ponoszenia kosztów eksploatacji urządzeń drukujących czy kopertujących, nie wspominając o nakładach pracy związanych z przygotowywaniem papierowej korespondencji.

Fakty te są istotne zarówno w przypadku korporacji wysyłającej tysiące faktur miesięcznie, jak i małej firmy, której właściciel zajmuje się nie tylko bieżącą działalnością, ale także rozliczaniem kontrahentów.

Szacuje się, że całkowity koszt obsługi faktury papierowej to około 4 zł, tymczasem jak pokazują dane udostępnione przez platformę do dystrybucji e-faktur billbox.pl, to około 70 proc. więcej niż kwota potrzebna na przygotowywanie i dystrybucję e-faktury. Wysyłając w skali miesiąca przykładowe 1000 faktur elektronicznych, możemy zaoszczędzić nawet 2 800 zł! Mimo że polscy przedsiębiorcy wystawiają średnio 1,5 mld faktur rocznie, tylko 8-11 proc. z nich korzysta z e-faktury (dane Lewiatan, 2012 rok). Skąd wynika ta niechęć?

- _ Jednym z powodów może być konieczność spełniania określonych wymogów, niezbędnych do tego, aby e-faktura była ważna i wiążąca. Ustawodawca określa, że taki dokument musi być przesłany w formie zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność jego treści oraz czytelność _ – tłumaczy Piotr Szambelańczyk z billbox.pl.

Zauważmy, że od początku 2013 roku przedsiębiorcy nie muszą zasłaniać się koniecznością uzyskania pisemnej akceptacji od klienta na wystawianie e-faktury, ponieważ wystarcza słowna deklaracja z jego strony. Co więcej, wystawiający może przesłać odbiorcy e-fakturę bez wcześniejszego porozumienia się, a jeżeli ten ją opłaci – uznaje się ten fakt za zgodę na zaproponowaną formę rozliczenia.

Jeżeli przepisy są dla przedsiębiorcy nadal niejasne, może skorzystać z dostępnych platform online przeznaczonych do dystrybucji faktur internetowych oraz płatności dokonywanych w sieci. Takie rozwiązanie z jednej strony skraca czas potrzebny na wysyłkę rachunków, z drugiej – zmniejsza ponoszone przez przedsiębiorcę koszty.

Odbiorca otrzymuje powiadomienie sms lub mailowe o przesłanej fakturze oraz możliwości jej uregulowania poprzez system płatności online PayByLink lub tradycyjny przelew. Każdą taką e-fakturę można zapisać na dysk lub wydrukować, można także ustawić przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności.

Dodajmy, że wystawca faktur ma możliwość generowania raportów dotyczących wysyłanych i otrzymywanych dokumentów oraz rachunków, a także ma bieżący dostęp do informacji o wszystkich wykonanych płatnościach. Taka platforma to także oszczędności wynikające z możliwości archiwizacji ważnych plików w formie elektronicznej bez konieczności generowania niezliczonych ilości dokumentów papierowych.

Pamiętajmy, że nie warto iść na skróty, wysyłając e-faktury zwykłą, niezabezpieczoną pocztą e-mail oraz bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taki dokument dla odbiorcy nie zawsze będzie w pełni wiarygodny, nie mówiąc już o problemach z samą skutecznością doręczeń czy ograniczonymi funkcjonalnościami dla wystawiającego.

E-faktury to ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorcy, ale również klientów, dla których elektroniczne rozliczanie jest szybsze i wygodniejsze niż tradycyjna forma płatności. Jako wady faktur papierowych wskazują także negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z koniecznością ich przechowywania i ryzykiem zgubienia oraz brak w pewności w otrzymaniu faktury na czas.

Wprowadzając e-faktury zyskują wszystkie trzy strony – przedsiębiorcy korzystający z narzędzi, które ułatwiają obsługę księgową oraz oszczędzają czas i pieniądze, klienci mający pewność, że otrzymają rachunek na czas, a także środowisko naturalne, ponieważ e-faktura to mniejsze wycinki drzew, zanieczyszczenia wody pitnej i emisja dwutlenku węgla. Obok kalkulacji czysto finansowych, to najważniejsze argumenty, które powinny przekonać każdego przedsiębiorcę w Polsce do rezygnacji z tradycyjnych faktur papierowych na rzecz elektronicznej formy rozliczeń.