Ewidencja środków trwałych. Co to jest i jak ją prowadzić?

Prowadzenie firmy, nawet niewielkiej, zawsze wiąże się z wydatkami. Pieniądze płyną na urządzenia niezbędne do pracy, samochód służbowy czy nieruchomość, w której znajduje się siedziba działalności. Zadaniem przedsiębiorcy jest dbanie o to, aby odpowiednio rozliczać poniesione koszty. W tym celu musi prowadzić ewidencję środków trwałych. Na czym to polega?

Co to jest środek trwały? Własność lub współwłasność podatnika, wykorzystywana zgodnie z potrzebami prowadzonej działalności (ewentualnie wypożyczona komuś innemu na podstawie umowy najmu czy dzierżawy). Składniki majątku muszą zostać przez przedsiębiorcę nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, a także kompletne i zdatne do użytku już pierwszego dnia pracy. Dodatkowo, przewidywany okres ich wykorzystywania powinien przekraczać rok.

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, do środków trwałych należą nieruchomości (budowle, budynki, lokale będące odrębną własnością, grunty, prawo użytkowania wieczystego ziemi, a także spółdzielcze prawo do lokalu mieszkaniowego lub użytkowego), maszyny, urządzenia, środki transportu, inne przedmioty, a nawet inwentarz żywy.

Przedsiębiorca musi prowadzić spis rzeczowych elementów majątku, jeśli rozlicza się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub w formie ryczałtu. Obowiązek ten określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku. Ewidencja środków trwałych jest niezbędna do zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodu. Oprócz tego, do obowiązków podatnika należy również prowadzenie spisu wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia.

Ewidencja środków trwałych nie posiada określonego wzoru. Co to oznacza w praktyce? Może być sporządzona w formie odręcznego dokumentu. Przedsiębiorca może też prowadzić ją za pośrednictwem specjalnych programów do księgowości, dostępnych w internecie. Formularz musi jednak zawierać kilka informacji, wymaganych przez przepisy podatkowe:

- liczbę porządkową;

- datę nabycia;

- datę przyjęcia do używania;

- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;

- środki trwałe, wartość niematerialną i prawną;

- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;

- wartość początkową;

- stawkę amortyzacyjną;

- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania odpisów, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji;

- zaktualizowaną wartość początkową;

- faktyczną kwotę odpisów amortyzacyjnych;

- wartość ulepszania zwiększającą wartość początkową;

- datę likwidacji, przyczynę albo datę zbycia;

Co do zasady, aby wpisać dany element do ewidencji, jego wartość początkowa musi przekraczać 3,5 tysięcy złotych. Zgodnie z prawem, takie składniki muszą podlegać amortyzacji. Jeśli wyposażenie nie jest natomiast warte więcej, wydatki mogą zostać wliczone do kosztów jednorazowo lub odliczane regularnie w formie odpisów amortyzacyjnych. Decyzja należy do przedsiębiorcy.

Niezwykle ważne jest określenie nie tylko początkowej wartości składnika majątku, ale także przyjętej stawki amortyzacyjnej. Konsekwentnie należy też uwzględniać kwoty odpisów amortyzacyjnych za dany rok podatkowy i narastająco - za okres ich dokonywania, jeśli element został kiedykolwiek wykreślony i wpisany ponownie.

O czym jeszcze należy pamiętać? Jeśli środek trwały został np. ulepszony, zmianę wartości wynikającą z tego faktu też trzeba odnotować. Podobnie wygląda sprawa z likwidacją lub momentem zbycia danego składnika. Taka informacja powinna się znaleźć zarówno w tej ewidencji, jak i w wykazie wartości niematerialnych i prawnych.

Samochód osobowy stanowi środek trwały w firmie. Na czym polega amortyzacja pojazdu? Przeczytaj tutaj.