Informacja o warunkach zatrudnienia. Dlaczego pracodawca ma obowiązek ją przekazać?

Informacja o warunkach zatrudnienia jest jedną z najważniejszych, którą powinien otrzymać pracownik, który rozpoczyna pracę. To podstawowy obowiązek pracodawcy związany z zatrudnieniem. Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca musi przekazać nie później niż w ciągu 7 dni liczonych od dnia podpisania umowy o pracę. Termin ten obowiązuje również w sytuacji, gdy pracownik rozpoczyna pracę sporo później (choć podpisał umowę)

Informacja o warunkach zatrudnienia musi być sporządzona w formie pisemnej. Musi ją podpisać pracodawca albo osoba, która była przez niego upoważniona. Każdy pracownik musi otrzymać informację o warunkach zatrudnienia indywidualnie.

Sama umowa o pracę zwykle nie posiada informacji, które powinny być przekazane pracownikowi. W umowie o pracę wyszczególnione są strony umowy, data zawarcia, podstawowe warunki pracy i wynagrodzenia. Jest w niej też określone miejsce wykonywania działalności, wymiar czasu pracy i termin, kiedy praca się rozpocznie. Do umowy o pracę koniecznie trzeba przekazać informację o warunkach zatrudnienia. Trzeba tego dokonać na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Nie ma w tym przypadku znaczenia data przystąpienia do pracy. Liczy się ten termin bowiem od momentu podpisania umowy o pracę

Co zawiera taka informacja o warunkach zatrudnienia? Przede wszystkim musi być w niej zawarta informacja o normie czasu pracy, która obowiązuje pracownika. Chodzi tu o normę dobową i tygodniową. W informacji tej trzeba też zawrzeć:

• częstotliwość wypłat wynagrodzenia,
• ile przysługuje pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• długość okresu wypowiedzenia umowy.

Jeśli pracodawca nie musi układać regulaminu pracy, to w informacji o warunkach zatrudnienia trzeba też wpisać:

• informacje dotyczące pory nocnej,
• termin wypłaty wynagrodzenia,
• jak będzie realizowany obowiązek rejestracji przybycia i obecności w pracy,
• jak będą usprawiedliwiane nieobecności w pracy.

Jak już wspomnieliśmy, w informacji o warunkach zatrudnienia koniecznie trzeba też zawrzeć informację o porze nocnej, a także o tym, że zmienia się godziny pory nocnej. Pracodawca ma bowiem prawo do ustalenia ich samodzielnie w ramach obowiązujących widełek czasowych. Przepisy nie podpowiadają, w jaki sposób przekazać pracownikom informacje o zmianie pory nocnej, co oczywiście wpływa na warunki zatrudnienia. Przyjmuje się więc, że zmiana pory nocnej powinna być zakomunikowana w sposób, który jest przewidziany dla każdej innej* zmiany warunków zatrudnienia*. W praktyce można więc przygotować nową informację, w której uwzględniona jest zmiana i przekazać ją każdemu pracownikowi. Dozwolone jest również sporządzanie aneksu do obowiązujących informacji o warunkach zatrudnienia.

Na próżno szukać w przepisach informacji o terminie, w jakim trzeba taką informację przekazać. Jeśli jednak zastosujemy zasady, które trzeba założyć w przypadku innych zmian, można przyjąć, że taka informacja powinna być przekazana niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu miesiąca od daty zaistnienia zmiany. Pracownik powinien podpisać informację o zmianie pory nocnej.

Informacja o warunkach zatrudnienia musi być przekazana zawsze podczas pierwszej umowy o pracę. Nie zwalnia to jednak pracodawcy od informowania o zmianach warunków pracy za każdym razem, gdy takie zmiany występują albo gdy pracownikowi zmieniana jest umowa.