Jak dokumentować roboty dodatkowe w inwestycjach budowlanych?

Takie zmiany w pierwotnym projekcie trzeba odpowiednio wycenić i rozliczyć. Na tym tle dochodzi często do konfliktu między inwestorem a wykonawcą.

Przykładowo może okazać się, że niezbędna jest modyfikacja projektu lub pojawią się nieprzewidziane okoliczności (np. nieuwzględnione w projekcie warunki gruntowe). O ile roboty zamienne (obejmujące np. zmianę maszyn czy materiałów) są najczęściej akceptowane przez wykonawcę, to bardzo poważne problemy wywołuje konieczność realizacji robót dodatkowych, które mogą spowodować zmianę kosztów inwestycji lub pociągnąć za sobą opóźnienie jej zakończenia.

Teoretycznie zlecenie robót dodatkowych i jego przyjęcie powinno nastąpić w drodze sporządzonego na piśmie porozumienia stron, czyli – inaczej mówiąc – w formie dodatkowej umowy akceptowanej (podpisywanej) przez osoby upoważnione do reprezentacji stron. Często jednak zarówno inwestor, jak i wykonawca są bardziej zainteresowani postępem budowy, niż legalizowaniem jej poszczególnych etapów i zaniedbują zachowanie tego trybu.

W konsekwencji zdarza się, że firma budowlana zrealizuje dodatkowe roboty, a następnie inwestor ma podstawy, by odmówić zapłaty, ponieważ nie wyraził na nie odpowiedniej zgody. Wykonawcy z kolei też nie zawsze dbają o sformalizowaną legalizację robót dodatkowych, gdyż uważają, że koszty wykonania takich robót bez uprzedniego zawarcia stosownej umowy i tak będą mogli odzyskać przez zgłoszenie zamawiającemu roszczeń z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia.

Dlatego, aby uniknąć podobnych konfliktów, warto w umowie o roboty budowlane ustalić, że w przypadku zlecania robót dodatkowych konieczne jest wyrażenie w formie pisemnej zgodnej woli obu stron na wykonanie tego rodzaju robót oraz konsekwentnie wywiązywać się z tego postanowienia.

Realizacja robót dodatkowych może stanowić problem w przypadku, gdy inwestycja jest realizowana w ramach zamówień publicznych. Ustawa prawo zamówień publicznych zakazuje dokonywania istotnych zmian warunków umowy o wykonanie zamówienia publicznego.

Ewentualna modyfikacja dopuszczalna jest tylko wtedy, jeśli zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określił z góry, kiedy i na jakich warunkach stosowna zmiana umowy może nastąpić. Przepis nie określa wyraźnie, czym są _ istotne zmiany _, co może powodować poważne konsekwencje z punktu widzenia trwałości umowy i tempa realizacji inwestycji. Wydaje się jednak, że za istotne trzeba uznawać także takie zmiany, które są na ogół naturalnym następstwem rozszerzenia zadań wykonawcy – przez zlecenie mu robót dodatkowych, tzn. zmiany dotyczące terminu zakończenia robót i kosztów ich wykonania.

W konsekwencji, jeśli tego rodzaju zmiana nie zostanie poprzedzona zastrzeżeniem możliwości jej przeprowadzenia już w postanowieniach umowy – zawieranej według wzorca zamieszczonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia –powstaje problem skutecznego dostosowania umowy do nowych warunków jej realizacji, zmienionych de facto pod wpływem ujawnienia potrzeby lub konieczności wykonania robót dodatkowych.

Rozwiązania tego problemu należy poszukiwać w tych przepisach ww. Ustawy, które dopuszczają, w określonych w ich treści okolicznościach, możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy robót budowlanych z tzw. wolnej ręki nowego zamówienia dodatkowego o wartości nie przekraczającej 50 proc. wartości dotychczasowego zamówienia podstawowego.

Przyjęcie zlecenia na roboty dodatkowe może powodować powstanie opóźnień w realizacji zaplanowanych wcześniej prac. W interesie wykonawcy jest zatem zastrzeżenie, już przy przyjmowaniu do realizacji zlecenia na roboty dodatkowe, odpowiedniego wydłużenia terminu oddania inwestycji, tak aby wskutek podjęcia się tych robót nie ponieść konsekwencji z tytułu opóźnień.

Niestety, zdarza się, że wykonawca – przyjmując zlecenie na roboty dodatkowe – nie uwzględnia czasu potrzebnego do ich wykonania w całym harmonogramie inwestycji i nie występuje do inwestora z żądaniem wprowadzenia do umowy odpowiedniej zmiany terminu zakończenia robót. W takim przypadku zamawiający ma podstawy, by pociągnąć wykonawcę do odpowiedzialności z tytułu zwłoki w wykonaniu umówionej inwestycji.

Obecnie w inwestycjach funkcjonują najczęściej wynagrodzenia ryczałtowe. Na ogół nie budzi wątpliwości założenie, że istotną, wręcz konstytutywną cechą wynagrodzenia ryczałtowego jest niezmienność jego wysokości. Na tym tle pojawiają się w praktyce trudności z rozstrzygnięciem, czy ustanowiona w umowie kwota wynagrodzenia ryczałtowego obejmuje również koszty wykonania robót dodatkowych.

Wobec braku – w przepisach normujących obecnie problematykę umowy o roboty budowlane – ustawowej definicji ryczałtu oraz regulacji normatywnie określających zasady jego funkcjonowania, wskazane jest, by kwestię tę wyraźnie rozstrzygnąć w postanowieniach konkretnej, zawieranej przez strony umowy.

Problematyka umów o roboty budowlane, w tym kontraktów zawieranych w drodze zamówień publicznych, jest bardzo skomplikowana. Wchodzą tu w grę duże kwoty pieniędzy, dodatkowe ustalenia między stronami, dokonywane już w toku prac, złożone rozliczenia finansowe oraz wiele innych istotnych zagadnień. Dlatego w praktyce przy inwestycjach dużej wartości (np. budowa dróg, biurowców) doradztwo prawnika staje się regułą.

• Budowlanka nie stanęła. Rośnie liczba przetargów
  • Ważność zaświadczeń w przetargach publicznych
  • Koniec z protestami przy przetargach publicznych
  • Kiedy kara umowna jest kosztem?

Autor jest radcą prawnym, wspólnikiem w Kancelarii Prawnej Chajec, Don-Siemion & Żyto