Nota księgowa – kiedy się ją wykorzystuje?

Nota księgowa ma zastosowanie zawsze wówczas, gdy trzeba udokumentować transakcje, które nie podlegają pod podatek VAT. To takich sytuacji zaliczyć można obciążenie dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań, karą umowną za nieterminową realizację umowy, żądanie wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela, sprostowanie pomyłek, do jakich doszło we wcześniej wystawionych dowodach księgowych.

Nota księgowa może być uznawana za podstawę do prowadzenia zapisów w księgach rachunkowych. Aby jednak tak mogło się stać, muszą w niej widnieć pewne informacje wymaganie od dowodów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Zgodnie z tymi wytycznymi zawierać musi określenie, że jest to nota księgowa i posiadać kolejny numer identyfikacyjny. Nie wolno zapomnieć także o określeniu stron, które dokonują operacji gospodarczej oraz o opisie operacji i jej wartości. Końcowe informacje to data wykonania operacji i podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której ją wydano.

Nota księgowa nie dokumentuje zmiany stanów aktywów, a także nie jest dowodem zastępczym. W związku z tym podpis nie jest wymagany. Dostatecznym potwierdzeniem będą oznaki, które zapewniają o ustaleniu danych osób.

Odpowiedź na pytanie, jakie dokładnie dokumenty stać się mogą podstawą zapisów ujętych w księdze przychodów i rozchodów, znajduje się w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenie księgi. Zgodnie z nią zapisuje się w niej faktury, faktury VAT, dokumenty celne, a także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej. Nota księgowa jest właśnie tego typu dokumentem, dlatego może stanowić podstawę do zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jednak tylko w przypadku, jeżeli została ona przekazana kontrahentowi lub od niego otrzymana. W sytuacji, kiedy została ona wystawiona w celu skorygowania wcześniejszego dokumentu, niezbędne jest jej potwierdzenie na przykład wyciągiem bankowym albo umową.

Nota księgowa ma zasady związane z jej wystawianiem, korygowaniem i wzorem, które powinny być zapisane w przepisach wewnętrznych danej jednostki. Nie ma bowiem ogólnie obowiązujących przepisów, które regulowałyby tę kwestię. Dlatego ustala to kierownik zgodnie z polityką rachunkowości danej jednostki.

Nota księgowa wewnętrzna oraz* nota księgowa zewnętrzna* powinna zostać wystawiona w co najmniej dwóch takich samych egzemplarzach. Jej wystawienie należy do obowiązków wskazanego pracownika działu księgowości. Jeden* egzemplarz noty księgowej* jest kierowany do kontrahenta albo pracownika, drugi natomiast zostaje w dokumentach księgowości. W niektórych jednostkach nota księgowa jest przygotowywana nawet w trzech egzemplarzach. Wówczas dodatkowy dokument jest odsyłany do właściwej komórki merytorycznej.

Nota księgowa, aby mogła pełnić funkcję dokumentu księgowego, zostać musi podpisana zarówno przez osobę ją wystawiającą, jak i tego, kto ją sprawdzi oraz kierownika jednostki lub inną osobę upoważnioną. Ten dokument jest sprawdzany oraz zatwierdzany pod względem dopuszczalności prawnej jego wystawienia, zasadności jego wystawienia w tym konkretnym przypadku, zgodności treści noty z postanowieniami, które zawarte są w ustawie, a także pod względem zgodności z normami formalno-rachunkowymi.