Refaktura. Co to jest?

Pojęcie refaktury jest potocznym określeniem przeniesienia kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z danej usługi lub produktu. Choć takie zabiegi się odbywają, przepisy podatkowe nie znają takiego pojęcia. Kto może refakturować usługę? Czy refaktura jest tym samym co zwrot kosztów?

Wyjaśnienie pojęcia refaktura nie znajdziemy w przepisach. Jest ono stosowane w przypadku odsprzedaży usług podmiotowi trzeciemu. Usługi te wcześniej zostały kupione przez nabywcę. Refaktura ma na celu przeniesienie całego kosztu usługi na ostatecznego jej użytkownika (nabywcę).

Refakturowanie zwykle kojarzy się z przenoszeniem kosztów usług. Tymczasem nie ma żadnych ograniczeń, by refakturowaniem objąć też towary.

W sytuacji refakturowania podatnik we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej kupuje określony produkt lub usługę. W przypadku refakturowania mamy do czynienia z koniecznością prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Według przepisów o VAT przedsiębiorca, który dokonuje odsprzedaży, jest traktowany jako wykonawca takiej usługi, a nie tylko pośredniczący w jej zakupie. Zgodnie z takim podejściem zdarzają się sytuacje, że przedsiębiorca, który refakturuje jakąś usługę, ma problem z właściwym rozliczeniem podatku.

Podstawowa zasada przewiduje, że podczas odsprzedaży usługi powinno się zastosować taką stawkę VAT-u, jaka była uwzględniona przy jej kupowaniu. Istnieją jednak pewne wyjątki, które powodują, że określone podmioty mogą skorzystać z podatkowego zwolnienia. Jeśli usługa kupowana jest od przedsiębiorcy, który nie jest zarejestrowany jako VAT-owiec, to potwierdzeniem transakcji jest rachunek, na której nie widnieje VAT. Gdy jest od refakturowany (odsprzedawany) przez przedsiębiorcę ze statusem czynnego podatnika VAT, to trzeba naliczyć VAT w wysokości, w której byłby naliczony, gdyby sprzedawca był VAT-owcem.

Sytuacja związana z występowaniem różnych stawek VAT ma miejsce np. przy nabywaniu usług pocztowych czy kulturalnych. Takie usługi są zwolnione z VAT, jeśli świadczą je określone podmioty. W sytuacji refakturowania nie będzie więc możliwe zastosowanie zwolnienia podatkowego. Trzeba będzie doliczyć pełną stawkę podatku VAT.

W przypadku refakturowania należy pamiętać też o tzw. usłudze kompleksowej. W sytuacji, gdy jest to niepodzielna usługa, prawo nie przewiduje możliwości rozbicia jej na poszczególne części. Refakturowanie nie zakłada też, że usługa powinna być odsprzedana w tej samej cenie. Wszystko dlatego, że zgodnie z prawem, refakturującego traktuje się jako podmiot, który usługę wykonał, a potem ją sprzedał. W związku z tym nie ma przepisu, który zabrania doliczenia do takiej operacji swojej marży.

Jeżeli odsprzedanie wiążę się z naliczeniem marży i innej stawki VAT (pełnej, gdy kupowało się towar od podmiotu, który ma prawo zastosowania zwolnienia podmiotowego), to faktura, która dokumentowała taką sprzedaż, nie musi dokładnie wyglądać tak jak faktura zakupowa. Dokument potwierdzający refakturowanie jest normalną fakturą sprzedażową. Nie stosuje się oznaczenia refaktura, a zwykłe nazewnictwo w formie Faktura VAT.

Innymi słowy, przedsiębiorca, który refakturuje produkty lub usługi, może je sprzedać albo po takiej samej cenie, albo doliczając do nich marżę. Wystawiając fakturę, określa na niej odpowiednią stawkę podatku VAT. Warto wiedzieć, że zbyt częste refakturowanie urząd skarbowy może zakwestionować. Wszystko przez fakt, że takie działanie umożliwia obciążenie kontrahentów dodatkowymi kosztami.