Rejestracja podatnika VAT - kiedy jest konieczna?

Ogólnie, nakaz rejestracji jako podatnicy VAT mają tylko ci przedsiębiorcy, którzy zamierzają prowadzić sprzedaż towarów lub usług ze ściśle określonej grupy lub przekroczą ustawowy limit wartości sprzedaży niezwolnionej z VAT (szczegóły są opisane poniżej). Warto jednak pamiętać, że skorzystanie ze zwolnienia nie zawsze jest korzystne – ma wady i zalety zależne m.in. od rodzaju prowadzonej działalności, wysokości kosztów oraz grupy klientów.

Za skorzystaniem ze zwolnienia z podatku VAT mogą przemawiać następujące przesłanki:

• odbiorcami towarów i usług są przede wszystkim osoby prywatne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz przedsiębiorstwa niebędące podatnikami VAT,
• firma generuje nieliczne koszty opodatkowane VAT-em (potencjalne odliczenia podatku VAT mogą być niewielkie),
• firmie zależy na braku konieczności składania deklaracji VAT-7 (rozliczenie miesięczne) lub VAT-7K (rozliczenie kwartalne).

Jakie są natomiast zalety rejestracji jako podatnik VAT czynny (czyli rezygnacji ze zwolnienia VAT)? Firmy, które jednocześnie prowadzą sprzedaż opodatkowana VAT-em i generują liczne koszty opodatkowane VAT-em, zwykle uznają rejestrację VAT za korzystną. Co więcej, dobierając podwykonawców i usługodawców, decydują się wówczas na współpracę z innymi podatnikami VAT. W takim przypadku bowiem mają możliwość odliczania podatku od zakupów i w praktyce dokonywania ich według cen netto.

Dla części przedsiębiorców rejestracja jako podatnik VAT jest obligatoryjna. Chodzi o przedsiębiorców prowadzących działalność niezwolnioną z VAT, przekraczających określony przepisami limit sprzedaży lub firmy nieposiadające siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium Polski.

Do rejestracji VAT zmusza prowadzenie jednej z poniższych działalności:

• sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• sprzedaż towarów opodatkowanych akcyzą (np. alkohol, papierosy, paliwa płynne),
• sprzedaż nowych środków transportu,
• sprzedaż terenów budowlanych i przeznaczonych pod zabudowę,
• świadczenie usług prawniczych i doradczych,
• świadczenie usług jubilerskich.

Przekroczenie limitu sprzedaży nakazuje rejestrację VAT

Niektórzy przedsiębiorcy muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT, mimo że nie zajmują się żadną z powyższych działalności. Dzieje się tak w momencie, gdy wielkość sprzedaży niepodlegającej zwolnieniu z VAT przekracza kwotę 150 tys. zł. W związku z tym warto pamiętać, że firma, która korzysta ze zwolnienia z VAT ma obowiązek prowadzić rejestr sprzedaży opodatkowanej, aby w razie potrzeby móc udowodnić podstawę zwolnienia. Rejestr ten służy także jako informacja pozwalająca zidentyfikować moment, w którym rejestracja jest obligatoryjna.

Należy pamiętać, że w przypadku przedsiębiorcy, który rozpoczął działalność w trakcie roku podatkowego, kwotę limitu należy obliczyć proporcjonalnie. Aby wyliczyć kwotę limitu, należy wziąć pod uwagę liczbę dni od założenia działalności gospodarczej do końca roku podatkowego. W tym celu stosuje się następujący wzór: 150.000,00 zł * x/365 (gdzie x to liczba dni od daty rozpoczęcia działalności, do końca roku podatkowego).

Przykład Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Może zdarzyć się, że kwotę sprzedaży doprowadzającej do przekroczenia limitu trzeba podzielić na dwie części, ponieważ część sumy podlega jeszcze zwolnieniu. Wówczas ta część, która nie przekracza limitu jest zwolniona z VAT, zaś resztę należy odpowiednio opodatkować.

Rejestracja podatnika VAT czynnego

Jeżeli rejestracja VAT wynika z przymusu, należy jej dokonać przed dokonaniem pierwszej czynności niepodlegającej zwolnieniu z VAT, zaś w przypadku wyczerpania limitu – przed dokonaniem pierwszej sprzedaży na kwotę wykraczającą poza limit. W związku z tym, właściciel firmy korzystający ze zwolnienia powinien skrupulatnie prowadzić rejestr sprzedaży, aby uniknąć niebezpieczeństwa dokonania sprzedaży podlegającej opodatkowaniu bez naliczenia podatku. Natomiast przedsiębiorca, który rezygnuje ze zwolnienia, powinien zarejestrować się przed początkiem miesiąca od którego chce być podatnikiem VAT.

W każdym z wymienionych przypadków rejestracji dokonuje się składając formularz VAT-R w urzędzie skarbowym. Urząd potwierdza fakt rejestracji podatnika za pomocą formularza VAT-5. Przepisy nie precyzują od kiedy przedsiębiorca zostaje faktycznie podatnikiem VAT, więc można założyć, że dzieje się tak wraz ze złożeniem VAT-R.

Kiedy można ponownie skorzystać ze zwolnienia?

Rejestracja jako podatnik VAT czynny nie jest nieodwołalna, ale ma długotrwałe konsekwencje. Podatnicy, którzy utracili prawo do zwolnienia z VAT lub zrezygnowali z niego, mogą ponownie skorzystać ze zwolnienia dopiero po upływie pełnego roku kalendarzowego funkcjonowania jako podatnicy VAT (tj. licząc od końca roku, w którym nastąpiła utrata lub rezygnacja z prawa).

Oczywiście, powrót do zwolnienia wymaga spełnienia łącznie dwóch kryteriów:

• prowadzenia działalności gospodarczej podlegającej zwolnieniu z VAT,
• nieprzekroczenia limitu wartości sprzedaży w wysokości 150 tys. zł w poprzednim roku podatkowym.

Powrotu do zwolnienia dokonuje się ponownie składając formularz VAT-R w urzędzie skarbowym. Na dany rok podatkowy należy tego dokonać w terminie do 7 stycznia – w przeciwnym razie pojawi się konieczność opłacania VAT-u przez kolejny rok.