Wirtualne biuro. Jak funkcjonuje i dla kogo jest odpowiednią formą działalności?

Proponowane jest tym przedsiębiorcom, których nie stać na wynajęcie lokalu albo tym, którzy nie potrzebują stałego miejsca pracy. Wirtualne biuro to rak naprawdę adres, pod którym firma jest zarejestrowana. Wirtualne biuro może też oferować usługi księgowe czy coworkingowe. Choć wirtualne biura przede wszystkim wykorzystywane są przez freelancerów, to coraz częściej z ich usług korzystają początkujące kancelarie prawne czy agencje marketingowe. Wirtualne biura są również dobrym rozwiązaniem dla zagranicznych firm, które chcą rozpocząć biznes w Polsce. Jest to znacznie tańsze niż wynajem biura.

Podstawowa usługa wirtualnego biura to adres, który wykorzystywany jest do rejestracji firmy i obsługi korespondencji. W praktyce działa to tak, że korespondencja kierowana jest na adres wirtualnego biura. Często pracownicy wirtualnego biura wykonują skany korespondencji i wysyłają na adres mailowy.

W przypadku wirtualnego biura najważniejsza jest lokalizacja. Wpływa pozytywnie na wizerunek firmy. Warto wiedzieć, że lokalizacja firmy ma wpływ na to, pod jaki Urząd Skarbowy będziemy podlegać.

Wirtualne biuro oferuje przestrzeń biurową. Można w nim skorzystać z biurka albo z salki konferencyjnej. To bardzo dobre rozwiązanie dla tych, którzy potrzebują np. spotkać się z kontrahentami.

Wirtualne biura mogą też proponować profesjonalną obsługę spotkań. Trzeba pamiętać, że usługi wirtualnego biura powinniśmy wybierać na lata, bo częsta zmiana adresu nie będzie pozytywnie odbierana wśród kontrahentów. Dlatego dobrze jest wybierać biura, które istnieją na rynku długo, a pracownicy, którzy odbierają pocztę lub telefony w naszym imieniu (takie usługi można też zamówić w wirtualnym biurze) działali profesjonalnie.

Wirtualne biuro jest bardzo popularną praktyką stosowaną wśród mikroprzedsiębiorców. Kilka lat temu pojawiały się historie, że Urząd Skarbowy kwestionuje zarejestrowanie firmy w wirtualnym biurze i odmawia w takim przypadku nadania numeru NIP. Uzasadniano to, że nie da się wykazać, że takie biuro będzie mogło dobrze identyfikować przedsiębiorcę. Szybko jednak okazało się, że nie ma przepisów ani przesłanek, które pozwalają twierdzić urzędnikom skarbowym, że pod adresem wirtualnego biura nie da się prowadzić działalności.

Wynika więc z tego, że rejestrując firmę w wirtualnym biurze, nie powinniśmy mieć z tym problemów.
Ważna jest jednak – jak już wspomnieliśmy – lokalizacja biura. W przypadku jednoosobowych działalności podatki (zarówno VAT, jak i dochodowy) będą rozliczane według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Tylko w przypadku spółki bierzemy pod uwagę adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności.