Zaświadczenie o zarobkach. Kto je wystawia?

Pracodawca nie musi wystawiać w każdej sytuacji zaświadczenia o dochodach. Czyni to z dobrej woli. Zaświadczenie o zarobkach potrzebne jest zwykle przy okazji ubiegania się o pożyczkę. Często jest też potrzebne, gdy staramy się np. o miejsce w przedszkolu dla dziecka. Jak uzyskać zaświadczenie o dochodach?

Chcąc uzyskać zaświadczenie o zarobkach, pracownik powinien poprosić o nie swojego pracodawcę. Warto zaznaczyć, że pracodawca nie ma prawnego obowiązku wystawić takiego dokumentu. Oprócz jednej sytuacji.

Przymus wydania takiego zaświadczenia określa art. 125 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2013.1440. Przepis ten określa, że:

Pracodawca musi wydać pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Zaświadczenie takie wydawane jest na druku ZUS RP-7.

Taki dokument jest niezbędny do ustalenia prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz ich wysokości.

ZUS RP-7 wydawany jest na wniosek obecnego lub byłego pracownika. Jak już stwierdziliśmy, pracownik potrzebuje go, by można było np. ustalić kapitał początkowy konieczny do obliczenia wysokości emerytury. I tylko w takiej sytuacji pracodawca musi wydać zaświadczenie o zarobkach.

W każdym innym przypadku jest to wyłącznie jego dobra wola. Nie ma przepisu, który zmuszałby przedsiębiorcę do wystawienia takiego dokumentu pracownikowi. A takie zaświadczenie jest często potrzebne, by udokumentować istniejący stosunek pracy. Może to być potrzebne np. w celu uzyskania pomocy społecznej czy miejsca w przedszkolu dla dziecka pracownika.

Prawo nie określa, jakie dokładnie dane powinny znaleźć się w takim dokumencie. Praktyka pokazuje jednak, że dobrze będzie podać:

• dokładne dane zakładu pracy (z nazwą, adresem i danymi kontaktowymi),
• dane pracownika (oprócz imienia i nazwiska warto podać też numer PESEL i adres zamieszkania),
• charakter wykonywanej pracy,
• rodzaj umowy o pracę zawartej z pracownikiem i czas jej obowiązywania,
• przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z ostatnich trzech miesięcy.

W zaświadczeniu o dochodach trzeba też zawrzeć informację o ewentualnych obciążeniach wynagrodzenia pracownika np. z tytułu egzekucji komorniczej lub o tym, że pracownik pozostaje w okresie wypowiedzenia.

Zaświadczenie o zarobkach powinno być wystawione przez pracodawcę. Może być jednak podpisane (potwierdzone) zarówno przez pracodawcę, jak i przez wyznaczoną przez niego osobę (np. księgowego).

Jeżeli zaświadczenie o zarobkach wydawane jest przez obecnego pracodawcę, otrzymamy je bezpłatnie. Gdy potrzebne jest ono do obliczenia emerytury (chodzi o wspomniany już druk ZUS RP-7), może zaistnieć konieczność uzyskania konkretnych danych z archiwum.

Warto wiedzieć, że zarówno państwowe, jak i niepaństwowe archiwa nie są uprawnione do wydawania zaświadczeń o okresach zatrudnienia oraz o wysokości zarobków na druku ZUS Rp-7. Mogą jedynie wydawać uwierzytelnione wyciągi lub odpisy przechowywanych dokumentów osobowych i płacowych.

Gdy takie archiwum prowadzone jest na zasadach określonych w art. 51a i następnych ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2011 Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), to może ono pobierać opłaty za wydawane kopie i odpisy przechowywanych dokumentów. Opłaty wynikają z ponoszonych kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji i kosztów przygotowania odpisów.