Rebecca Zucker, trenerka kadry kierowniczej i założycielka firmy zajmującej się rozwojem przywództwa, wskazuje na łamach serwisu CNBC Make It zdania, których warto unikać w korespondencji mailowej. Ekspertka uważa, że mogą one sprawić, że zabrzmisz pasywno-agresywnie, sztucznie czy nieprofesjonalnie.
1. "Not sure if you saw my last email..."
"Nie jestem pewien, czy widziałeś mojego ostatniego e-maila..." to zdanie, którego ludzie używają w korespondencji służbowej nagminnie. W ankiecie przeprowadzonej w 2018 r. przez Adobe (Adobe Consumer Email Survey) 25 proc. respondentów wskazało to zdanie jako najbardziej irytujące wyrażenie.
Jeśli odpowiedź na jakąś wiadomość jest dla ciebie kluczowa, to oczywiście możesz się o nią "upomnieć". Należy jednak zrobić to w odpowiedni sposób. Staraj się, by twój e-mail "przypominający" był krótki i zawierał wyraźne pytanie. O wiele lepszym tekstem niż "nie jestem pewien, czy widziałeś mój ostatni e-mail..." będzie treść: "czy masz jakieś uwagi do przesłanego wcześniej materiału?". Możesz też dodać np. "if I don’t hear from you by Friday, I’ll assume that everything looks good" (pol. jeśli nie odezwiesz się do piątku, uznam, że wszystko ci pasuje) — radzi Rebecca Zucker.
2. "Per our conversation"
"Per our conversation" to fraza, która brzmi zdecydowanie zbyt formalnie. W dosłownym tłumaczeniu oznacza "zgodnie z naszą rozmową", "według naszej rozmowy", choć w wiadomościach po polsku często spotkać się można ze zwrotem "nawiązując do naszej rozmowy".
Podobnie jak inny często używany zwrot: "as discussed" ("zgodnie z tym, co zostało omówione"), "per..." bardziej pasuje do języka prawnego — uważa autorka artykułu. Jej zdaniem — o ile rzeczywiście nie prowadzisz jakiegoś rodzaju dokumentacji — lepiej unikać tego typu wyrażeń, bo brzmią chłodno, surowo, nieautentycznie i wprowadzają dystans. Zamiast tego formalnego zwrotu, o wiele lepiej zastosować luźniejszą frazę i napisać na przykład, jak podpowiada ekspertka: "I’m attaching the article I mentioned during our call..." ("załączam artykuł, o którym wspomniałem podczas naszej rozmowy...").
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
3. "I hope this email finds you well..."
Taka wiadomość, w zależności od naszych relacji z daną osobą, może mieć szczery lub mniej szczery charakter. Wyrażenie nadziei, że odbiorca e-maila ma się dobrze, najwłaściwsze jest wtedy, gdy pisze się go do kogoś, z kim ma się już ugruntowaną relację, ale ostatnio nie utrzymywało się kontaktu. O wiele mniej trafione będzie użycie takiego zdania w wiadomości wysyłanej do osoby, którą dopiero co poznaliśmy lub której w ogóle nie znamy.
4. "Warmly, ..." lub inne automatycznie wygenerowane pozdrowienie końcowe
Większość z automatycznie generowanych przez programy pocztowe pozdrowień końcowych, takich jak "Warmly", "Best", "Regards", "Many thanks", "Warm wishes", "Sincerely", sprawia, że Twój e-mail brzmi bezosobowo — uważa Rebecca Zucker. Według niej podpis powinien być dopasowany zarówno do relacji, jakie łączą nas z odbiorcą, jak i do charakteru wiadomości. Lepiej unikać pozdrowienia "Warmly", gdy pytamy pracowników działu finansowego o status swojej płatności. Słowo "Thanks" nie będzie zaś dobrze brzmiało, gdy przekazujesz współpracownikom aktualne informacje.
Ekspertka radzi dostosować pozdrowienie końcowe do kontekstu wiadomości. E-mail będzie brzmiał profesjonalnie. Oczywiście w przypadku, gdy kierujesz do kogoś prośbę, możesz zakończyć ją słowem "Thanks". Jeśli natomiast wysyłasz wiadomość do znajomego, zdecyduj się raczej na coś, co pasuje do przebiegu rozmowy, np. "Talk soon" albo "See you at tomorrow’s meeting!" — podpowiada Zucker.
