Biznes bardziej "e"

Cyfryzacja to już nieodłączny element prowadzenia działalności biznesowej. Przedsiębiorcy, wdrażając rozwiązania technologiczne, usprawniają procesy wewnętrzne, minimalizują ryzyko błędów i ograniczają koszty operacyjne. Co więcej – cyfrowa transformacja otwiera drzwi do nowych modeli biznesowych, bardziej elastycznych i zorientowanych na klienta.

Cyfrowe przedsiębiorstwo to takie, które wdraża narzędzia oparte na automatyzacji, sztucznej inteligencji (AI), analizie danych, technologiach mobilnych i cyberbezpieczeństwie. Te komponenty wzmacniają konkurencyjność firmy – niezależnie od jej wielkości. Cyfryzacja najczęściej dotyczy działów sprzedaży i obsługi klienta, brakuje jej w obszarach administracji biurowej i kadrowej, gdzie nadal dominują rozwiązania analogowe.

Jednocześnie w Polsce i całej Unii Europejskiej trwa intensywny proces cyfryzacji administracji publicznej. W naszym kraju docelowym planem, zgodnie z założeniami Strategii Cyfryzacji Państwa 2035, jest przejście wszystkich usług publicznych do kanałów cyfrowych do roku 2035. To oznacza fundamentalną zmianę sposobu kontaktu obywateli i przedsiębiorców z państwem – bez papieru, bez kolejek, bez zbędnych formalności.

E-administracja już dzisiaj oferuje wiele usług online, między innymi dzięki dofinansowaniu z Funduszy Europejskich i realizacji projektów z Programu Polska Cyfrowa – od rejestracji działalności gospodarczej, przez e-PIT i e-urząd skarbowy, po system e-doręczeń. Szeroko wykorzystywana platforma ePUAP umożliwia komunikację z niemal każdym urzędem administracji publicznej w Polsce, w różnych zakresach w zależności od instytucji. Dzięki niej można składać niektóre wnioski online, wysyłać pisma ogólne, a także załatwiać lokalne sprawy bez wychodzenia z domu.

Z ePUAP korzystają zarówno obywatele, jak i przedsiębiorcy – a przesyłane za jej pomocą dokumenty mają pełną moc prawną. Platforma eliminuje potrzebę dostarczania papierowych wersji dokumentów i znacząco skraca czas realizacji spraw urzędowych.

Jednak prawdziwym przełomem będzie nowa odsłona portalu biznes.gov.pl, stworzona ze wsparciem Funduszy Europejskich, która zaoferuje szereg nowych funkcjonalności – takich jak elektroniczne umowy o pracę czy umowy-zlecenia, formularze podatkowe oraz dokumenty dotyczące ubezpieczenia społecznego wymagające tylko uzupełnienia właściwymi danymi. Cyfryzacja administracji publicznej zwiększy jej dostępność i poprawi jakość i transparentność usług publicznych, wszystko w zgodzie z obowiązującym prawem.

Biznes.gov.pl – centrum e-usług nowej generacji

Biznes.gov.pl to rządowy portal, który już dziś stanowi istotne wsparcie dla przedsiębiorców, ale planowana modernizacja wyniesie jego możliwości na zupełnie nowy poziom. Co ważne, skorzystają z niego nie tylko właściciele firm, ale też pracownicy i zleceniobiorcy.

Najważniejsze funkcje nowej wersji portalu:zawieranie i przechowywanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych online,

• obieg i archiwizacja dokumentów w centralnym systemie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (usługa personalizacji na najwyższym 5. poziomie dojrzałości e-usług w 5-cio stopniowym modelu przyjętym przez Komisję Europejską)
• składanie i odbieranie dokumentów w pełni elektronicznie za pomocą portalu (poziom 4. – integracja),
• nadawanie pełnomocnictw w systemie CEIDG.

Planowane są także inne ulepszenia:

• integracja z systemem e-Doręczeń, który zastąpi ePUAP do 2029 r.,
• wdrożenie płatności elektronicznych (BLIK, karty płatnicze),
• integracja z Single Digital Gateway (SDG) – unijnym systemem ułatwiającym realizację usług transgranicznych,
• całkowita modernizacja interfejsu graficznego – portal będzie przypominać znaną już aplikację mObywatel.

Projekt Elektronizacja umów o pracę oraz usprawnienie usług cyfrowych dla przedsiębiorców realizowany jest z programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (FERC). Celem programu jest zapewnienie obywatelom i przedsiębiorcom dostępu do usług elektronicznych o najwyższym stopniu dojrzałości na jednym portalu łączącym usługi i informację z różnych urzędów i instytucji publicznych.

Prace nad projektem rozpoczęły się w kwietniu 2024 roku i potrwają do końca marca 2027 roku.

Poszczególne funkcje systemu będą udostępniane stopniowo. Już pod koniec 2025 roku użytkownicy zyskają możliwość podpisywania, aneksowania i wypowiadania umów oraz składania pełnomocnictw w CEIDG. Kolejne funkcjonalności, zgodnie z harmonogramem, będą wdrażane do końca 2026 roku.

Zaplanowane zmiany legislacyjne w ustawie z 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym

do obsługi niektórych umów, pozwolą na rozszerzenie katalogu odbiorców projektu – nie tylko o osoby fizyczne, rolników i mikroprzedsiębiorców,  ale o każdy podmiot, który wyrazi wolę korzystania z takiej formy obsługi, niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości.

Realizatorem projektu jest Ministerstwo Rozwoju i Technologii w partnerstwie z Siecią Badawczą Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny i we współpracy pozaprojektowej z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Korzyści nie tylko dla firm Cyfryzacja procesów kadrowych oznacza dla przedsiębiorców konkretne oszczędności:

• średnio 3 godziny mniej pracy przy każdym dokumencie kadrowym,
• oszczędność materiałów biurowych: papieru, tonerów, segregatorów,
• oszczędność czasu na wizytę i oczekiwanie w urzędzie,
• brak konieczności archiwizacji fizycznej – co oszczędza miejsce i koszty.

Zmienione przepisy dotyczące okresu przechowywania akt pracowniczych pozwalają też na zmianę sposobu ich przechowywania na postać elektroniczną. Wybór należy do pracodawcy. Od 2019 roku okres ten wynosi 10 lat (dla nowych pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.), natomiast dla osób zatrudnionych między 1999 a 31 grudnia 2018 r. może być skrócony do 10 lat, o ile pracodawca złoży stosowne oświadczenie w ZUS. Jedynie dokumenty pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. muszą być archiwizowane przez 50 lat.

Projekt realizuje również strategię wzmacniania kompetencji cyfrowych pracowników sektora publicznego i firm prywatnych. Dzięki nowemu portalowi:

• zwiększy się bezpieczeństwo obiegu dokumentów,
• wzrośnie przejrzystość kontaktów z administracją,
• usprawniona zostanie realizacja usług transgranicznych (dzięki SDG),
• poprawi się komfort użytkowników – zarówno po stronie firm, jak i urzędów.

Projekt Elektronizacja umów o pracę oraz usprawnienie usług cyfrowych dla przedsiębiorców pokazuje, że transformacja cyfrowa to nie abstrakcja, ale konkretne narzędzia i realne oszczędności. Dzięki funduszom unijnym i zaangażowaniu instytucji publicznych powstaje przyjazny przedsiębiorcom i pracownikom system, który zmieni sposób, w jaki firmy funkcjonują na co dzień – przyspieszy procedury, zmniejszy formalności i zintegruje systemy na jednej platformie.

Portal biznes.gov.pl dzięki wsparciu programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy, stanie się nowoczesną, funkcjonalną i intuicyjną bramą do e-państwa, bez kolejek, papieru i skomplikowanych procedur.

Więcej informacji o projekcie: Elektronizacja umów o pracę oraz usprawnienie usług cyfrowych dla przedsiębiorców – Ministerstwo Rozwoju i Technologii – Portal Gov.pl