Jak wynająć idealne biuro dla naszej firmy?

Oto najważniejsze kryteria, którymi należy się kierować, poszukując idealnej powierzchni biurowej.

Wynajmując biuro, warto spojrzeć na działalność firmy w szerokiej perspektywie i odpowiedzieć sobie na pytania:

• z jakiej powierzchni biurowej firma korzysta obecnie,
• jak spółka rozwinie się w ciągu kolejnych kilku lat i jak w związku z tym zmienią się jej potrzeby metrażowe – być może planowane jest rozszerzenie zespołu sprzedażowego lub powołanie nowego działu? Taki scenariusz z pewnością wpłynie na wzrost zapotrzebowania na powierzchnię biurową.

Open space czy małe, ale oddzielne gabinety? Nie ma jednego dobrego rozwiązania. Wszystko zależy od struktury firmy, stylu pracy oraz specyfiki zadań wykonywanych przez zespół. Ważne jednak, aby biuro stało się przyjazną przestrzenią – taką, która będzie stwarzała komfortowe warunki pracy, wspierała kreatywność i wspierała działania biznesowe. Dobry office manager powinien więc określić wymagania wstępne w tym obszarze i poszukiwać powierzchni biurowej, która stworzy odpowiedni klimat do działania.

Prestiżowy biurowiec w ścisłym centrum dużego miasta, choć przynosi wartość dodaną w obszarze wizerunkowym, nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Lokale biurowe w ekskluzywnej lokalizacji niosą za sobą również wiele wyzwań – wystarczy wskazać wysoki czynsz i koszty eksploatacyjne oraz problemy z miejscami parkingowymi dla pracowników i gości. Wybierając lokalizację, warto zatem rozważyć:

• czy firma planuje przyjmować w siedzibie kontrahentów, a nawet klientów z sektora B2C – jeśli tak, centrum może być najlepszym rozwiązaniem,
• jakie możliwości dojazdu do biura będą mieli pracownicy – kluczowy jest szybki dostęp do komunikacji miejskiej (np. metro, szybka kolej miejska, szybkie tramwaje itp.) oraz dużych arterii komunikacyjnych (np. obwodnic, tras szybkiego ruchu itp.);
• liczbę dostępnych miejsc parkingowych – zarówno tych przypisanych do obiektu, jak i w okolicy. To szczególnie ważne, gdy firma dysponuje dużą flotą pojazdów oraz zatrudnia wielu zmotoryzowanych pracowników.

Na rynku są już dostępne mapki, pokazujące ulokowanie poszczególnych biurowców oraz podstawowe informacje na temat dostępnej powierzchni, oferowanych udogodnień, jak również wysokości czynszu np. https://www.officemap.pl/.

Czy firmie potrzebna jest efektowna siedziba, która wyróżnia się w miejskiej przestrzeni? A może wręcz przeciwnie – lepiej byłoby ulokować firmę w spokojnym, klasycznym biurowcu, który stworzy kameralną atmosferę? Czy ważna dla wizerunku firmy będzie możliwość umieszczenia swojego logo na elewacji? A może nie jest to kluczowy element dla strategii PR-owej i marketingowej? To kolejne kwestie, o których nie można zapomnieć, szukając biura dla swojej firmy.

Warto także pamiętać o samej kubaturze budynku. Choć designerskie przestrzenie cieszą oko, nie zawsze są praktyczne. Zdecydowanie łatwiej jest dopasować układ biura do swoich potrzeb, gdy wnętrza mają prostokątny kształt. To sprzyja podziałowi przestrzeni zgodnie z oczekiwaniami. Istotne jest też zaplecze techniczne budynku – jego wstępne wyposażenie, dostosowanie do potrzeb technologicznych firmy (zwłaszcza jeśli potrzebna jest np. rozbudowana serwerownia) i możliwość przearanżowania przestrzeni we własnym zakresie.

Czynsz najmu to kluczowy punkt na liście wydatków najemcy, ale nie jedyny. Występują tam także pozycje związane m.in. z:

• wynajmem miejsc parkingowych (w prestiżowych lokalizacjach opłata za pojedyncze miejsce może wynieść nawet kilkaset euro miesięcznie),
• opłatami eksploatacyjnymi – np. za współdzielone przestrzenie biurowe, obsługę ochrony i usługi sprzątania,
• opłatami za media,
• dodatkowym kosztem urządzenia przestrzeni (choć wiele biurowców oferuje dodatkowe środki na ten cel, mogą się okazać niewystarczające).

Pod uwagę warto wziąć również zachęty inwestycyjne, np. zwolnienie z czynszu przez kilka pierwszych miesięcy, co obniża wartość bazową opłaty za wynajem.

W procesie poszukiwania idealnej powierzchni biurowej warto skorzystać ze wsparcia ekspertów. Doświadczeni brokerzy nieruchomości mogą zaproponować przestrzenie najlepsze dla konkretnej firmy lub pomóc w przeanalizowaniu specyfiki obiektów wybranych przez klienta. Takie wsparcie z pewnością pomoże podjąć korzystną biznesowo decyzję.