Rewolucja dla firm nadchodzi. Oto jak wpłynie na kontrole skarbówki

Krajowa Administracja Skarbowa w ubiegłym roku zrealizowała 501 tysięcy czynności sprawdzających wobec podatników. Ten tryb weryfikacji, mniej formalny niż klasyczna kontrola podatkowa, pozwala organom na szybsze wykrywanie błędów i nieprawidłowości w rozliczeniach. Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że stawia właśnie na tę formę działań ze względu na jej skuteczność.

Tego typu działania umożliwiają bieżącą weryfikację prawidłowości deklarowanych zobowiązań. Celem jest jak najszybsze zapobieganie powstawaniu zaległości podatkowych oraz doprowadzenie rozliczeń do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami.

Rozwój narzędzi informatycznych wspiera automatyczne wykrywanie ryzyka bez konieczności kierowania spraw do pełnych kontroli. O co w tym chodzi? Organy urzędów skarbowych typują podatników do weryfikacji na podstawie analizy ryzyka. Wykorzystują w tym celu systemy informatyczne, w tym STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej) umożliwiający kontrolę przepływów na kontach bankowych, dane z jednolitych plików kontrolnych, deklaracji podatkowych, baz KRS i CEiDG, a także informacje sygnalne. W zależności od skali nieprawidłowości uruchamiane są różne tryby: od czynności sprawdzających po kontrole celno-skarbowe.

Od 1 lutego 2026 roku fiskus będzie miał nowe narzędzie pośredniej kontroli. To system elektronicznych, rejestrowanych w czasie rzeczywistym faktur, czyli Krajowy System e-Faktur. KSeF obejmie najpierw największe firmy, a od 1 kwietnia - wszystkich przedsiębiorców, bez względu na formę prawną czy skalę działalności. Każda wystawiona faktura trafi bezpośrednio do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Urzędnicy zyskają tym samym dostęp do danych w czasie rzeczywistym, bez konieczności wzywania podatników do przedłożenia dokumentów.

Każda faktura w KSeF dostaje unikalny numer identyfikacyjny, który jednoznacznie potwierdza jej istnienie w systemie. Dodatkowo generowane jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli elektroniczny dowód, że dokument został przyjęty przez system. W efekcie kontrolerzy skarbowi będą mieli natychmiastowy wgląd w realne transakcje, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.

Jak wyjaśnia w rozmowie z money.pl Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt.pl, system znacząco zmieni możliwości kontrolne urzędów.

Do tej pory urzędnicy musieli żądać faktury. W KSeF wszystkie faktury będą dostępne od razu. Weryfikacja i analiza faktur pomiędzy podmiotami staną się automatyczne - mówi ekspert.

Juszczyk podkreśla, że z perspektywy administracji to ogromna przewaga, pozwala budować analitykę predykcyjną, czyli modele wykrywające podejrzane schematy rozliczeń. KSeF stanie się więc narzędziem, które nie tylko rejestruje dane, ale przede wszystkim analizuje ryzyko i wskazuje transakcje wymagające weryfikacji.

W praktyce oznacza to, że wiele postępowań będzie można przeprowadzać zdalnie, bez potrzeby wizyty urzędnika w firmie. Skarbówka będzie mogła ocenić poprawność rozliczeń, zanim jeszcze skontaktuje się z podatnikiem - wyjaśnia doradca podatkowy.

KSeF będzie przechowywał dane przez 10 lat, co ułatwi analizę historii i powiązań gospodarczych między podmiotami. System przewiduje też specjalne tryby awaryjne i offline, dzięki czemu fakturowanie będzie możliwe nawet przy braku dostępu do sieci. - To nie oznacza, że faktury nie trafią do KSeF. Przedsiębiorcy po ustaniu awarii są zobowiązani je dostarczyć w odpowiednim terminie, w przeciwnym przypadku grożą im kary - zaznacza Juszczyk.

Według eksperta KSeF stanie się jednym z filarów nowoczesnej, cyfrowej administracji podatkowej. Ułatwi typowanie firm do kontroli, ograniczy przypadkowość działań urzędów i pozwoli skoncentrować się na faktycznych nieprawidłowościach. Dla uczciwych przedsiębiorców to z kolei szansa na mniej formalności, szybsze zwroty VAT i większe bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Dzięki pełnej cyfryzacji obie strony, tj. podatnicy i fiskus, zyskają. Pierwsi oszczędzą czas, a ten drugi zwiększy efektywność - podsumowuje główny doradca podatkowy InFakt.pl.

Wpływy z dopłat podatków po przeprowadzonych czynnościach sprawdzających systematycznie rosną. W 2024 roku osiągnęły poziom 6,5 mld zł, podczas gdy rok wcześniej wyniosły 4,8 mld zł.

Dane resortu finansów pokazują również wydłużenie czasu prowadzenia weryfikacji. W 2024 roku średni czas trwania czynności sprawdzających wyniósł ponad 40 dni, co stanowi dwukrotny wzrost w porównaniu do 20 dni sprzed dwóch lat. W skrajnych przypadkach procedury mogły trwać nawet 1093 dni. Liczba spraw, w których urzędy żądają przedstawienia dokumentów, przekroczyła w ubiegłym roku 1,5 mln przypadków.

Zmieniła się również strategia organów podatkowych. Liczba kontroli wszczynanych po czynnościach sprawdzających spadła z 37,7 tys. w 2019 roku do zaledwie 6,6 tys. w 2024 roku. Wzrosła natomiast liczba postępowań podatkowych inicjowanych bezpośrednio po zakończeniu czynności sprawdzających. Pokazuje to, że materiał dowodowy gromadzony jest już na etapie uproszczonej weryfikacji, a decyzje o dalszych krokach zapadają wcześniej niż działo się to dawniej.

Ogólna liczba kontroli podatkowych systematycznie maleje. W 2024 roku przeprowadzono ich dokładnie 9861, podczas gdy liczba czynności sprawdzających utrzymuje się na wysokim poziomie 2,4 mln rocznie. Taka tendencja utrzymuje się od kilku lat i wynika z założenia, że uproszczone procedury wystarczają w przypadkach nieumyślnych błędów lub uszczupleń o mniejszej skali.

Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl