KSeF to dopiero początek. Jak MŚP mogą zyskać na cyfrowym skoku?

Krajowy System e-Faktur to, pisząc w dużym uproszczeniu, ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów, która wymusza zmianę nie tylko samego obiegu faktur, ale też ich formy. Do tej pory faktury wędrowały w jedną stronę, najczęściej w formie papierowej lub pliku PDF, natomiast w drugą stronę wysyłano przelewy lub płacono gotówką. I wydawało się, że tak być musi już po wsze czasy.

Innego zdania byli jednak europejscy decydenci, którzy od kilku lat planują stworzenie jednego, wspólnego rynku fakturowania w całej Wspólnocie. I trzeba przyznać, że idzie to całkiem sprawnie, bo kolejne kraje wdrażają swoje wersje KSeF.

We Włoszech działa FatturaPA, w Rumunii Ro e-Factura (2024-2025), natomiast we Francji Chorus Pro, który wymusza stosowanie ustrukturyzowanych faktur w kontaktach z instytucjami publicznymi. W każdym z tych przypadków standardem jest zapisywanie faktur w formacie XML. To nic innego jak cyfrowy dokument, który w przeciwieństwie do PDF-a będącego tylko obrazkiem faktury ma wszystkie dane uporządkowane według z góry narzuconego, sztywnego schematu.

Nie bez znaczenia jest też fakt, że teraz we wszystkim pośredniczy państwo, a dokumenty po drodze z jednej firmy do drugiej zatrzymują się właśnie w KSeF, gdzie otrzymują swój unikatowy numer. Dzięki temu programy księgowe mogą go automatycznie odczytać i samodzielnie zaksięgować transakcję, całkowicie eliminując przy tym konieczność ręcznego przepisywania kwot przez człowieka.

Oczywiście nadrzędnym celem Unii Europejskiej jest uszczelnienie systemu podatkowego, głównie VAT-u, ale równie ważne jest stworzenie warunków do skalowania działalności transgranicznej dla firm w całej Europie. Przy okazji tego fiskalnego marszu w nowoczesność wiele firm musi porzucić swój tradycyjny model funkcjonowania, często niezmienny od dekad, i zacząć proces cyfryzacji fakturowania.

Niektóre przedsiębiorstwa ograniczają się jedynie do tego, czego wymaga ustawodawca, inne wykorzystują ten technologiczny przeskok do zmiany całego systemu obiegu dokumentów, automatyzacji pracy działów księgowości czy nawet zarządzania firmą.

– Krajowy System e-Faktur to wielka technologiczna zmiana, która dotyczy wszystkich przedsiębiorców w Polsce – od bardzo dużych po mikroprzedsiębiorstwa. Tym samym to ogromna szansa na globalny skok w sposobie myślenia biznesu o cyfryzacji. Wierzę, że wkrótce dostrzeżemy tzw. efekt KSeF. To, co w wielu organizacjach może dziś być wdrożeniowym wyzwaniem, jutro stanie się standardem, który, oprócz uszczelnienia obiegu dokumentów, będzie impulsem do zwiększenia innowacyjności, konkurencyjności i zysków – zauważa Piotr Ciski, CEO Grupy Symfonia, firmy, która od 30 lat wspiera polskie przedsiębiorstwa w procesach cyfryzacji.

A w zasadzie nie tylko polskie, bo Symfonia od kilku lat konsekwentnie rozszerza działalność za granicą. Grupa ma już za sobą dwie akwizycje na rynku rumuńskim i celuje w pozycję lidera cyfryzacji, oprogramowania i chmurowych inteligentnych rozwiązań dla przedsiębiorstw w Europie Środkowej.

Dostosowanie się do KSeF to dla znacznej części firm początek automatyzacji wszystkiego wokół fakturowania – zaczynając od zarządzania magazynem, a kończąc na optymalizacji płatności. I te firmy zaczynają się rozglądać za narzędziami, które pomogą to wszystko poukładać. Zwykła, bezpłatna aplikacja ministerialna pozostaje poza wewnętrznym przepływem informacji i danych firmy, dlatego sprawdza się tylko przy kilkunastu dokumentach w miesiącu. Przy większej skali działania przedsiębiorstwa muszą zintegrować z bramką KSeF komercyjne systemy finansowo-księgowe lub zaawansowane systemy ERP, aby dokumenty wysyłały się i pobierały automatycznie.

– Od wdrożenia KSeF do zarządzania produkcją bez Excela i papierowych formularzy droga jest krótka. Z wymaganiami KSeF mamy bezpośrednio powiązane procesy handlowo-magazynowe czy rozwiązania wspierające sprzedaż wielokanałową. Jednak odpowiedzialność za to, jak firmy skonsumują tę zmianę i jak przekują ją w korzyść, spoczywa w pierwszej kolejności na liderach i kadrze zarządzającej. To od ich wizji i decyzji zależy, czy KSeF po prostu usprawni obieg faktur, czy może uchyli drzwi do technologicznej zmiany całych procesów – przekonuje Piotr Ciski.

Jak wynika z raportu Banku Gospodarstwa Krajowego "Cyfryzacja w sektorze MŚP. Co przyspieszy transformację?", aż 78,6 proc. firm można określić mianem Aktywnych cyfrowo. Czy można poczytać to jako biznesowy komplement? Nie do końca. W języku cyfryzacji są to podmioty, które kupują nowe oprogramowanie, ale robią to w sposób niespójny, traktując każdy program jako osobną wyspę.

Królują zakupy w postaci programów do komunikacji w zespole (81,7 proc.) czy rozwiązania chmurowe (49,7 proc.). Przeciętna mikrofirma korzysta z czterech narzędzi cyfrowych, mała z dziewięciu, a średnia z jedenastu. I tu nie chodzi o to, że to mało. Chodzi o to, że te narzędzia rzadko ze sobą rozmawiają. Zamiast jednego spójnego systemu firma dostaje kilkanaście osobnych wysepek, między którymi pracownik krąży przez cały dzień, kopiując dane z jednej do drugiej.

Analitycy BGK zwrócili również uwagę na dość niepokojący rozdźwięk między deklaracjami a działaniami. Aż 64 proc. firm z sektora MŚP komunikuje, że cyfryzację traktuje priorytetowo, jednak 91,5 proc. z nich w żaden sposób nie potrafi zmierzyć tego, co może im cyfryzacja dać.

Tylko 11,7 proc. firm uwzględnionych w dokumencie przedsiębiorstw określono mianem Liderów cyfryzacji. To firmy, które w przeciwieństwie do Aktywnych cyfrowo konsekwentnie inwestują w technologię i integrują ją z kluczowymi procesami biznesowymi. Wdrażają nie tylko podstawowe oprogramowanie, ale przede wszystkim rozwiązania o wysokim stopniu zaawansowania. Mowa o ERP, BI czy sztucznej inteligencji. Różnica między Aktywnym cyfrowo a Liderem nie polega zresztą tylko na liczbie wdrożonych narzędzi czy poziomie ich zaawansowania. Polega na tym, że Lider mierzy ich efekty. Bez pomiaru cyfryzacja jest wiarą, nie strategią.

Pora odpowiedzieć na pytanie, które w tym wszystkim umyka najczęściej. Po co właściwie firmy z sektora MŚP miałyby się tym wszystkim w ogóle przejmować? Dlaczego miałyby dążyć do cyfryzacji, skoro dotychczasowe metody się sprawdzają? Przecież takie inwestycje często są kosztowne i mocno obciążają budżety.

Sam raport BGK daje konkretną odpowiedź. Zapytane o to, co je popycha do cyfryzacji, MŚP najczęściej wymieniają poprawę efektywności – 48,9 proc. odpowiedzi – i optymalizację kosztów. Tę drugą opcję wskazało 39 proc. ankietowanych podmiotów. Dopiero w dalszej kolejności pojawiają się oczekiwania klientów i chęć zbudowania przewagi konkurencyjnej. Te liczby pokazują, że firmy nie cyfryzują się, bo to modne. Cyfryzują się, bo to się opłaca.

I to nie są mgliste deklaracje. Ankietowani przez analityków BGK Liderzy cyfryzacji podają konkretne przykłady. Firma świadcząca usługi informatyczne wdrożyła system ticketowy z eskalacją zgłoszeń i monitoringiem, dzięki czemu, jak mówi jej prezes, nie ma już zapomnianych tematów (...). To była zmiana jakościowa zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Z kolei firma z branży sanitarnej zaczęła używać AI do tłumaczenia dokumentacji technicznej i okazało się, że pod względem technicznym ponad 90 proc. tekstu jest przetłumaczone poprawnie i ma to sens. Bez korekty tłumacza, bez błędów branżowych, dużo szybciej.

– W każdej branży przemyślana inwestycja w nowoczesne rozwiązania może się przełożyć na większą sprawność operacyjną i zysk, np. w postaci analizy rzeczywistych kosztów godziny pracy z uwzględnieniem premii i nadgodzin czy porównywać koszty zatrudnienia między działami – zgadza się z tymi przykładami Piotr Ciski.

To mocne punkty. Bo jedno to wiedzieć, że pracownik kosztuje firmę określoną kwotę miesięcznie. Drugie to wiedzieć, ile kosztuje godzina jego pracy w konkretnym projekcie, z nadgodzinami, premiami i przestojami. Pierwsza informacja pochodzi z listy płac. Druga z dobrze poukładanego systemu ERP. I to ona daje przewagę, bo na jej podstawie można podjąć decyzję, której konkurencja podjąć nie może.

Apetyt na takie zmiany rośnie zresztą szybko. BGK podaje, że firmy planują zwiększyć liczbę wdrożonych narzędzi cyfrowych w ciągu najbliższych 12 miesięcy nawet o połowę. Mikrofirmy z czterech do sześciu, małe z dziewięciu do dwunastu, średnie z jedenastu do szesnastu. Nikt nie wdraża kolejnych systemów dla zabawy. Wdraża się je, bo poprzednie zaczęły dawać wymierny efekt.

Dla blisko połowy badanych przedsiębiorstw główną barierą inwestycyjną jest niepewna sytuacja rynkowa. To właśnie obawa przed zmiennością otoczenia powoduje, że wiele firm nie sięga głębiej do portfela, kiedy stają przed możliwością głębokiej cyfryzacji. Wolą poszukać nowych pracowników.

Tych jednak brakuje. Tradycyjny model skalowania biznesu, polegający na zatrudnianiu kolejnych osób do ręcznej obsługi dokumentów, magazynu czy księgowości, przestaje działać. Zapaść demograficzna nie pyta nikogo o zdanie i odbiera przedsiębiorcom komfort wyboru.

– AI błyskawicznie i skutecznie rozpycha się na rynku. Rozwiązania AI dziś często stanowią wsparcie w procesach, ale są gotowe wkrótce przejąć ich ciężar, rozwiązywać problemy. Sztuczna inteligencja niebawem może się stać remedium na gwałtowne zmiany demograficzne – wyjaśnia szef Symfonii.

Obserwacje rynku dowodzą, że to właśnie sztuczna inteligencja może z powodzeniem przejąć potencjalnie nudne i rutynowe zadania biurowe. Te, za którymi człowiek i tak tęsknić nie będzie.

– Pracodawcy nieuchronnie będą musieli zmierzyć się z coraz większym niedoborem pracowników i zaadaptować się do starzenia się społeczeństwa. Wykorzystanie potencjału nowych technologii, w tym AI, może tę lukę skutecznie wypełnić: pomóc zautomatyzować te obszary, w których rąk do pracy będzie brakować i pozwolić firmom na inwestowanie w rozwój pracowników. Jesteśmy świadkami ogromnej technologicznej zmiany, w której centrum są inteligentne rozwiązania – dodaje ekspert.

Symfonia, chcąc oferować zintegrowany ekosystem rozwiązań cyfrowych i umożliwiać firmom podejmowanie decyzji opartych na danych, stawia na innowacje oparte na chmurze.

– Każdy nowy produkt wdrożony w Symfonii po 2022 r. to produkt oferowany w tym środowisku. Przechodzimy z modelu licencyjnego na model SaaS, zapewniając tym samym firmom większą elastyczność prowadzenia biznesu i skalowalność bez konieczności ponoszenia wysokich nakładów na infrastrukturę informatyczną. Rozwiązania chmurowe to także większa niezależność, pewność ciągłości działania i szybsze zarządzanie zmianami. To szansa na nieporównywalną zmianę w efektywności i sposobie prowadzeniu biznesu. Liczę tu na przełom – tłumaczy Ciski.

Nie inaczej jest ze sztuczną inteligencją, która dla wielu organizacji potrafi być prawdziwym game changerem. Zwłaszcza w parze z chmurą. – A jeśli połączyć tę zmianę z rozwiązaniami AI, przedsiębiorstwa mogą błyskawicznie awansować do kategorii Liderów cyfryzacji – kończy ten wątek CEO Symfonii.

Problem w tym, że zanim AI zacznie ratować firmy przed brakiem rąk do pracy, ktoś musi ją najpierw podpiąć do systemu. A z tym MŚP mają poważny kłopot. Z raportu BGK wynika, że dziś z AI i uczenia maszynowego korzysta zaledwie 12,7 proc. polskich MŚP.

Mało tego, aż 51,9 proc. firm nie zna platform e-commerce, a 43,3 proc. nie wie, czym są nowoczesne narzędzia obsługi klienta. To luka kompetencyjna. I to ona, a nie pieniądze, jest dziś największym hamulcem cyfrowego skoku. Potwierdzają to dane o finansowaniu cyfryzacji. 86 proc. przedsiębiorstw utrzymałoby decyzję o cyfrowej transformacji nawet bez dostępu do bezzwrotnych dotacji.

Cyfryzacja o własnych siłach jest bardzo wymagająca. Eksperci BGK dość klarownie wskazali, że 80,6 proc. MŚP wdraża rozwiązania cyfrowe z zewnętrznym partnerem, najczęściej dostawcą oprogramowania, rzadziej integratorem, agencją czy konsultantem. To pokazuje, że rynek od dawna nie radzi sobie z cyfryzacją w pojedynkę. Potrzeba partnerów technologicznych.

Pytanie tylko, czy partner, którego wybierze przedsiębiorca, kończy swoją rolę na samym wdrożeniu, czy zostaje z firmą również wtedy, gdy ta zaczyna myśleć o kolejnych krokach takich jak automatyzacja, chmura czy AI. Słynne Do bramy i się nie znamy jest w procesie cyfryzacji szczególnie groźne, bo cyfryzacja nie jest projektem z datą zakończenia. Jest procesem, który dopiero z dobrym partnerem ma szansę nabrać sensu, żeby zmiana była naprawdę systemowa.

– Jako Symfonia chcemy być w centrum tej zmiany, wspierając europejskie firmy w procesie cyfryzacji i pokazując im wymierne korzyści. Projektujemy narzędzia w oparciu o ich doświadczenia, słuchamy, jak zmienia się ich zapotrzebowanie. Nieustannie inwestujemy w nowoczesne, bezpieczne, inteligentne rozwiązania, które odpowiadają na specyficzne potrzeby rozmaitych branż. Dostarczamy przedsiębiorcom odpowiednie oprogramowanie mając na względzie nie tylko ich bieżące, ale i jutrzejsze potrzeby. Cały czas poszerzamy nasze AI-owe zasoby, ale tempo zmian dopasowujemy do dynamiki naszych klientów i ich organizacyjnej gotowości na nowe. Wkraczamy z innowacjami wtedy, kiedy nasi klienci są na nie gotowi – podsumowuje Piotr Ciski.