KSeF to nie koniec obowiązków. Twoja księgowa wciąż cię potrzebuje

Wokół KSeF narosło sporo nieporozumień, więc zacznijmy od uporządkowania faktów. KSeF to centralna baza Ministerstwa Finansów, w której od tego roku gromadzone są wszystkie faktury wystawiane przez firmy w Polsce. Działa to dość prosto. Wystawiasz fakturę sprzedażową w swoim programie księgowym, program wysyła ją w jednolitym formacie XML do KSeF, system nadaje jej numer referencyjny i wystawia urzędowe poświadczenie odbioru. Od tego momentu faktura jest formalnie wystawiona. W tej samej bazie czekają na ciebie faktury zakupowe, które inni wystawili na twoją firmę. Twoja księgowa ma do nich dostęp, możesz mieć i ty.

Co dla przedsiębiorców zmienił zatem KSeF? Może na pierwszy rzut oka tego nie widać, ale roszady są znaczne. Po pierwsze, ujednolicił format. Każda faktura wygląda tak samo, co eliminuje błędy odczytu i pomyłki w przepisywaniu danych. Po drugie, scentralizował obieg. Nie pojawiają się już wątpliwości, czy faktura dotarła do kontrahenta, kiedy i w jakiej wersji. Po trzecie wreszcie, przejął archiwizację. Faktur z KSeF nie musisz przechowywać przez dziesięć lat, robi to za ciebie państwo. Po czwarte, skrócił czas zwrotu VAT z sześćdziesięciu do czterdziestu dni.

Same zalety, prawda? W zasadzie prawda, ale chyba tak długo w przestrzeni publicznej powtarzane były slogany o automatyzacji procesu księgowego przez KSeF, że niektórzy uwierzyli, iż faktycznie jeden klik wszystko załatwia. Aż tak pięknie niestety nie jest.

KSeF nie księguje, nie kategoryzuje kosztów, nie odlicza VAT-u, nie pilnuje płatności i nie odpowiada na pytania księgowej. Nie ma w nim miejsca na opis to za kampanię w maju, informację uzgodnione z Pawłem ani status wstrzymane do wyjaśnienia. KSeF dostarcza dokument. Wszystko, co dzieje się wokół tego dokumentu, dalej dzieje się między tobą a twoją księgową – albo się nie dzieje i wtedy pojawiają się problemy.

Największy błąd, jaki przedsiębiorca popełnia po wejściu w życie KSeF, to traktowanie wysyłki faktury do systemu jako zakończenia sprawy. Od strony formalnej wszystko się zgadza. Urząd ma dokument, kontrahent ma do niego dostęp, system zarejestrował transakcję. Zamknięty jest jednak tylko obieg dokumentacji. Cała reszta, począwszy od kontekstu wydatku, a skończywszy na decyzji o zaksięgowaniu, dalej leży po twojej stronie. Jeśli ta reszta się nie wydarzy, to zapewne czeka cię wiele rozmów telefonicznych, a być może także wieczornego przeglądania korespondencji i rozmów z księgową. Bo KSeF i owszem, zarejestrował fakturę, ale księgowej nikt jej nie objaśnił.

Wystarczy spojrzeć, co widzi dział księgowości lub zewnętrzny specjalista, kiedy pobiera z KSeF fakturę kosztową twojej firmy. Kontrahenta, kwotę, datę, numer i stawkę VAT. Tyle. Nie widzi natomiast tego, po co ten wydatek w ogóle powstał, czyli czy przelew na 1500 zł za usługi konsultingowe to stała miesięczna obsługa, czy jednorazowy wydatek na potrzeby konkretnego projektu. Nie wie też, czy faktura była z tobą uzgodniona, czy ktoś po prostu wystawił dokument bez konsultacji, korzystając z tego, że twój NIP nie jest tajemnicą i można go znaleźć w kilka sekund.

To nie koniec znaków zapytania. Księgowa lub księgowy nie wie, czy faktura została zapłacona, jest do zapłaty, czy wstrzymujesz ją do wyjaśnienia. Nie wie wreszcie, jak chcesz ją ująć, czy jako koszt firmowy, czy z odliczeniem VAT, czy może w ogóle do wyjaśnienia z kontrahentem. Widzi dokument. Nie widzi twojej decyzji.

Przed KSeF ten problem prawie nie istniał, ponieważ cały ten zestaw informacji docierał do księgowej razem z dokumentem. Faktura zazwyczaj przychodziła mailem z dopiskiem to za kampanię na maj, projekt X, zaakceptowana i sprawa nie wymagała większych wyjaśnień. Dziś dokument trafia do KSeF surowy, bez słowa i bez intencji, a księgowość widzi w nim za mało, żeby cokolwiek z tym zrobić bez dodatkowej rozmowy z tobą. Dodam, że rozmowy często niewygodnej, rwanej, prawie zawsze nie w porę, toczonej pomiędzy spotkaniami a sprawami bieżącymi. Uzupełnianej mailami i gorączkowym szukaniem informacji w kilku miejscach. Bo tak wygląda odkopywanie ważnych kwestii księgowych sprzed kilku tygodni w dynamicznym biznesie.

Czego więc tak naprawdę potrzebuje przedsiębiorca po wejściu KSeF? Miejsca, w którym może z fakturą zrobić coś więcej, niż tylko ją zobaczyć. Dopisać kontekst. Oznaczyć status. Zatwierdzić albo wstrzymać. Innymi słowy, potrzebna jest platforma łącząca twoją firmę, księgową i KSeF. Na całe szczęście takie rozwiązania zaczynają pojawiać się na rynku usług księgowych.

Bez obaw, nie musisz teraz przeczesywać internetu i pytać znajomych przedsiębiorców, który program powinieneś wybrać. Od tego masz właśnie takie teksty, które podsuwają sprawdzone przez tysiące firm rozwiązania. Jednym z nich jest Scanye. To polska – co warto podkreślić – platforma do pracy nad fakturami między firmą, jej księgową lub działem księgowości a samym KSeF. Czyli wypełnia dokładnie tę lukę, którą określiliśmy jako kluczową.

Narzędzie dostępne jest w wersji webowej, z której korzysta się przez przeglądarkę na komputerze, oraz w aplikacji mobilnej na iOS i Android, a dane między obiema wersjami synchronizują się w czasie rzeczywistym. Fakturę można zatem opisać w drodze do biura, prosto ze smartfona, a księgowa zobaczy ją chwilę później na swoim ekranie. Można też wszystko robić zza biurka – zależy od twojego stylu prowadzenia firmy.

Z platformy korzystają zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i większe firmy z własnymi działami księgowości oraz biura rachunkowe obsługujące setki klientów. Te ostatnie są najlepszą rekomendacją. Jeśli program do księgowości jest wybierany przez samych księgowych, nie ma w tym przypadku.

Wróćmy jednak do technikaliów. Skrótowo, ale trzeba o nich wspomnieć. Scanye integruje się ze wszystkimi największymi programami księgowymi działającymi na polskim rynku, w tym z Comarch ERP Optima, InsERT, Symfonią, Enova365, Wapro czy Raks SQL.

Dane przechowywane są na serwerach w Unii Europejskiej, zgodnie z przepisami RODO, na infrastrukturze z certyfikatem bezpieczeństwa ISO 27001. Program pozwala każdą fakturę opisać, oznaczyć kategorię kosztu, zostawić komentarz i przekazać decyzję dalej. Wszystko w jednym miejscu, z pełną historią akceptacji, na której można się oprzeć w razie kontroli albo audytu wewnętrznego. Komunikacja z księgową też przenosi się do platformy, więc kończą się rozproszone wątki w mailach, na czatach i w wiadomościach głosowych.

Po jednorazowym połączeniu z KSeF aplikacja sama, w czasie rzeczywistym, pobiera twoje faktury zakupowe. Nie musisz logować się do rządowej aplikacji ani niczego odświeżać. Widzisz wszystko w jednym miejscu, dodajesz opis, oznaczasz, co ma się stać z fakturą, i przekazujesz to księgowej. Sprzedażowe? Tak samo, również trafiają przez Scanye prosto do KSeF i w konsekwencji do twoich kontrahentów.

Zaryzykuję stwierdzenie, że właśnie tak powinien wyglądać nowoczesny proces fakturowania. Scanye to platforma, która płynnie integruje się z KSeF-em, ułatwia pracę księgowej i eliminuje konieczność ciągłego dopytywania o szczegóły. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na tym, co naprawdę ważne – na rozwijaniu swojego biznesu.

Wypróbuj możliwości platformy, zarejestruj się i skorzystaj z 30-dniowego darmowego dostępu do aplikacji Scanye.