I co z tym KSeF? Działa, czy nie działa? [OPINIA]

Tekst powstał w ramach projektu WP Opinie. Przedstawiamy w nim zróżnicowane spojrzenia komentatorów i liderów opinii publicznej na kluczowe sprawy społeczne i polityczne.

Problem pojawił się na etapie logowania do systemu, a konkretnie przy uwierzytelnianiu użytkowników przez Profil Zaufany (PZ). To właśnie ta metoda była najczęściej wybierana – szczególnie przez jednoosobowe działalności gospodarcze, małe firmy i osoby, które dopiero rozpoczynały pracę z KSeF.

Już przed południem w poniedziałek, 2 lutego doszło do spowolnienia działania Profilu Zaufanego, a następnie do coraz poważniejszych utrudnień. Była to niewątpliwie wpadka wizerunkowa, jednak z punktu widzenia funkcjonowania systemu ważniejsze jest inne pytanie: czy KSeF jako system działał i co z tego wynika?

Przyczyną przeciążenia Profilu Zaufanego była przede wszystkim jego niska przepustowość. Chętnych do wejścia do KSeF tą drogą było 8 razy więcej niż przewidywano. Wiele osób logowało się do systemu wyłącznie po to, aby sprawdzić, czy działa, jak wygląda, czy "coś już wpadło" – nawet jeśli realnie nie spodziewali się faktur 2 lutego. Wśród logujących się po raz pierwszy do systemu z użyciem Profilu Zaufanego, byli też spóźnialscy, a więc przedstawiciele niektórych dużych firm, które od 1 lutego mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Takich firm jest ponad 4 tysiące. Część z nich na ostatnią chwilę składała tzw. formularze ZAW-FA, logowała się po raz pierwszy do systemu aby nadać uprawnienia księgowym lub pracownikom.

Tych problemów mogli uniknąć. Wystarczyło bowiem zalogować się wcześniej i pobrać tokeny lub certyfikaty KSeF. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z programu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF, logowanie odbywa się inną metodą uwierzytelnienia – bez udziału Profilu Zaufanego, poprzez integrację API.

Profil Zaufany jest bowiem tylko jedną z metod dostępu do systemu. Ważną zwłaszcza przy pierwszej rejestracji.

Wbrew medialnym nagłówkom sam system KSeF był sprawny i nieprzeciążony, chociaż to oczywiście marne pocieszenie dla tych, którzy nie mogli się do niego dostać, żeby ściągnąć faktury na nich wystawione.

Ale użytkownicy korzystający z alternatywnych metod uwierzytelniania pracowali w systemie bez problemów. Faktury w KSeF były normalnie wystawiane m.in. przez takie firmy jak Orange czy Empik, Shell, Leroy Merlin, Orlen…

W ich przypadku faktury są generowane automatycznie w systemach ERP, przesyłane do KSeF przez API, również odbiór faktur odbywa się automatycznie. To dlatego, że system jest integrowany z KSeF. Token lub certyfikat KSeF wgrany do systemu księgowego umożliwia:

• ciągły, automatyczny dostęp do systemu,
• wysyłkę i odbiór faktur bez interakcji użytkownika,
• pełne uniezależnienie się od Profilu Zaufanego i Węzła Krajowego.

Sam KSeF jest przygotowany na przyjęcie w ciągu godziny tylu faktur, ile Ministerstwo spodziewa się w ciągu całej doby. Jak podawali przedstawiciele Ministerstwa Finansów, utrudnienia w logowaniu nie wpłynęły na liczbę faktur wpływających do systemu.

Problem mieli przede wszystkim mniejsi przedsiębiorcy, który nie mogli dostać się do systemu, żeby odebrać faktury.

Przepisy przewidują szczególne procedury na wypadek awarii systemu KSeF– wtedy podatnik ma 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii na przesłanie wystawionych w tym czasie faktur offline do systemu.

Jednak w omawianej sytuacji nie doszło do awarii KSeF, którą regulują przepisy. Z punktu widzenia ustawy VAT wszystko działało, a problemy z logowaniem są poza kwestiami podatkowymi, przynajmniej w teorii.

Oznacza to, że jeśli ktoś w tym czasie wystawił faktury KSeF offline w swoim systemie to powinien je wprowadzić do systemu najpóźniej następnego dnia, a nie w ciągu 7 dni. Żeby takie faktury offline wystawić musiał jednak wcześniej pobrać z KSeF odpowiednie certyfikaty.

Jednocześnie warto przypomnieć, że w 2026 r. nie będą stosowane sankcje i kary za błędy w korzystaniu z KSeF. Jeśli ktoś wystawi zatem w terminie fakturę tradycyjną (np. papierową) a nie ustrukturyzowaną XML – mimo istnienia takiego obowiązku - nie spotka go z tego tytułu kara.

Historia pierwszego tygodnia funkcjonowania KSeF pokazuje, że w przypadku firm obowiązanych do wystawiania faktur w systemie od 1 kwietnia 2026 r. najbliższe dwa miesiące warto wykorzystać na realne przygotowania:

• wdrożenie programów księgowych zintegrowanych z KSeF,
• wcześniejsze pobranie tokenów i certyfikatów,
• wcześniejsze złożenie formularza ZAW-FA (dla spółek bez pieczęci kwalifikowanej),
• nadanie z wyprzedzeniem uprawnień biurom rachunkowym i pracownikom.

Najmniejsze firmy i przedsiębiorcy zapewne nadal będą korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dlatego Profil Zaufany pozostanie dla nich niezwykle istotny. Pozostaje więc mieć jednak nadzieję, że Ministerstwo Cyfryzacji poprawi jego przepustowość przed kolejnym etapem wdrożenia.

Bez tego elementu trudno zakładać, że KSeF zda pomyślnie test systemu wiosną 2026 roku.

Małgorzata Samborska, doradca podatkowy