Nadchodzi cyfrowa rewolucja w księgowaniu dokumentów. Co trzeba wiedzieć o KSeF?

Pod koniec sierpnia prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę nowelizującą przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co zakończyło proces legislacyjny i potwierdziło datę wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania na 2026 r..

Przypomnijmy, że KSeF to państwowa platforma, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w tzw. formie ustrukturyzowanej – jednolity standard XML. Dzięki niej proces fakturowania ma stać się prostszy – automatyzacja księgowości i digitalizacja faktur, a błędy w dokumentach rzadsze. Zdaniem Ministerstwa Finansów obieg dokumentów w firmach będzie bardziej efektywny i bezpieczny, a administracja podatkowa zyska konkretne narzędzia do skuteczniejszej kontroli rozliczeń.

Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie etapami. Najwcześniej, bo od 1 lutego 2026 r., obligatoryjnym e-fakturowaniem objęte zostaną duże firmy, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców, także tych zwolnionych z VAT, nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. Do 1 stycznia 2027 r. czas na dostosowanie się do wymogów KSeF otrzymają najmniejsze podmioty, których transakcje opiewają na niewielkie kwoty (10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie).

Obowiązkowy KSeF dla polskich firm to rewolucja w prowadzeniu księgowości. Przed nami pełna automatyzacja księgowości i digitalizacja faktur, a co za tym idzie definitywny koniec z ręcznym wystawianiem faktur. To nie tylko ogromna zmiana dla samych przedsiębiorców, ale też w pracy działów księgowych. Wszystkie faktury kosztowe oraz sprzedażowe będą musiały obligatoryjnie być przesłane przez serwery Ministerstwa Finansów. Dlatego już teraz warto przygotować się do nowej gospodarczej rzeczywistości i zacząć korzystać z nowoczesnych systemów księgowych dla firm.

Zaufanym partnerem w dziedzinie automatyzacji księgowości i e-fakturowania jest – wywodząca się z Estonii – firma Fitek, która posiada biura w 7 krajach Europy, w tym w Polsce. Stworzone przez nią oprogramowanie Fitek to nowoczesna platforma do  zarządzania obiegiem dokumentów sprzedaży oraz kosztowych, współpracująca z każdym systemem księgowym ERP.

Fitek cyfryzuje blisko 8 mln faktur o wartości ponad 16 miliardów EUR, dla ponad 4000 firm i 50 tys. użytkowników w całej Europie.

Oprogramowanie Fitek pozwala sczytywać dane z każdego rodzaju dokumentu księgowego, co gwarantuje oszczędność czasu i eliminuje błędy. Fitek integruje się z KSeF, wspiera księgowych w alokacji kosztów, a dzięki autorskim modelom AI automatyzuje procesy zarządzania obiegiem dokumentów.

Co to oznacza w praktyce? Tłumaczy Vaidas Knieza, CEO Fitek Polska: – Obecne systemy księgowe oraz programy je wspierające wciąż wymagają "ręcznej" pracy księgowego. Modele AI w oprogramowaniu Fitek uczą się poprzez obserwację manualnej pracy księgowego, a następnie, gdy faktura od tego samego dostawcy ponownie zostanie przesłana do systemu, powtarzają określone procedury. Krótko mówiąc, program dokładnie w ten sam sposób zaksięguje nową fakturę, jak zrobił to księgowy poprzednim razem.

System księgowy dla firm pozwala na komfortową obsługę również na smartfonie. W aplikacji mobilnej Fitek możemy zarządzać wydatkami, wysyłać raporty i zatwierdzać faktury z dowolnego miejsca. Co ważne, raz na zawsze pozbędziemy się też kłopotu z zawieruszonym lub zniszczonym paragonem. W aplikacji szybko i wygodnie zdigitalizujemy dokument, wystarczy tylko zrobić zdjęcie, a system scyfryzuje dokument i prześle do zaksięgowania.

Oprogramowanie Fitek pomaga ponadto w lepszym zarządzaniu firmowymi zakupami – od zapytań pracowników po gotowe zamówienia dla dostawców. Moduł zamówień (PO) wspiera cały proces aż do płatności, zapewniając pełną kontrolę nad zakupami, zanim staną się one zobowiązaniem finansowym. Niezależnie od tego, czy tworzymy oficjalne zamówienia dla dostawców, czy zarządzamy wewnętrznymi wnioskami do zatwierdzenia. Warto pamiętać, że zamówienia mogą pełnić rolę wiążących umów – ich zautomatyzowanie będzie zabezpieczeniem w przypadku problemów z dostawą lub ceną.

1 lutego 2026 r. wchodzi w życia rewolucja w księgowaniu. Bądź liderem cyfrowej zmiany i dołącz do ponad 50 tys. użytkowników w Europie, które zaufały rozwiązaniom Fitek.

Więcej informacji o oprogramowaniu Fitek znajdziesz tutaj.