Potężne narzędzie do walki z przestępstwami podatkowymi. Startuje wielki test [OPINIA]

Tekst powstał w ramach projektu WP Opinie. Przedstawiamy w nim zróżnicowane spojrzenia komentatorów i liderów opinii publicznej na kluczowe sprawy społeczne i polityczne.

Wśród największych wyzwań, z jakimi w 2026 roku mierzy się polska gospodarka, obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zajmuje miejsce szczególne. To jedna z najbardziej złożonych reform księgowo-technologicznych ostatnich lat – reforma, która z jednej strony ma uszczelnić system VAT i przyspieszyć cyfryzację państwa, z drugiej realnie zmienia codzienne funkcjonowanie setek tysięcy firm. Skala tej zmiany sprawia, że KSeF nie jest już tylko projektem informatycznym Ministerstwa Finansów, lecz testem dojrzałości cyfrowej całego polskiego biznesu.

Problem polega na tym, że do tego testu wielu przedsiębiorców przystępuje nieprzygotowanych. Im mniejsza firma, tym gorzej. Z moich rozmów z mikro i małymi przedsiębiorcami wynika, że część z nich dopiero teraz dowiaduje się, czym właściwie jest KSeF.

Zdarzają się firmy, których właściciele nie potrafią nawet rozwinąć tego skrótu, odkładają temat na później, bo dziś ważniejsze jest domykanie budżetów i bieżąca walka o płynność.

Tymczasem czasu zostało bardzo niewiele. Duże firmy wejdą w obowiązek korzystania z KSeF już 1 lutego, a mniejsze – choć faktury sprzedażowe będą musiały wystawiać w systemie od 1 kwietnia – już od lutego będą zobowiązane do odbierania faktur od swoich kontrahentów właśnie przez KSeF.

Ustawodawca przewidział co prawda okres przejściowy dla najmniejszych podmiotów – mikroprzedsiębiorcy z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie będą mogli do końca 2026 roku wystawiać faktury poza systemem – ale nie zmienia to faktu, że nowa rzeczywistość nadchodzi szybko i nieuchronnie. Wielu przedsiębiorców zainteresuje się KSeF dopiero wtedy, gdy po raz pierwszy nie będzie w stanie wystawić faktury "tak jak zawsze". To klasyczny moment zderzenia z regulacją, który zwykle bywa bolesny.

Z perspektywy państwa korzyści są oczywiste. KSeF daje administracji skarbowej dostęp do niemal pełnej informacji o fakturowaniu w gospodarce – w trybie 24/7. To potężne narzędzie do walki z nadużyciami VAT i innymi przestępstwami podatkowymi.

Jednocześnie jednak system nie obejmuje transakcji konsumenckich ani rozliczeń międzynarodowych, a więc nie eliminuje wszystkich znanych mechanizmów wyłudzeń, takich jak karuzele VAT. KSeF nie jest cudownym lekarstwem, lecz kolejnym elementem większej układanki.

Z punktu widzenia przedsiębiorców obraz jest bardziej ambiwalentny. Docelowo KSeF może uprościć wiele procesów: zniknie problem archiwizacji dokumentów, papierowych faktur, ręcznego przesyłania ich do kontrahentów czy żmudnego kompletowania dokumentów na potrzeby kontroli skarbowej.

Kontrole staną się szybsze i mniej uciążliwe, bo urząd już dziś będzie miał dostęp do danych. Pojawi się także realna korzyść finansowa w postaci szybszego – 40-dniowego – zwrotu VAT dla firm, które wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane.

Są też korzyści mniej oczywiste, ale równie istotne. KSeF znacząco ograniczy ryzyko zagubienia faktur czy ich wysłania do niewłaściwej osoby. Zmniejszy się również skala oszustw polegających na podsuwaniu firmom fałszywych lub nienależnych faktur z nadzieją na bezrefleksyjne zatwierdzenie płatności. W systemie, w którym faktura pojawia się niemal natychmiast po jej wystawieniu, znacznie łatwiej wychwycić pomyłkę lub próbę wyłudzenia.

Cena tych korzyści płacona jest jednak na starcie. Wdrożenie KSeF wymaga aktualizacji – a często gruntownej przebudowy – systemów finansowo-księgowych i procesów obiegu dokumentów. To kosztowna i czasochłonna operacja, szczególnie dla małych firm, które nie dysponują ani zapleczem IT, ani wyspecjalizowanymi kadrami. Dla nich KSeF oznacza koniec "ery papieru", faktur w Excelu i wysyłania dokumentów mailem do konkretnej osoby w księgowości klienta. To zmiana nawyków, a te – jak wiadomo – zmieniają się najtrudniej.

W pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu należy spodziewać się potencjalnych problemów, a nawet pewnej frustracji u części przedsiębiorców. Zburzony zostanie dotychczasowy porządek organizacyjny wielu firm. Może to chwilowo wpłynąć na ich płynność finansową, podobnie jak miało to miejsce przy wprowadzaniu e-recept czy usługi Twój e-PIT.

Warto podkreślić, że także dla dużych organizacji KSeF nie jest wdrożeniem "z pudełka". W Kaczmarski Group, gdzie miesięcznie wystawianych jest około 100 tysięcy faktur, dostosowanie do nowego systemu wymagało połączenia danych fakturowych z systemami CRM, przebudowy procesów obsługi klienta i inwestycji liczonych w milionach złotych. To pokazuje, że skala wyzwania jest ogromna nawet dla podmiotów z dużym zapleczem technologicznym. U nas w grupie mamy zatrudnionych ponad 200 informatyków.

Nie sposób pominąć także kwestii bezpieczeństwa. Centralizacja tak ogromnej ilości danych naturalnie rodzi obawy o cyberataki. Jednak ryzyko towarzyszy każdej cyfryzacji. Mam duży poziom zaufania dla procesów informatycznych i spodziewam się finalnie dużych korzyści.

Polska administracja ma już doświadczenie w budowie dużych, wrażliwych systemów – takich jak e-PIT, mObywatel czy profil zaufany – i nic nie wskazuje na to, by KSeF miał być wyjątkiem. Paradoksalnie większym zagrożeniem niż sama technologia pozostaje czynnik ludzki: brak higieny cyfrowej, słabe hasła, podatność na phishing. Szczególnie mikroprzedsiębiorcy, którzy dotąd pracowali na papierze, mogą stać się łatwym celem nowych form oszustw.

KSeF jest więc jednocześnie wyzwaniem i szansą. Wymusza inwestycje, zmusza do "porządków w piwnicy" i przyspiesza technologiczne dojrzewanie firm. To proces bolesny, ale konieczny. Jeśli zostanie dobrze przeprowadzony, może stać się impulsem do wzrostu produktywności i – w dłuższym horyzoncie – nowej ścieżki wzrostu PKB.

Warunek jest jeden: musimy przestać odkładać przygotowania na później i zacząć traktować KSeF nie jak przykry obowiązek, lecz jak element nieuniknionej modernizacji polskiej gospodarki.

Autorem jest Martin Kaczmarski, przedsiębiorca, właściciel polskiej grupy technologiczno-finansowej Kaczmarski Group