Godziny do rewolucji. Faktury w PDF zaczynają odchodzić do przeszłości

Rewolucja w fakturowaniu staje się faktem. Termin uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został wyznaczony na 1 lutego 2026 r. Co to oznacza dla firm? Ministerstwo Finansów udostępniło szczegółowe instrukcje, które dla wielu oznaczają konieczność całkowitej zmiany przyzwyczajeń biurowych.

System teleinformatyczny administracji skarbowej staje się jedynym pośrednikiem w wymianie dokumentów sprzedażowych między firmami. Znikają tradycyjne pliki PDF wysyłane e-mailem, a ich miejsce zajmują ustrukturyzowane dane cyfrowe, które trafiają bezpośrednio do chmury resortu finansów.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie poszczególne grupy firm w kilku etapach:

• Od 1 lutego 2026 r. – duże firmy, których obrót (z VAT) w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze (z wyjątkiem najmniejszych).
• Od 1 stycznia 2027 r. – podmioty, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Jak widać, obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkich podatników od 1 kwietnia 2026 roku, jednak najwięksi gracze o obrotach powyżej 200 mln zł wejdą do systemu już teraz. Ustawodawca przewidział pewne ułatwienia dla najdrobniejszych podmiotów.

Do końca 2026 roku z systemu nie muszą korzystać firmy, których faktury nie przekraczają łącznie 10 tys. zł miesięcznie. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli mała firma nie musi jeszcze wystawiać faktur w systemie, będzie musiała być gotowa na ich odbieranie tą drogą już od momentu startu systemu.

Dla małych firm (sprzedaż faktur <10 tys. zł/mc) zwolnienie z wystawiania trwa do końca 2026 r., ale muszą odbierać e-faktury i liczyć sprzedaż kumulująco – przekroczenie limitu włącza obowiązek natychmiast.

Co istotne, faktury w KSeF nie muszą być wysyłane natychmiast po wystawieniu, lecz niezwłocznie – w trybie online tego samego dnia, co pozwala na zachowanie daty transakcji w systemie. W przypadku braku internetu lub awarii (tryb offline) wystarczy przesłać je do następnego dnia roboczego, opatrzone kodem QR w formie wizualnej dla klienta, a w razie dłuższej przerwy technicznej – w ciągu siedmiu dni po przywróceniu dostępu. Wyklucza to gromadzenie dokumentów na koniec tygodnia czy miesiąca, ale nadal respektuje ogólne terminy z ustawy o VAT.

Sama definicja faktury ulega radykalnej zmianie. W nowym reżimie prawnym dokumentem księgowym nie jest kartka papieru ani jej cyfrowy obraz, lecz plik w formacie XML przesłany do urzędu. Faktura zyskuje moc prawną dopiero w momencie, gdy system nada jej unikalny numer identyfikujący KSeF.

Data przydzielenia tego numeru jest kluczowa, ponieważ wyznacza moment wystawienia dokumentu przez sprzedawcę oraz moment jego otrzymania przez nabywcę. Eliminuje to odwieczne spory o to, kiedy dotarła korespondencja z fakturą, gdyż w systemie dzieje się to w czasie rzeczywistym.

Dla małych przedsiębiorców, w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, kluczowe jest to, że korzystanie z systemu nie musi wiązać się z kosztami. Darmową i powszechnie dostępną metodą logowania do KSeF jest Profil Zaufany, ten sam, który służy do logowania do e-Urzędu Skarbowego czy ZUS. Nie ma konieczności zakupu drogiego podpisu kwalifikowanego ani pieczęci elektronicznej, która jest dedykowana głównie dużym spółkom. Resort finansów udostępnia również bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, działającą w przeglądarce internetowej, która pozwala na wystawianie i odbieranie dokumentów bez konieczności zakupu komercyjnego oprogramowania księgowego.

Wdrożenie KSeF wymusza uporządkowanie relacji z biurami rachunkowymi. Przedsiębiorca nie musi obsługiwać systemu samodzielnie. Może nadać uprawnienia swojemu księgowemu lub biuru rachunkowemu, co pozwoli im na pobieranie faktur zakupowych i wystawianie faktur sprzedaży w imieniu firmy.

Nadawanie uprawnień odbywa się elektronicznie, a w przypadku awarii lub braku możliwości cyfrowych – poprzez papierowy druk ZAW-FA składany w urzędzie skarbowym. Ważne jest precyzyjne określenie zakresu uprawnień, na przykład wyłącznie do wglądu w dokumenty, bez prawa do ich wystawiania.

System został zaprojektowany tak, aby działać także w sytuacjach braku dostępu do internetu lub awarii po stronie ministerstwa. Przewidziano specjalny tryb offline. W przypadku braku łączności przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie, a dokument musi zostać opatrzony specjalnym kodem QR. Taka faktura jest przekazywana klientowi w formie wizualizacji, na przykład wydruku lub pliku PDF, a do systemu KSeF musi zostać dosłana w ciągu jednego dnia roboczego po odzyskaniu połączenia. Kod QR pozwala nabywcy na późniejszą weryfikację, czy dokument faktycznie trafił do centralnej bazy.

Istotnym ułatwieniem jest wyłączenie z systemu faktur wystawianych na rzecz konsumentów (B2C). Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nadal może być dokumentowana w tradycyjny sposób i nie musi trafiać do KSeF. Faktury konsumenckie są wyłączone z obowiązku, co zdejmuje z przedsiębiorców detalicznych ogromny ciężar administracyjny. Podobne wyłączenia dotyczą biletów, które pełnią funkcję faktur, na przykład za przejazd autostradą czy biletów kolejowych na dowolną odległość.

Zmiany dotkną również sposobu dokonywania płatności za faktury. W przelewach biznesowych, realizowanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (split payment), konieczne będzie podawanie numeru KSeF faktury. Jeśli przelew dotyczy wielu faktur, system pozwoli na wygenerowanie zbiorczego identyfikatora płatności. To rozwiązanie ma uszczelnić system podatkowy i ułatwić powiązanie przepływów pieniężnych z konkretnymi dokumentami księgowymi.

Cyfryzacja niesie za sobą konkretne korzyści podatkowe, które mają osłodzić trudy wdrożenia. Podstawowy termin zwrotu podatku VAT zostaje skrócony z 60 do 40 dni. Znika obowiązek archiwizowania faktur w segregatorach czy na dyskach firmowych, ponieważ administracja skarbowa bierze na siebie obowiązek przechowywania tych danych przez 10 lat. Nie trzeba już wystawiać duplikatów faktur, ponieważ dokument cyfrowy w systemie nigdy nie zginie i nie ulegnie zniszczeniu.

Wdrożenie KSeF wiąże się także z modyfikacją procesów po stronie nabywców. Data przydzielenia numeru KSeF jest uznawana za datę otrzymania faktury, co ma bezpośredni wpływ na moment odliczenia podatku VAT. Dostęp do faktur przez administrację skarbową w toku czynności sprawdzających ma w założeniu przyspieszyć weryfikację zwrotów podatku.

Resort wskazuje również na uproszczenia w rozliczaniu korekt in minus, z uwagi na brak konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków z kontrahentem.

Zagraniczne firmy, takie jak te z siedzibą w UE czy USA, nawet jeśli prowadzą działalność w Polsce, nie muszą przystępować do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), o ile nie posiadają tu stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – na przykład biura z personelem czy magazynu pod ich kontrolą, w którym podejmowane są decyzje biznesowe.

W takim przypadku wystawiają one faktury w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), a nie w strukturze XML wymaganej przez KSeF. Obowiązek dotyczy tylko tych podmiotów zagranicznych, które spełniają kryteria stałego miejsca działalności na terytorium Polski, co pozwala polskim przedsiębiorcom otrzymywać od nich e-faktury w systemie dopiero po spełnieniu tych warunków.

Proces korygowania błędów na fakturach będzie prostszy. W KSeF wystawia się fakturę korygującą, która odnosi się do numeru pierwotnej faktury. Ogromnym ułatwieniem jest rezygnacja z konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z kontrahentem. Samo wystawienie korekty w systemie jest wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania, co eliminuje konieczność wymiany maili i potwierdzeń odbioru korekt.

Dla branż takich jak dostawcy mediów czy usług telekomunikacyjnych przewidziano możliwość dodawania załączników do faktur w KSeF. Dotyczy to jednak wyłącznie ściśle określonych danych, takich jak bilingi czy specyfikacje zużycia.

System nie pozwala na przesyłanie dowolnych załączników, takich jak skany umów, protokoły odbioru prac czy dokumentacja zdjęciowa. Tego typu dokumenty, jeśli są wymagane przez strony transakcji, muszą być przekazywane inną drogą, poza systemem faktur ustrukturyzowanych.

Nowe przepisy wprowadzają także zmiany w zakresie samofakturowania. Nabywca towaru może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, jeśli strony wcześniej zawarły odpowiednią umowę. W systemie KSeF wymaga to nadania nabywcy odpowiednich uprawnień. Jeśli w procesie samofakturowania bierze udział podmiot zagraniczny, procedura wymaga zastosowania specyficznych identyfikatorów.

Przygotowanie firmy do KSeF wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale i przeglądu umów z kontrahentami. Warto zweryfikować zapisy dotyczące momentu płatności czy sposobu doręczania faktur, zwłaszcza w kontekście trybów awaryjnych.

Ministerstwo Finansów zaleca rozpoczęcie testów systemu z wyprzedzeniem, korzystając z udostępnionego środowiska testowego, aby uniknąć paraliżu w dniu wejścia w życie przepisów. Właściwe przeszkolenie pracowników i ustalenie procedur postępowania na wypadek braku dostępu do systemu staje się kluczowym elementem strategii przetrwania na rynku w epoce cyfrowej księgowości.

Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl