Praca zdalna - dodatkowe koszty czy oszczędność dla pracownika?

Jedną z największych korzyści płynących z pracy zdalnej bez wątpienia jest duża oszczędność czasu. Pracownicy wykonujący obowiązki zawodowe w domu nie muszą poświęcać czasu na dojazdy do pracy i powroty do domu. Analitycy Polskiego Instytutu Ekonomicznego wskazali, że praca zdalna pozwala zaoszczędzić zatrudnionym osobom średnio 54 minuty dziennie. Brak konieczności dojazdów do zakładu pracy sprawia dodatkowo, że pracownik nie musi ponosić kosztów na taksówki, paliwo, czy komunikację publiczną. 

Co więcej, home office daje większą elastyczność godzin pracy. Pracując z domu, o wiele prościej jest zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance). Jak się okazuje, praca zdalna sprawia, że pracownicy o wiele bardziej koncentrują się na wykonywanych czynnościach. Wszystko to przekłada się na większą produktywność i efektywność pracy. 

Praca w domu naturalnie wiąże się z tym, że pracownik będzie musiał korzystać z domowej energii elektrycznej. A jak wiadomo, im więcej czasu spędzamy w domu, tym większe rachunki za prąd będziemy ponosić.

Cena prądu przy pracy zdalnej zależna będzie oczywiście do tego, jakich sprzętów używa dana osoba. Co więcej, jeśli w sezonie letnim pracownik używa w domu klimatyzacji dla komfortu pracy, wówczas rachunki za prąd mogą być jeszcze wyższe. Z wyliczeń Polskiego Instytutu Ekonomicznego przeprowadzonych w 2021 roku wynikało, że koszt zużycia prądu podczas pracy zdalnej może wzrosnąć o ok. 250 zł rocznie. Obecnie, przy podwyżkach cen prądu, koszt ten może być znacznie wyższy. 

Zgodnie z obowiązującym prawem pracodawca nie ma obowiązku zwracać pracownikowi kosztów za prąd czy internet. Polskie prawo jednak nie zakazuje takiego zwrotu, w związku z czym w okresie pandemii, wielu pracodawców decydowało się na pokrycie w/w kosztów. Wówczas kwestia zwrotu środków ustalana jest indywidualnie, najczęściej w formie zapisu w umowie o pracę.

Ponadto w świetle prawa zwrot kosztów za większe zużycie prądu podczas pracy zdalnej nie wliczał się do przychodów. Oznacza to, że kwota, którą otrzymał pracownik od pracodawcy, nie podlega pod podatek dochodowy.

W 2023 roku natomiast ma wejść nowelizacja Kodeksu pracy, zgodnie z którą zwrot kosztów za energię lub eksploatowany sprzęt (jeśli nie zostaje on zapewniony przez firmę) pozostanie po stronie pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca będzie zmuszony zwrócić pracownikowi poniesione koszty za prąd w związku z pracą zdalną. 

Podwyższone koszty uzyskania przychodu w obliczu pracy zdalnej już od czasu pandemii budziły wiele wątpliwości. Jeżeli pracownik miał miejsce zamieszkania inne niż miejscowość, w której znajdował się jego zakład pracy, nie otrzymywał dodatku za rozłąkę i jednocześnie nie pracował zdalnie, wtedy przysługiwały mu podwyższone koszty uzyskania przychodów. 

W momencie, gdy większość pracowników przeszła na home office, wówczas pojawił się problem. Kwestię tę wyjaśniło jednak Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie Dziennika Gazety Prawnej. Z wypowiedzi Ministerstwa Finansów jasno wynika, że praca zdalna nie pozbawia pracownika mieszkającego w innym mieście niż zakład pracy prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Po nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku i wprowadzonemu w związku z tym obowiązkowi zwrócenia pracownikowi kosztów za energię elektryczną praca zdalna jak najbardziej może być bardziej oszczędnym rozwiązaniem. Pracownik nie będzie bowiem musiał ponosić ani opłat za dojazdy do pracy i powroty, ani za prąd, który zużyje w gospodarstwie domowym na potrzeby pracy. Jednocześnie pracownikowi często odchodzą wówczas inne koszty, takie jak np. zakup kawy w drodze do biura, czy też zakup obiadu podczas dnia w pracy. 

Śmiało więc można powiedzieć, że praca zdalna jest nie tylko oszczędna pod względem czasu, ale i finansów.