Liderzy biznesowi muszą szybko dostrzegać wartość świetnych pomysłów, aby jak najszybciej zacząć czerpać z nich korzyści. Mimo to firmy często niechętnie stosują niekonwencjonalne metody. Typowy przykład to pomijanie znaczenia danych i projektowania w kontekście biur.
Aby podnosić kluczowe wskaźniki efektywności w najbliższych latach trzeba pokonać tę przeszkodę. Zwiększenie wydajności, wygenerowanie oszczędności i poprawa samopoczucia pracowników to tylko niektóre z dobrych stron zmiany sposobu myślenia o biurze.
Decyzje na podstawie danych
Projektowanie biura może stanowić wyzwanie, ponieważ wymaga dogłębnego zrozumienia potrzeb pracowników. O ile w przeszłości było to trudne, obecnie istnieją rozwiązania, które pozwalają precyzyjnie przeanalizować problemy i znaleźć sposoby na ich rozwiązanie.
Umożliwiają to inteligentne rozwiązania, takie jak Symbiosy i Origameo opracowane przez firmę HB Reavis, polegające na połączeniu systemu czujników oraz analizy danych.
Najpierw powstaje szczegółowy obraz środowiska biurowego. Inteligentne czujniki zbierają dane obrazujące sposób interakcji pracowników z biurem i czynniki wpływające na komfort pracy – a tym samym wydajność.
Na ich podstawie można stworzyć cyfrowy model biura, na którym wszystkie te informacje będą widoczne już na pierwszy rzut oka.
Następnie możemy zacząć wprowadzać zmiany w środowisku pracy, aby lepiej dostosować je do preferencji całego zespołu i poszczególnych pracowników, a także do potrzeb różnych działów.
Na przykład departament księgowości i dział projektów będą miały różne potrzeby. Ten pierwszy zapewne będzie pracował lepiej w przestrzeni zamkniętej, w której będzie mógł skupić się na zadaniu, z kolei ten drugi – w dużej, otwartej przestrzeni, która ułatwia pracę w grupie i wymianę pomysłów. Analiza danych pozwala określić te potrzeby ilościowo.
Co więcej, analiza danych pozwala dowiedzieć się, jak te preferencje zmieniają się w czasie, i automatycznie się do nich dostosować. Dzięki temu powstaje zwinne biuro umożliwiające personalizację pod konkretnych pracowników.
Mimo, że dane nie są jedynym sposobem na poprawę wyników firmy, dzięki nim wiemy, czy określone decyzje przynoszą pożądany efekt. Dzięki lepszej wiedzy o biurze możemy wprowadzić w nim zmiany, które bezpośrednio wpłyną na wydajność pracowników.
Dobrym przykładem jest inteligentny system rezerwacji biurek, która pozwala firmom zaoszczędzić 10% powierzchni użytkowej, a tym samym zmniejszyć czynsz. Wykorzystując dane w procesie decyzyjnym, możemy więc uzyskać maksymalne korzyści z inwestycji w inteligentne biuro – i uzyskać większy zwrot z inwestycji.
Inwestycje w projekt wnętrz
Dane mogą być też użyte podczas aranżacji wnętrz. Chociaż zmiany układu i wystroju często postrzega się głównie w kategoriach estetycznych, mogą one rzeczywiście wpływać na pracę. Częstym problemem jest poczucie pracowników, że układ biura nie spełnia ich wymagań, co zmniejsza ich wydajność.
W źle zaprojektowanym biurze może na przykład brakować miejsc do kooperacji lub odpoczynku. Znając wykorzystanie pomieszczeń, możemy całościowo przeanalizować, jakiego rodzaju przestrzeni potrzebują pracownicy i jakie zmiany miałyby największy wpływ na ich zadowolenie.
Dzięki temu możemy dostosować biuro, zapewniając równowagę między poszczególnymi przestrzeniami, tak aby pracownicy zawsze czuli się komfortowo. Co więcej, użyte elementy wystroju i meble mogą przynieść prawdziwą zmianę.
Dobrze przeprowadzona analiza danych pomoże stworzyć przestrzeń, w której pracownicy naprawdę będą chcieli przebywać, a inteligentnie zaprojektowane biuro przyniesie dalsze oszczędności.
Większe korzyści dzięki danym
Odpowiednie inteligentne rozwiązania biurowe pozwolą firmom podejmować bardziej świadome decyzje w sprawie przyszłych ulepszeń.
Niezależnie od tego, czy chodzi o dodanie naturalnych elementów w biurze, czy o zwykłą zmianę wystroju, dane pozwolą ustalić czynniki, które poprawiają wydajność pracowników – a tym samym wyniki biznesowe danej organizacji.
Materiał partnera: HB Reavis