To koniec ery eventów, jaką znamy. Jak Gridaly rewolucjonizuje branżę eventową?

Ostatnie lata to okres sporych zmian na rynku eventów, które rzucają nowe wyzwania zarówno pracodawcom, jak i organizatorom. Z perspektywy pracodawcy, koszty związane z wysłaniem pracownika na wydarzenie są coraz wyższe. Drożeje transport i zakwaterowanie, rosną też ceny biletów wstępu na biznesowe wydarzenia. Udział pracownika w evencie staje się więc coraz większą inwestycją, a żeby ta była dla pracodawcy rentowna, musi dawać gwarancję zwrotu — szczególnie w postaci skutecznej realizacji postawionych celów biznesowych.

Zmiany w branży eventów zauważają też organizatorzy, którzy muszą mierzyć się ze stale rosnącymi kosztami organizacyjnymi. W ostatnim czasie obserwuje się spore wzrosty cen usług eventowych, wynajmu przestrzeni, obsługi technicznej czy logistyki. Organizatorzy muszą też sprostać rosnącym oczekiwaniom uczestników, którzy coraz częściej oczekują od wydarzeń wartości dodanej, czegoś, co będzie dla nich realną wartością. W tej sytuacji pojawia się potrzeba stworzenia wyjątkowych doświadczeń eventowych, które przyciągną uwagę uczestników, jednocześnie pozostając opłacalnymi dla pracodawców i organizatorów.

Pracodawcy i organizatorzy eventów dostrzegają nadzieję w nowych technologiach, które poprawiałyby jakość uczestnictwa np. dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Miałyby one wspierać pracowników uczestniczących w wydarzeniach w skutecznej realizacji celów, np. w networkingu, w poszukiwaniu kontrahentów i partnerów biznesowych czy też w edukacji o rozwoju osobistym. Organizatorom z kolei innowacje technologiczne pomagałyby tworzyć i dostarczać najwyższej jakości doświadczenia eventowe, co skłaniałoby uczestników, by chętniej na nie powracać.

O nowych technologiach i sztucznej inteligencji mówił podczas Kongresu ESG Polskiej Mocy Biznesu Michał Jaworski z Microsoft, który w AI stara dopatrywać się pozytywnych aspektów. "AI już tu jest" — przekonuje, sugerując, że sztuczna inteligencja jest obecna niemalże w każdej dziedzinie naszego życia. Dodaje też, że działa ona na dwa sposoby - albo nam pomaga, albo przekształca rzeczy, które już dobrze znamy. Podobnego zdania jest Michał Ratajczak, CEO startupu technologicznego Gridaly, który wskazuje, że AI dokonuje transformacji w branży eventowej. "To nie jest tak, że sztuczna inteligencja pojawiła się w sektorze eventów i z dnia na dzień dokonała rewolucji. Ona po prostu przekształca dobrze znane nam wydarzenia tak, że korzystają na tym zarówno uczestnicy, jak i organizatorzy."

W myśl tego trendu startup Gridaly od 2023 rozwija swoją technologię wykorzystującą sztuczną inteligencję, która organizatorom ma pomóc tworzyć angażujące doświadczenia eventowe, a uczestnikom pozwalać efektywniej wykorzystywać swój czas na evencie. Jednym z rozwiązań oferowanych przez startup są inteligentne rekomendacje, które na podstawie podanych przez uczestników informacji podpowiadają, z jakimi osobami warto umówić się na spotkanie networkingowe czy też jaki punkt programu warto obejrzeć. "To wielka szansa dla uczestników eventów, dzięki której nie tylko precyzyjniej dobiorą partnerów do networkingu, ale też nie pominą najważniejszych punktów w programie" - przekonuje Ratajczak. Uczestnicy korzystający ze stworzonej przez Gridaly inteligentnej technologii mogą znaleźć spersonalizowane rekomendacje w aplikacji eventowej, która towarzyszy im na ich smartfonach przed, w trakcie oraz po wydarzeniu. "Dzięki sztucznej inteligencji uczestnik zyskuje osobistego asystenta, który personalizuje jego doświadczenie eventowe i dostosowuje je do jego oczekiwań" - dodaje Ratajczak.

Innowacje technologiczne nie wystarczą jednak, żeby w zrobić rewolucję w branży eventowej. Jak przekonuje CEO Gridaly, "konieczne będzie też obranie nowej perspektywy i spojrzenie na eventy jak na dłuższy proces, który rozpoczyna się już w momencie wejścia na stronę wydarzenia i trwa na długo po opuszczeniu venue przez ostatniego uczestnika." Co to oznacza w praktyce? Mniej więcej to, że organizatorzy będą musieli włożyć więcej wysiłku w działania przed- i poeventowe, jeśli zależy im na nawiązaniu jakościowych kontaktów biznesowych ze swoimi uczestnikami. "Przyjazna i estetyczna strona wydarzenia, prosty proces rejestracji i zakupu biletów, komunikacja mailowa lub SMS-owa, która tworzy ekscytację przed eventem. To wszystko są punkty styku z uczestnikiem, które mogą przeważyć o tym, czy jego poziom zadowolenia będzie wystarczająco wysoki, aby w przyszłości został on np. naszym klientem" - wyjaśnia Ratajczak. "Podobnie jest z komunikacją poeventową, ankietami satysfakcji, certyfikatami uczestnictwa czy udostępnianiem nagrań z wydarzenia. Takie działania pokazują, że organizatorowi zależy na tym, by jego uczestnik miał jak najlepsze doświadczenie eventowe" - dodaje.