Wracamy do biura? Tak, ale to już nie będzie to samo miejsce

Można sobie wyobrazić, jak przekłada się to na produktywność w firmach – gdy jedna trzecia pracowników jest uwięziona w warunkach, które uniemożliwiają im pracę na pełnych obrotach.

To tylko jedna z wielu liczb poznanych dzięki ankiecie firmy deweloperskiej HB Reavis, przeprowadzonej wśród niemal pół tysiąca liderów biznesu w całej Europie.

Badanie przyniosło szereg obserwacji na temat ewolucji przestrzeni pracy, ukazując stosunek pracodawców i pracowników do pracy z domu i zmian, jakich życzyliby sobie w przyszłości.

Aby zrozumieć znaczenie tych wyników, w raporcie "The Future of Work" pogrupowano je na cztery trendy, które w najbliższych latach wpłyną na rozwój biznesu oraz produktywność pracowników: model hybrydowy, środowisko cyfrowe, zwinność oraz well-being. 

Każdy słyszał o tym modelu, a może w pewnym stopniu już go wdrożył – nie bez powodu.

W prawie każdej firmie istnieją zadania, których nie da się wykonywać zdalnie lub które lepiej realizować "na żywo" i w większym gronie. Z kolei wiele innych można z powodzeniem podejmować z domu, zachowując większą kontrolę nad dniem roboczym.

Uzyskanie właściwej równowagi polega na elastyczności w doborze środowiska do danego zadania. Chociaż niektórzy skorzystali ze zmiany wymuszonej wybuchem pandemii i odkryli, że home office im odpowiada, pracodawcy uważają, że wydajność pracownika spada, gdy musi on pracować w takim trybie przez cały czas.

Aż 45 proc. menedżerów oceniło produktywność swojego zespołu w trybie pracy zdalnej jako zaledwie dostateczną lub niezadowalającą.

Jedną z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy jest fakt, że pełnoetatowa praca z domu ogranicza współpracę, wymianę wiedzy i możliwość uczenia się od współpracowników, czyli kluczowe czynniki decydujące o rozwoju każdej firmy.

Zauważyło to aż 66 proc. ankietowanych. Brak interakcji ma rzeczywisty wpływ na produktywność i kreatywność. W rezultacie zarówno pracodawcy, jak i pracownicy dostrzegają, jak ważne jest dostosowanie środowiska pracy do bieżących potrzeb. Ważnym krokiem w tym kierunku jest właśnie hybrydowy model pracy.

Problemów z pracą zespołową nie rozwiąże powrót do tradycyjnego środowiska biurowego. Pracownicy muszą jak najlepiej wykorzystać tę przestrzeń, aby zwiększyć wydajność. Z kolei pracodawcy zaczynają uświadamiać sobie, że produktywności sprzyja użycie odpowiedniej technologii. Niektórzy są pod tym względem bardziej zaawansowani od innych.

Blisko jedna piąta firm już teraz planuje wdrożyć co najmniej jedno rozwiązanie zwiększające komfort i wydajność pracowników, a liczba ta z pewnością będzie rosnąć w ciągu kolejnego roku.

Jak to wygląda w praktyce?

Na podstawowym poziomie pracownicy potrzebują między innymi bezpiecznego środowiska pracy. Oznacza to na przykład bezdotykowe wejście do budynku. Sprawa jest jednak dużo bardziej zaawansowana. Biuro może sprzyjać wydajności, wykorzystując inteligentne narzędzia analizy informacji. Na przykład monitoring jakości powietrza.

Biorąc pod uwagę wpływ tego czynnika na produktywność i samopoczucie, nie dziwi, że 24% firm już teraz interesuje się rozwiązaniami w tym zakresie.

Ankieta HB Reavis wykazała, że potrzeby firm są zmienne. 10% ankietowanych zwiększyło zatrudnienie w reakcji na pandemię, 27% je zmniejszyło, a 15% całkowicie wstrzymało działalność. Firmy muszą być w stanie szybko przystosowywać się do gwałtownych zmian, co oznacza konieczność zwinnej organizacji biura.

Pracownicy wyrażają ponadto zainteresowanie personalizacją środowiska pracy, tak aby lepiej odzwierciedlało ich potrzeby w przyszłości.

Z kolei menedżerowie w ankiecie okazali się podzieleni, jeśli chodzi o planowany wybór przestrzeni biurowej po powrocie z trybu zdalnego.

W przypadku firm rozdartych między zamkniętym a otwartym układem biura czy umowami długo- a krótkoterminowymi, wybór zwinnej aranżacji biurowej i elastycznej umowy dopasowanej do potrzeb to priorytet. 

Pracownikom zależy nie tylko na wyposażeniu zwiększającym bezpieczeństwo przebywania w biurze, ale także na otoczeniu sprzyjającemu dobremu samopoczuciu. Mowa tu o potrzebach, których często nie da się zaspokoić poza biurem.

Na przykład wielu pracownikom brakuje interakcji społecznych, jakie umożliwia praca w jednym budynku: ponad połowa stwierdziła, że brakuje im biurowych żartów czy spontanicznych spotkań z współpracownikami, a ponad jedna czwarta tęskni za wspólnym jedzeniem lunchów.

To zresztą tylko przykład – zdrowie i samopoczucie w istotny sposób zwiększają wydajność pracowników. W połączeniu z innymi czynnikami sprzyjającymi dobremu samopoczuciu – na przykład odpowiednio dostosowanymi, elastycznymi przestrzeniami biurowymi i dostępem do inteligentnych rozwiązań – efekt jest znaczący. Pracownicy stanowią 90% kosztów operacyjnych przeciętnej firmy – warto więc w nich inwestować.

Powyższe trendy są zapowiedzią wielkich zmian, ale także możliwości. W miarę coraz lepszego dostosowania przestrzeni biurowych do wyzwań, biuro przyszłości pozwoli firmom zwiększać produktywność i wydajność dzięki odpowiedniemu otoczeniu, jednocześnie tworząc atrakcyjne dla pracowników środowisko cyfrowe.