Karta ewidencji czasu pracy. Co powinna zawierać?

Wśród obowiązków pracodawcy jest ten związany z koniecznością prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników, których zatrudnia. Jeśli nie dostosuje się do tych przepisów, to podlega sankcjom.

Warto wiedzieć, że dla każdego pracownika trzeba prowadzić ewidencję czasu.

Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika. Powinno się w niej umieszczać:

• pracę wykonywaną w poszczególnych dobach;
• pracę, która jest realizowana w niedziele i święta;
• pracę wykonywaną w nocy;
• pracę w godzinach nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy czy zwolnienia od pracy.

Prawo nie przewiduje konkretnego wzoru dla karty ewidencji czasu pracy. Każdy pracodawca musi stworzyć taką tabelkę samodzielnie. Trzeba jednak pamiętać, że musi mieć wszystkie elementy, które pozwolą pokazać, w jakich dniach pracownik wykonywał pracę.

W przypadku karty ewidencji czasu pracy, należy do niej dołączyć wnioski dotyczące udzielenia czasu wolnego, a także wszystkie wnioski o urlop albo zwolnienia lekarskie. Jeśli ewidencja prowadzona jest elektronicznie, to wnioski mogą być przechowywane osobno.

Choć ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem, to w przypadku niektórych pracowników nie jest to obowiązkowe. Chodzi tu np. o pracowników, który objęci są zadaniowym czasem pracy, pracowników, którzy zarządzają przedsiębiorstwem w imieniu pracodawcy, a także tych, którzy otrzymują ryczałt za to, że pracują w godzinach nadliczbowych albo w porze nocnej.

Inspekcja pracy zezwala na prowadzenie karty ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, ale tylko wtedy, gdy istnieje możliwość uzyskania wydruku takiej ewidencji. Warto wtedy dla bezpieczeństwa raz na miesiąc wydrukować taką kartę, by pracownik ją podpisał.

Na każde żądanie pracownika pracodawca musi udostępnić kartę ewidencji czasu pracy. Ze względu na ochronę danych osobowych, nie można udostępniać karty ewidencji czasu pracy innym osobom.

Pracodawca ma prawo, by prowadzić też inne ewidencje. Może to być np. rejestr wyjść prywatnych. Często w wielu firmach oprócz obowiązkowej karty ewidencji czasu pracy stosuje się tzw. zeszyt wyjść prywatnych. Warto go prowadzić, by np. uniknąć odpowiedzialności pracodawcy w przypadku wypadku pracownika.

Warto wiedzieć, że jeśli przedsiębiorca nie będzie prowadził ewidencji czasu pracy, to grozi mu kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.