Masz dotacje na integrację biznesową? Uważaj na kontrole

Jest to już drugi nabór wniosków w tym roku, a popularność poprzedniej rundy pozwala przewidywać, że i tym razem zainteresowanie przedsiębiorców będzie ogromne. W kwietniu przedsiębiorcy złożyli 618 wniosków o dofinansowanie na kwotę 295 mln złotych, co przy dostępnej alokacji w wysokości prawie 183 mln złotych oznacza, że część złożonych wniosków nie uzyskała wsparcia. Wszystko wskazuje na to, że sytuacja powtórzy się w obecnym naborze. Do rozdysponowania jest bowiem podobna kwota - 191,6 mln złotych, a zainteresowanie przedsiębiorstw usprawnianiem współpracy B2B nie gaśnie. Skąd wynika tak duże powodzenie tego działania?

Na pewno znaczącą rolę odgrywa tu maksymalna kwota dofinansowania wynosząca 2 mln złotych oraz jego poziom, który może sięgać 70 proc. w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i lokalizacji projektu. Ponadto cel, na który przeznaczona może być dotacja czyli wdrożenie i integracja systemu informatycznego pomiędzy współpracującymi przedsiębiorstwami jest atrakcyjny dla firm z każdej niemal branży.

Takie inwestycje przynoszą firmom wymierne korzyści w postaci usprawnienia współpracy z kluczowymi kontrahentami poprzez zautomatyzowanie działań B2B. Dzięki środkom unijnym przedsiębiorstwa mogą pozwolić sobie na bardzo kosztowne procesy dostosowawcze poprzez zakup koniecznej do integracji technologii albo zmianę systemu, nieprawidłowo współpracującego z platformami partnerów.

Pozyskane w tym celu dofinansowanie można przeznaczyć na bardzo szeroki zakres usług i produktów, np. zakup wartości niematerialnych oraz prawnych jak nabycie licencji i oprogramowania, środków trwałych czyli głównie sprzętu elektronicznego i usług informatycznych. Ponadto za pieniądze z UE można sfinansować dodatkowe usługi eksperckie obejmujące np. analizy przygotowawcze i usługi doradcze o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym i prawnym, a także organizację specjalistycznych szkoleń dla osób zaangażowanych w jego realizację.

Nic więc dziwnego, że działanie 8.2 przyciąga zainteresowanie tak wielu przedsiębiorców pragnących unowocześnić swoje biznesowe kontakty. Tymczasem jak pokazało doświadczenie pierwszych dofinansowanych projektów w osiągnięciu pełnego sukcesu może przeszkodzić nawet drobny szczegół w odpowiednim nazwaniu stworzonego systemu informatycznego.

Uzyskanie dofinansowania w konkursie niewątpliwie jest sukcesem, lecz przed beneficjentem pomocy stoi zadanie jeszcze trudniejsze niż złożenie poprawnego wniosku w konkursie. Zasadnicze dla powodzenia projektu i wypłaty dotacji jest bowiem prawidłowe zrealizowanie projektu. - _ Ostatnie doświadczenia klientów oraz oceny z kontroli zrealizowanych przedsięwzięć nakazują nam zwrócić uwagę na podstawową kwestię - braku rzeczywistej integracji systemów informatycznych wskazanych w projekcie współpracujących firm - _tłumaczy Sonia Leszkowicz-Baczyńska, Konsultant do spraw funduszy UE z firmy ECDF. **

*- *_ W i elu przedsiębiorców nie zwraca dostatecznej uwagi na ostateczny kształt wdrożonego za unijne pieniądze projektu, lub też nie ma dostatecznej wiedzy, aby sprawdzić funkcje wykonanego systemu. Tymczasem podczas kontroli okazuje się, że rzeczywisty cel projektu, czyli zapewnienie obiegu dokumentów i danych w formie elektronicznej poprzez integrację pomiędzy systemem wnioskodawcy i partnerów, nie został osiągnięty _- dodaje.

Wiele firm wdrożeniowych nie rozumie prawidłowo zasady integracji systemów i próbuje ją osiągnąć poprzez zastosowanie portalu www, na którym firmy mają swoje loginy i za pośrednictwem strony internetowej wymieniają dane. Niestety w takim wypadku zgodnie ze stanowiskiem PARP nie można mówić o bezpośredniej integracji systemów. Sytuacja taka grozi koniecznością zwrotu uzyskanej dotacji wraz z odsetkami. Co ma więc zrobić potencjalny beneficjent Działania 8.2 aby tego uniknąć?

O błędach popełnianych przez przedsiębiorców przeczytasz na drugiej stronie.

Przede wszystkim dokładnie przestudiować zagadnienia integracji systemów w ramach projektu i zwrócić się z tym problemem do firm profesjonalnie zajmujących się tym zagadnieniem oraz dysponujących odpowiednim rozwiązaniem spełniającym wymogi Działania 8.2 POIG. Dopiero po prawidłowo przeprowadzonej realizacji projektu firma może świętować całkowite pozyskanie dotacji unijnej. **

Dofinansowanie z Działania 8.2 może być przyznane firmom, które posiadają bądź planują wdrożenie nowego systemu, ułatwiającego relacje biznesowe. Dla wielu przedsiębiorstw problem stanowi jednak samo pojęcie systemu informatycznego. Nie chodzi tu bowiem o podstawowe programy biurowe, np. do obsługi skrzynki mailowej, ale o zaawansowane platformy, zajmujące się zarządzaniem kontaktami z klientem. Ze względu na częste błędy w zrozumieniu tej różnicy, przy okazji prowadzenia zeszłorocznych naborów określono definicję systemu informatycznego.

Zdarza się jednak, że nawet oprogramowania spełniające wymogi unijne mogą budzić wątpliwości urzędnika. - _ Jedna z sieci franczyzowych postanowiła zintegrować systemy informatyczne swoich sklepów i skorzystać przy tym z dofinansowania z Działania 8.2. Mimo że franczyzobiorcy mieli podobne projekty i modele biznesowe, to niektórzy z nich zostali negatywnie ocenieni przez rozpatrujących wnioski ekspertów. Zarzucono im, że opracowany system nie spełnia wymogów B2B. _- opowiada Milena Jankowska, Konsultant do spraw funduszy UE z firmy ECDF.

- _ Po złożeniu protestu i szczegółowej analizie projektu okazało się, że wystarczy przekształcić użyte w nim nazewnictwo i zamienić np. określenie ERP Administracja na Moduł Administracja. W ten sposób pokazano, że w realizowanym przedsięwzięciu nie chodzi o wdrożenie wewnętrznego systemu ERP, tylko jego poszczególnych modułów, które są odpowiedzialne za zarządzanie zewnętrznymi procesami. Nic więcej nie zostało zmienione w projekcie. Firma dostała dofinansowanie _ - dodaje.

Poza tym przedsiębiorstwa, które chcą zintegrować swoje systemy z partnerami biznesowymi za pieniądze UE muszą wykazać realny efekt zastosowania systemów. Przedsiębiorcy już na etapie składania wniosku deklarują konkretny poziom średniorocznych przychodów ze sprzedaży i kosztów prowadzenia działalności. Wskaźniki te odnoszą się do prognozowanych przez siebie efektów z wdrożenia systemów, np. skrócenia czasu zamówień o konkretną liczbę dni czy wprowadzenie dostaw _ just in time _, które obniżą koszty magazynowania. Najkrócej mówiąc - trzeba szczegółowo pokazać, jak _ zwróci się _ system.

Zaawansowane relacje B2B to przyszłość w zarządzaniu siecią kontaktów biznesowych i wkrótce staną się absolutnym standardem. Teraz przedsiębiorcy maja szansę stworzyć zintegrowane systemy z pomocą pieniędzy z UE. Pierwsze szlaki zostały już przetarte. Wysokie wymogi Unii wobec projektów biorących udział w kolejnych konkursach na Działanie 8.2 POIG są już powszechnie znane. Potencjalni beneficjenci w przyszłych naborach powinni być uzbrojeni w wiedzę na temat wszelkich formalności, jakie ich czekają oraz doświadczenia dofinansowanych przedsiębiorstw. Czasu do złożenia wniosku pozostało niewiele wnioski można składać do 28 października.