Sprawdź, co robić w przypadku błędów w KPiR

Może się zdarzyć, że podatnik po wykryciu błędu w KPiR ma wątpliwości czy usunięcie błędu jest konieczne, zwłaszcza jeżeli kwoty podatków do zapłaty są na daną chwilę właściwe. Odpowiedź jest prosta – nie warto dokonywać oceny ryzyka na chwilę wykrycia błędu, tylko usuwać lub korygować wszystkie wykryte błędy. Często bowiem trudno ocenić w ciągu roku podatkowego do czego może doprowadzić dany błąd w przyszłości, np. w związku z wysokością przychodu na koniec roku podatkowego. Ponadto, kwalifikacja błędu leży ostatecznie w gestii urzędnika skarbowego, a nie podatnika.

Czas na podjęcie decyzji jest niezwykle ważny - wykryte błędy powinny być skorygowane natychmiast, ponieważ w przypadku kontroli skarbowej mogą one być podstawą do odrzucenia księgi jako nierzetelnej lub wadliwej.

Należy odróżnić błędy w KPiR wynikające z pomyłki w samym procesie wprowadzania danych, od wprowadzenia do KPiR wadliwych lub niepełnych dokumentów księgowych. Często błąd w księdze spowodowany jest poprawnym wprowadzeniem danych z dokumentów księgowych, które zawierają wady. Wówczas koryguje się zarówno dokument, jak i wpis do KPiR.

Przykłady błędów w KPiR

Przedsiębiorca samodzielnie prowadzący KPiR zwykle wykorzystuje do tego oprogramowanie automatycznie wyliczające kwoty podatków, uzupełniające KPiR i sporządzające deklaracje, np. stale aktualizowaną aplikację online dostępną na dowolnym komputerze. Mimo to, zdarza się, że z jakiegoś powodu przedsiębiorca chce poprawić zapisy w księdze. Może to być wynikiem zarówno własnej pomyłki, jak i pomyłki kontrahenta. Powody korygowania zapisów w KPiR mogą być następujące:

• pominięcie dokumentu kosztowego lub przychodowego,
• zaksięgowanie tej samej operacji dwiema różnymi kwotami, a także wielokrotnie tą samą kwotą,
• zaksięgowanie dokumentu z błędną datą (przypisanie go do niewłaściwego miesiąca),
• zaksięgowanie kosztu, który nie jest należycie udokumentowany (np. bilet, który nie spełnia wymogów do zaksięgowania jako wydatku),
• błędne zaksięgowanie kosztu, który nie stanowi kosztu uzyskania przychodu (np. wydatków na reprezentację),
• zastosowanie błędnego kursu przy przeliczeniu kwoty w walucie obcej,
• zapisanie błędnych danych dotyczących operacji w KPiR,
• dokonanie wpisu w niewłaściwej kolumnie KPiR.

Błędy w KPiR identyfikowane na bieżąco można usuwać bezpośrednio w programie księgowym. Zwykle służy do tego prosta funkcja pozwalająca na edytowanie danego wpisu do KPiR, co powoduje także automatyczną aktualizację kwot podatków. Takie funkcje najczęściej określane są w programie jako _ Odksięguj _, _ Edytuj _ lub po prostu _ Usuń _ dany wpis. Wprowadzanie zmian wstecz w KPiR nie wymaga żadnych formalnych zgłoszeń do urzędu skarbowego, ponieważ przedsiębiorca nie składa na bieżąco deklaracji dotyczących podatku dochodowego (dawniej do tego służył m.in. formularz PIT-5). A zatem jeśli pojawia się błąd, można go poprawić, po czym ponownie wydrukować KPiR za dany okres, zastępując błędny wydruk nowym.

Konsekwencje błędów w KPiR

Najczęściej błędy w KPiR prowadzą do błędnego wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Może się to wiązać oczywiście z koniecznością dopłaty podatku, a także z koniecznością dopłacenia odsetek od brakującej kwoty (ta kwestia opisana jest poniżej). Ponadto, zakwalifikowanie do kosztów firmowych wydatku, który nie stanowi kosztu, może być wynikiem błędu, ale z punktu widzenia urzędników może to zostać potraktowane jak celowe działania mające na celu zawyżenie kosztów działalności. Trzeba więc liczyć się z odpowiedzialnością karnoskarbową, która może się pojawić w związku ze stwierdzeniem błędów w KPiR podczas kontroli podatkowej. Najbardziej dotkliwe konsekwencje mogą mieć te błędy, które prowadzą do zaniżenia kwoty podatku, np. dochodowego lub VAT-u. Oczywiście, nic nie grozi za błędy w zapisach liczbowych popełnionych na niekorzyść przedsiębiorcy. Ich poprawienie leży wówczas w interesie właściciela firmy.

Jeżeli zaliczki na podatek dochodowy zostały zapłacone w wysokości mniejszej niż powinny, trzeba pamiętać o wyliczeniu odsetek od zaległości podatkowych. W ciągu roku podatkowego, odsetki powinny być naliczone od terminu zapłaty do dnia zapłaty zaliczki, zaś po jego zakończeniu, do dnia złożenia rocznego zeznania podatkowego. Kwotę wynikającą z ewentualnych odsetek należy doliczyć do brakującej sumy zaliczki na podatek dochodowy i wpłacić na właściwe konto urzędu skarbowego. Nie trzeba w związku z tym składać żadnych dodatkowych deklaracji lub wyjaśnień motywujących dopłatę, ponieważ od 2007 roku przedsiębiorcy nie składają deklaracji związanych z podatkiem dochodowym w ciągu roku (dawniej były to formularze PIT-5 lub PIT-5L). W przypadku zapłaty zbyt dużej sumy zaliczki na podatek dochodowy, na zwrot należy poczekać aż do rozliczenia rocznego, z którego wyniknie suma nadpłaconego podatku.

Oczywiście, osoby samodzielnie prowadzące księgowość powinny znać podstawowe przepisy dotyczące prawidłowego prowadzenia KPiR, nawet jeżeli korzystają z oprogramowania, które zapewnia zgodność księgi z tymi przepisami. Znajdują się one w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z późniejszymi zmianami. W paragrafach 11 i 12 określone są warunki uznania księgi za niewadliwą i rzetelną oraz sposoby kwalifikacji i korygowania błędnych wpisów.