Urlopy okolicznościowe. Kiedy przysługują i jak się o nie starać?

Umowa o pracę powoduje nawiązanie stosunku pracy pracownika z pracodawcą. Decyzja o pracy na podstawie umowy o pracę ma swój skutek m.in. w tym, że pracownik musi wykonywać określoną pracę w konkretnym miejscu i czasie. Podlega też nadzorowi przełożonego. Nie może po prostu opuścić miejsca pracy. Zdarzają się jednak sytuacje albo wyjątkowe wydarzenia, w których pracownik musi wziąć udział. Chodzi tu np. o pogrzeb bliskiej osoby, urodziny dziecka czy ślub pracownika. Na takie okazje przewidziano urlopy okolicznościowe.

Urlopy okolicznościowe przewidziano po to, by pracodawca miał możliwość zwolnienia pracownika od pracy w przypadku urodzenia się pracownikowi dziecka albo w sytuacji pogrzebu bliskiej osoby. Urlopy okolicznościowe mogą być też wykorzystane do udzielenia dni wolnych z powodu ślubu pracownika.

Urlopy okolicznościowe to zawsze 2 dni wolnego od pracy. Prawo wyraźnie określa sytuacje, których wystąpienie upoważnia do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Nie ma ograniczeń w liczbie urlopów okolicznościowych. Wystarczy, że zdarzy się określona sytuacja, a pracownik ma prawo do dodatkowych dni wolnych. Takie sytuacje to:

• ślub pracownika;
• śmierć i pogrzeb małżonka pracownika;
• śmierć dziecka lub rodzica;
• urodzenie się dziecka.

Urlopy okolicznościowe mają to do siebie, że mogą być udzielone wyłącznie na te dni, w które pracownik ma obowiązek pracować. Nie można więc ich udzielić, jeśli pracownik korzysta akurat z urlopu wypoczynkowego czy bezpłatnego.

Żeby w ogóle rozpocząć starania o uzyskanie urlopu okolicznościowego, pracownik musi złożyć do pracodawcy wniosek o urlop okolicznościowy. Podaje w nim swoje dokładne dane, a także termin, w którym ma być zwolniony od obowiązku świadczenia pracy. Musi też podać przyczynę, dla której urlop okolicznościowy jest brany. Pracodawca ma prawo zawsze poprosić o potwierdzenie zdarzenia, które powoduje konieczność wzięcia takiego urlopu. Najczęściej więc pracodawca prosi o akt urodzenia dziecka, akt zgonu albo akt małżeństwa.

Ważne w przypadku urlopów okolicznościowych jest to, że nie muszą one przypadać dokładnie w dniu, kiedy zachodzi określona okoliczność. O tym, kiedy z takiego przywileju skorzystać, decyduje pracownik. Ważne jednak, żeby wolne dni miały związek ze zdarzeniem. Może to być np. późniejszy termin. Jeśli tak się zdarzy, pracownik musi udowodnić, że w czasie zwolnienia od pracy będzie wykonywał czynności związane z okolicznością, która uprawniała do skorzystania z urlopu okolicznościowego. Można wtedy np. załatwić konkretne formalności związane z pogrzebem bliskiego.

Pracodawca musi wiedzieć, że wniosek o urlop okolicznościowy nie musi być przez pracodawcę przyjęty. Nie musi on udzielać wolnych dni ze względu na takie szczególne okoliczności.

Przepisy prawa nie określają w jakim terminie od momentu wystąpienia zdarzenia, można skorzystać z urlopu okolicznościowego. W zasadzie opieramy się na przekonaniu, że powinien być wykorzystany w jak najbliższym zdarzeniu terminie. Jeśli zdarzenie wystąpiło w terminie odległym, to można zdecydować, że nie będzie taki urlop udzielony.