Co zrobić, jeśli L4 nie dotarło do pracodawcy?

L4 to zaświadczenie urzędowe usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy z powodu choroby, choroby zawodowej, kwarantanny lub niezdolności do wykonywania obowiązków służbowych. Pracownik przechodzi wówczas na płatny urlop, podczas którego ma zadbać o swoje zdrowie i wrócić do pełni sił. Dokument ten może być wystawiony wyłącznie przez lekarza lub asystenta medycznego.

Kiedyś L4 było dokumentem wypisywanym w formie papierka podczas wizyty lekarskiej. Teraz wszystkie przetwarzane są w elektronicznej bazie. Lekarz wystawia je w systemie informatycznym, dzięki czemu zarówno pracodawca, jak i ZUS automatycznie otrzymują informacje o niezdolności pracownika do pracy.

Ostatnio wystawione oraz wszystkie poprzednie zwolnienia lekarskie można sprawdzić, logując się na IKP, czyli na Internetowe Konto Pacjenta. Jest to aplikacja Ministerstwa Zdrowia, w której można znaleźć swoje e-recepty, e-skierowania czy e-zwolnienia. To ostatnie jest określane przez ZUS jako dokument e-ZLA. Do IKP zalogujesz się przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub z pomocą internetowego konta bankowego.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i to, czy dotarło ono do ZUS można sprawdzić, logując się na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, czyli PUE. Na tej platformie dostęp do informacji o zwolnieniach swoich pracowników mają także właściciele firm.

Od 2018 roku funkcjonuje e-zwolnienie, czyli elektroniczne zwolnienie lekarskie. Wystawiane jest ono w formie dokumentu elektronicznego. Pracodawca powinien widzieć twoje e-zwolnienie na swoim profilu PUE, czyli cyfrowego ZUS.

Zdarza się to rzadko, jednak istnieją sporadyczne sytuacje, w których elektroniczne L4 nie dotarło do pracodawcy. Co może być tego przyczyną? Mogą to być: zakłócenie połączenia z internetem, awaria lub przerwa w działaniu systemu teleinformatycznego obsługującego e-ZLA, błąd systemu informatycznego. E-zwolnienie naturalnie do dotrze do pracodawcy również w przypadku, w którym ten nie posiada profilu PUE.

Co zrobić w sytuacji, w której L4 nie dotarło do pracodawcy, a przełożony nie ma dostępu do informacji o twoim zwolnieniu? Aby móc kontrolować taką sytuację, warto, aby pacjent miał dostęp do profilu PUE. To tam gromadzą się informacje o zwolnieniach lekarskich, a pacjent może mieć wgląd w dane dostępne także przełożonemu.

W przypadku wystąpienia problemów z bazą internetowych e-zwolnień lekarz jest zobowiązany do wystawienia pacjentowi papierowego zaświadczenia. Wówczas jednak obowiązek poinformowania ZUS-u wciąż leży po stronie lekarza. Musi on w przeciągu trzech dni przekazać do ZUS zwolnienie elektroniczne. Pacjent zaś jest zobowiązany albo dostarczyć papierowe zaświadczenie przełożonemu, albo dostarczyć dokument ZUS ZLA w formie elektronicznej. Ważne, by informacja o zwolnieniu trafiła do przełożonego.

Zgodnie z obowiązującym kilka lat temu prawem pracownik, który otrzymał papierowe zwolnienie lekarskie, był zobowiązany dostarczyć je do zakładu pracy w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. Zgodnie z obowiązującymi od 2018 roku zasadami, odpowiedzialność za dostarczenie L4 pracodawcy schodzi z barków pacjenta.

Kiedy pracownik jest zobowiązany osobiście dostarczyć zwolnienie lekarskie w formie pisemnej? Z zasady wszystkie zwolnienia powinny być wystawione elektronicznie. Tylko w sytuacji awaryjnej lekarz może wystawić zwolnienie w formie papierowej. Są to m.in.: brak dostępu do Internetu lub awaria systemu informatycznego. Wówczas pracownik jest zobowiązany trzymać się terminów i dostarczyć pracodawcy L4 najszybciej jak to możliwe, ale w przeciągu 7 dni.

Istnieje jednak możliwość, w której twój pracodawca nie ma założonego profilu na PUE. Jest to dopuszczalne, gdy zatrudnia on do pięciu osób. Wówczas pracownik powinien dostarczyć przełożonemu papierowy dokument osobiście.

Pamiętaj, że jako pracownik nie masz obowiązku dostarczenia e-zwolnienia. Mimo to przepisy prawa pracy nakazują ci powiadomienie pracodawcy o twojej nieobecności w dowolnej formie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności.

Niedostarczenie zwolnienia na czas jest obecnie rzadko spotykanym problemem. Wszystko dzięki ułatwionym procedurom i e-zwolnieniom, których nie trzeba dostarczać do miejsca pracy osobiście. Wciąż jednak istnieją wyjątki, w których dostarczenie zwolnienia inną drogą jest konieczne. Co grozi za niedotrzymanie terminów?

Jeśli pracownik nie dostarczył w terminie zwolnienia lekarskiego, pracodawca, czyli płatnik, z opóźnieniem dostarczy L4 do ZUS. Jeśli nie zrobi tego w odpowiednim terminie, wynagrodzenie świadczeń pracownika może zostać obciążone bądź ulec korekcie.

W przypadku, w którym pracownik nie dotrzymał terminów i dostarczył zwolnienie z opóźnieniem, jego zasiłek chorobowy zostanie zmniejszony o 25 proc. kwoty pełnego zasiłku przydzielonego za czas od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia L4. Jeśli L4 zostanie dostarczone po 7 dniach, to od 8. dnia zasiłek chorobowy będzie obniżony o 25 proc. Redukcja wynagrodzenia zasiłku chorobowego nie dotyczy więc zwolnień krótszych niż 7 dni.

Warto pamiętać, że pracownik nie ma obowiązku osobistego dostarczenia zaświadczenia lekarskiego pracodawcy, jeśli nie pozwala mu na to jego stan zdrowia. Może go w tym wyręczyć bliska osoba lub członek rodziny. Mimo to wciąż jest zobowiązany jakkolwiek poinformować pracodawcę o swojej nieobecności. Powinien także, jeśli to możliwe, podać przewidywany termin powrotu do pracy.