Czym jest nota korygująca i kiedy ma zastosowanie?

Nota korygująca często jest mylona z fakturą korygującą, inaczej korektą faktury. Jednak nie jest tym samym dokumentem. Nota korygująca jest dokumentem pozwalającym na skorygowanie formalnie wcześniej wystawionego dokumentu. To jedna z metod naprawy błędów powstałych wskutek wystawiania faktur kosztowych lub korygujących. 

Wszystkie wymagane elementy noty korygującej zostały wymienione w art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, nazywanej ustawą o VAT. Wśród nich znalazły się takie informacje jak:

• oznaczenie dokumentu jako: NOTA KORYGUJĄCA;
• numer kolejny;
• data wystawienia noty;
• imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz ze wskazaniem ich adresów i numerów NIP;
• dane uwzględnione w poprawianej fakturze, a więc data wystawienia, numer kolejny faktury, strony transakcji, nazwa oraz ilość towarów lub usług, których dotyczyła wystawiona faktura;
• wskazanie dokładnie treści korygowanej informacji, wraz z podaniem prawidłowej treści. 

Bardzo istotne w przypadku noty korygującej jest to, kto ją wystawia. Uprawniony do tego jest odbiorca pierwotnego dokumentu, czyli osoba lub podmiot kupujący produkty lub usługi. Nabywca korygujący pierwotną fakturę lub fakturę korygującą powinien przekazać notę korygującą sprzedawcy. 

Nie zawsze można posłużyć się notą korygującą przy poprawie błędów. Czasem musi być wystawiona faktura korygująca przez sprzedającego. Tak się dzieje, jeśli błędy na fakturze VAT dotyczą:

• jednostki miary i ilości dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
• upustu lub obniżki po wystawieniu faktury;
• zwrotu towaru lub zapłaty, również wtedy, gdy zwrot jest częściowy;
• błędów rachunkowych, polegających np. na nieprawidłowym naliczeniu stawki podatku VAT.

W każdej z powyższych sytuacji wystawiana jest nie nota korygująca, ale faktura korygująca. 

W jakich przypadkach zastosowanie znajduje nota korygująca? Kiedy jest ona stosowana? Najczęściej wtedy, gdy nabywca produktów lub usług zauważy, że na fakturze umieszczono błędne dane. 

Nota korygująca to dobre rozwiązanie, jeśli informacje dotyczące nabywcy towaru lub usługi są błędne, lub niekompletne, co uniemożliwia wyegzekwowanie prawa do odliczenia naliczonego podatku. Wystawia się ją w przypadku nieprawidłowości dotyczących:

• błędów w adresie nabywcy lub sprzedawcy;
• niewłaściwego numeru NIP;
• błędnie podanej daty sprzedaży, odbioru lub terminu płatności;
• złego oznakowania towarów lub usług.

W przypadku faktur dokumentujących zakup paliwa nota korygująca pomoże w skorygowaniu błędu w numerze rejestracyjnym pojazdu.

Wiesz już, czym jest nota korygująca, co można skorygować w taki sposób, a kiedy jest ona niewystarczająca. Musisz wiedzieć też, że wymaga ona akceptacji. Jeśli nota korygująca jest przesyłana do wystawcy pierwszej faktury drogą tradycyjną, powinieneś sporządzić dwa egzemplarze. Wzór zawsze musi być taki sam. Gdy adresat przesyłki, czyli wystawca poprawianej faktury, zaakceptuje notę korygującą, podpisuje oba egzemplarze, po czym odsyła jeden z nich do wystawcy noty. 

Akceptacja noty korygującej jest konieczna, wskazują na to przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Nie mówią jednak, jak odbiorca noty korygującej powinien tego dokonać. Dlatego można to zrobić właściwie w dowolny sposób. Niekoniecznie trzeba akceptować notę korygującą pisemnie. Można to zrobić choćby przez wiadomość e-mail. Już sam fakt podpisania noty przez odbiorcę (sprzedającego produkty lub usług) jest wystarczający, by uznać ją za zaakceptowaną.