Jak system ATS wspiera codzienną pracę rekrutera?
Rekrutacja przeszła w ostatnich latach sporą transformację. W dobie digitalizacji i rosnącej presji czasowej, zespoły HR szukają sposobów na lepsze zarządzanie napływającymi aplikacjami, szybszą selekcję kandydatów oraz sprawną komunikację z menedżerami i samymi aplikującymi. Coraz częściej sięgają w tym celu po narzędzia ATS (Applicant Tracking System), które porządkują proces i odciążają rekruterów z wielu powtarzalnych zadań. Jednym z rozwiązań, które dobrze wpisuje się w te potrzeby, jest system HRlink.
Jednym z największych usprawnień, jakie oferuje taki system, jest możliwość jednoczesnej publikacji ogłoszeń o pracę na wielu portalach. Zamiast ręcznie kopiować treść ogłoszenia i powtarzać ten proces w kilku miejscach, rekruter przygotowuje jedno ogłoszenie, a system rozsyła je automatycznie na wybrane serwisy. To znacząco skraca czas i minimalizuje ryzyko błędów, np. rozbieżności między wersjami ogłoszenia.
Gdy aplikacje zaczynają napływać, dużym wsparciem okazuje się centralna baza kandydatów. W HRlink każde zgłoszenie trafia do uporządkowanego panelu, gdzie można je oznaczyć, przypisać do konkretnego etapu procesu, dodać komentarz czy historię kontaktu. To eliminuje chaos typowy dla skrzynek mailowych lub arkuszy kalkulacyjnych i ułatwia powrót do wcześniejszych kandydatur.
System porządkuje również współpracę z menedżerami – osobami decyzyjnymi, które nierzadko uczestniczą w ocenie kandydatów. Zamiast wymieniać się informacjami mailowo, obie strony mają dostęp do tych samych danych i mogą wspólnie komentować lub oceniać aplikacje. W efekcie decyzje o zatrudnieniu zapadają szybciej i są lepiej udokumentowane.
HRlink odpowiada także na coraz ważniejsze wymagania związane z ochroną danych osobowych. System wspiera zgodność z RODO: pozwala automatycznie zbierać wymagane zgody, ustalać terminy przechowywania danych i – po ich upływie – dokonywać anonimizacji lub trwałego usunięcia informacji. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo prawne firmy, ale również oszczędza czas rekruterów, którzy nie muszą tych kwestii pilnować ręcznie.
Istotną funkcją, zwłaszcza przy większej liczbie kandydatów, jest automatyzacja komunikacji. W HRlink można ustawić szablony wiadomości, które trafiają do aplikujących na różnych etapach procesu – np. potwierdzenie zgłoszenia, zaproszenie na rozmowę, czy informacja zwrotna po zakończonym naborze. Kandydaci nie pozostają bez odpowiedzi, a rekruter nie musi za każdym razem pisać wiadomości od podstaw.
Ciekawym elementem systemu jest także moduł poleceń pracowniczych. W wielu firmach to właśnie rekomendacje od obecnych pracowników przynoszą najtrafniejsze kandydatury. HRlink umożliwia uporządkowanie takiego procesu – od przyjęcia zgłoszenia przez pracownika, przez przypisanie go do odpowiedniego ogłoszenia, po monitorowanie skuteczności poleceń.
Na koniec warto wspomnieć o analizach i raportowaniu. Każdy proces rekrutacyjny generuje dane – ile osób aplikowało, z jakich źródeł, na którym etapie odpadały, ile trwał cały proces. HRlink pozwala te dane zebrać i zaprezentować w formie przejrzystych raportów, co daje możliwość oceny skuteczności działań i ich dalszej optymalizacji.
Choć systemy ATS nie zastąpią ludzkiego osądu ani doświadczenia, z pewnością potrafią znacząco usprawnić codzienną pracę osób zajmujących się rekrutacją. HRlink jest przykładem rozwiązania, które łączy te funkcje w jednym narzędziu, pozwalając zespołom HR działać sprawniej, szybciej i bardziej świadomie.
