KSeF coraz bliżej. Postaw na sprawdzone rozwiązania

Przypomnijmy: Krajowy System e-Faktur to stworzona przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową ogólnopolska platforma teleinformatyczna. KSeF pozwala wystawiać, przesyłać i odbierać tzw. faktury ustrukturyzowane – jednolity standard XML.

Efekt? Obieg dokumentów w firmach będzie bardziej efektywny i bezpieczny, a administracja podatkowa zyska konkretne narzędzia do skuteczniejszej kontroli rozliczeń.

W UE z faktur ustrukturyzowanych korzystają Włochy i Niemcy, a wkrótce dołączy do nich Polska. Po miesiącach dyskusji i przesunięć Ministerstwo Finansów ogłosiło plan. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkiem e-fakturowania będą objęte duże firmy (z wartością sprzedaży przekraczającą 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy, także ci zwolnieni z VAT. Nieco więcej czasu na dostosowanie się do wymogów KSeF, bo do 1 stycznia 2027 r., mają najmniejsze podmioty, których transakcje opiewają na niewielkie kwoty (10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie).

Można założyć, że dalszych przesunięć nie będzie – w tej chwili ustawa o KSeF czeka na podpis prezydenta. I choć wielu przedsiębiorców i księgowych zadaje sobie pytanie, co dalej, bo ostatnio prezydent podpisał 21 ustaw, tę pomijając, to można założyć, że jej wejście w życie jest nieuniknione. Jeśli ustawa doczeka się podpisu we wrześniu, to zostaną nieco ponad 4 miesiące na przygotowanie – mniejsze firmy również muszą być gotowe od 1 lutego na odbiór faktur ustrukturyzowanych od dużych kontrahentów. Warto więc zacząć dostosowywać się do nowych realiów już dziś.

KSeF – największe wyzwania

Tym bardziej, że KSeF to nie tylko nowa technologia. To konieczność zmiany wielu procesów w firmie, przebudowy dotychczasowych procedur księgowych czy inwestycji w nowe rozwiązania informatyczne – systemy ERP oraz używane przez firmy programy księgowe muszą być zintegrowane z KSeF. Przedsiębiorcy potrzebują też czasu na przeprowadzenie szkoleń pracowników z obsługi systemu. W tej chwili trwają bezpłatne szkolenia Krajowej Administracji Skarbowej.

Jak zauważają eksperci, największe firmy są już przygotowane do zmian, ale nie sektor MŚP. Wielu właścicieli małych i średnich firm uważa, że "KSeF to sprawa księgowej czy księgowego". Sęk w tym, że nie jest to tylko kwestia księgowości. Przedsiębiorcy muszą na nowo ustalić pewne kwestie z kontrahentami – np. co znajdzie się na fakturze, a co poza nią, wdrożyć nowy obieg dokumentów, zintegrować firmowe systemy IT oraz zmienić procedury wewnętrzne.

Co więcej, do KSeF będzie można przesyłać tylko ściśle określone dane. W systemie nie ma miejsca na harmonogramy prac, kosztorysy czy protokoły odbioru, co będzie wyzwaniem m.in. dla branży budowlanej. Chęć wysyłania załączników w systemie trzeba wcześniej zgłosić w e-Urzędzie Skarbowym, a i tak nie będzie można załączyć wszystkich dokumentów, np. zawierających dane marketingowe. Trzeba więc zbudować dodatkowy kanał komunikacji z klientami, w którym znajdzie się miejsce na wszystkie inne, ważne z punktu widzenia transakcji załączniki.

Faktura Smart – nowa era fakturowania

Nie zostawiaj więc wdrożenia KSeF na ostatnią chwilę. Jak widzisz, to nie tylko zmiana techniczna, ale strategiczna – dotknie każdego aspektu twojej działalności. Co więcej, możesz już testować swoje rozwiązania w środowisku KSeF. Potrzebujesz wsparcia? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia producentów oprogramowania księgowego. Zaufanym partnerem jest lider rynku włoskiego – Aruba.

Dostawca rozwiązań do e-fakturowania – szczycący się ponad 1 mln użytkowników w samych tylko Włoszech – swoją innowacyjną i prostą w obsłudze platformę udostępnia również polskim przedsiębiorcom, biurom rachunkowym i księgowym. Program do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur cyfrowych i elektronicznych – Faktura Smart – nie tylko upraszcza, automatyzuje i przyspiesza procesy fakturowania, ale jest w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur.

Dlaczego warto sięgnąć po Fakturę Smart? W stworzonym przez Arubę systemie można bez ograniczeń zapisywać dane klientów, dostawców, poszczególnych produktów i usług oraz metody płatności, co znacznie przyspiesza pracę z dokumentami. Faktury wystawisz w mniej niż 20 sekund!

Co ważne, Faktura Smart ma przyjazny dla użytkownika interfejs. Poruszanie się po platformie jest intuicyjne, co sprawia, że doskonale odnajdą się na niej także przedsiębiorcy bez doświadczenia w procesach księgowych czy usługach cyfrowych.

Faktura Smart działa w chmurze, co pozwala na dostęp do firmowych dokumentów w dowolnym czasie i miejscu oraz z każdego urządzenia. Bezpłatna aplikacja Faktura Smart Mobile umożliwia wystawianie faktur również na smartfonach i tabletach.

Obsługa faktur odbywa się w wielu językach, w tym w języku polskim i angielskim, co ułatwia poruszanie się w międzynarodowym środowisku. Faktury wystawisz również w euro.

Dziedzictwo cyfrowych innowacji

Faktura Samart to rozwiązanie, które sprawdziło się we Włoszech, a więc w podobnym środowisku prawnym i gospodarczym. Jak już wspominaliśmy, Włosi mają duże doświadczenie w obsłudze faktur ustrukturyzowanych.

Obowiązki wynikające z wdrożenia KSeF, w tym kwestie techniczne, dla wielu przedsiębiorców mogą być zbyt złożone i przytłaczające. Aruba bierze za to odpowiedzialność, dostarczając działającym w Polsce firmom gotowe oraz łatwe w obsłudze rozwiązanie.

Za Arubą stoi ponad 30 lat doświadczenia w cyfrowych usługach biznesowych. To jeden z głównych dostawców usług w chmurze, hostingu, rejestracji domen i certyfikowanej poczty e-mail w Europie. Aruba posiada centra danych i wspiera firmy w transformacji cyfrowej. Jest liderem w dziedzinie certyfikowanego e-fakturowania i podpisów cyfrowych we Włoszech. Od lat z powodzeniem rozwija działalność w innych krajach europejskich, a teraz również w Polsce.

Wybierając Fakturę Smart, polscy przedsiębiorcy zyskują dostęp do wiedzy i technologii zaufanego europejskiego dostawcy, który rozumie zarówno wymagania techniczne, jak i oczekiwania użytkowników. Z technologią Aruba wystawianie e-faktur zgodnych z KSeF to żadne wyzwanie.

Rewolucja w cyfrowym fakturowaniu trwa. Dołącz do tysięcy przedsiębiorców w całej Europie, którzy zaufali technologii Aruba. Jesteś freelancerem, należysz do MŚP, a może zarządzasz biurem rachunkowym lub świadczysz usługi księgowe? Niezależnie od tego, jak i gdzie działasz, Faktura Smart to rozwiązanie, które ułatwi ci pracę.

Dowiedz się więcej o Fakturze Smart. Rozpocznij okres próbny i już dziś wejdź w cyfrową zmianę!