Co robią pracownicy na służbowych komputerach?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Co prawda prawo jasno określa, że służbowe komputery i łącza internetowe powinny służyć wyłącznie do wykonywania zleconej pracy. Za to nam płacą. W praktyce jednak sami pracodawcy przyznają, że w zasadzie nie mają problemu z tym, że przejrzymy sobie prywatny e-mail lub serwis informacyjny. Nie jesteśmy przecież efektywni w pracy przez 8 godzin dziennie. Gorzej jeśli okazuje się, że na służbowym komputerze znajdzie się ostatni sezon _ Gry o Tron _ (ściągnięty z niewiadomego źródła ), setki zdjęć z wakacji, a w historii wyszukiwarki więcej jest przepisów na świąteczne ciasta niż logowań do intranetu.

Ponad 70% pracowników korzysta ze służbowego komputera do załatwiania prywatnych spraw. 46% badanych przyznaje, że na surfowanie w Internecie poświęca w pracy średnio pół godziny dziennie. Z raportu z badań przeprowadzonych w 2008 roku przez firmę Gemius wynika, że w sumie na czynności niezwiązane z pracą poświęcamy minimum 10 godzin miesięcznie. Oczywiście w praktyce jest to dużo więcej. Jak podał swego czasu serwis BBC straty dla budżetu Wielkiej Brytanii związane z cyberslackingiem (w badaniu liczono tylko małe przedsiębiorstwa) to 130 mln funtów dziennie! Koszt ponoszą wszystkie strony - państwo, firmy, wreszcie sami pracownicy. Nie da się skutecznie zarządzać czasem ani budżetem jeśli pracownicy marnują czas pracy a pracodawcy wydłużają w nieskończoność czas jej trwania będąc przekonanymi o niskiej efektywności pracowników.

Wiedza oraz wzajemne poszanowanie czasu. Jeśli pracodawca będzie miał dokładne dane na temat tego jak pracują jego podwładni, ile czasu potrzebują na wykonanie powierzonych zadań a ile na odpoczynek, jeśli pracownicy rzetelnie będą w stanie określić ile czasu potrzebują do wykonania swojej pracy, wtedy będzie można zmierzyć faktyczną efektywność pracowników i oszacować wartość ich pracy. Tyle w teorii. W praktyce jest tylko jeden sposób na połączenie w całość interesów wszystkich stron. To monitorowanie pracowników.

Z głową i rozsądnie. Żadne narzędzie - czy monitoring, czy nadzór bezpośredni nie będą skuteczne jeśli nie spełniają odpowiednich standardów. Przy wyborze oprogramowania do monitorowania pracowników trzeba sprawdzić czy produkt jest zgodny z normami polskiego prawa. Absolutnie niedopuszczalne jest stosowanie narzędzi analizujących treść odwiedzanych stron internetowych, prywatnej poczty i komunikatorów. Tak mówią przepisy o zachowaniu prywatności. Ponadto o monitoringu pracownik musi zostać poinformowany - nie można wdrożyć go bez wiedzy i zgody podwładnych.

Warto więc wybrać narzędzie, które te wymogi spełnia. Jednym z najlepiej przystosowanych do polskiego prawa programów do monitoringu komputerów jest statlook. Monitoring czasu pracy w tym programie polega na analizowaniu nagłówków stron internetowych i domen, dzięki czemu pracodawca wie ile czasu na jakim portalu spędził dany użytkownik. Można więc łatwo określić czy dana strona internetowa posłużyła do wykonywania powierzonych zadań czy do rozrywki. Podobnie jest z programami i aplikacjami - system zbiera dane na temat używanych aplikacji, dzieląc je na pierwszoplanowe i drugoplanowe. To pozwala ocenić czy pracownik tylko włączył program i zajął się surfowaniem po sieci, czy też faktycznie w nim pracował (i jak długo). Program posiada również dodatkowe narzędzia umożliwiające na przykład blokadę potencjalnie niebezpiecznych domen i stron www. Wszystkie dane, które zbiera statlook można pogrupować wedle potrzeby i wygenerować raport na temat czasu pracy
każdego pracownika, działu a nawet całej firmy.

Monitorowanie czasu pracy wpływa na efektywność działań firmy. A to przekłada się na oszczędności. Każdy manager i właściciel firmy, który wie jak pracują jego podwładni może realnie ocenić ile czasu wymaga wykonanie zlecenia, nie operując abstrakcyjnymi liczbami lub szacowaniem "na oko”. Odpada wiec jeden z podstawowych problemów dzisiejszych pracodawców, czyli niedoszacowanie lub przeszacowanie kosztów projektu. Natomiast pracownicy wiedząc, że monitoring nie ingeruje w ich prywatne dane, są bardziej skłonni do współpracy i nie mają poczucia bycia nieustannie obserwowanym. System umożliwia również wgląd pracowników we własne statystyki. Dzięki tej wiedzy sami są w stanie ocenić jak bardzo przykładają się do pracy. Bo trudno się kłócić w sytuacji gdy z wygenerowanego raportu wynika, że więcej czasu spędzamy na zakupach w sieci niż na realizowaniu służbowego projektu.

Jeśli chcesz wdrożyć system do monitoringu pracowników statlook w Twojej firmie odwiedź stronę www.statlook.pl