W dniu 1 lipca 2016 r. weszły w życie przepisy zobowiązujące podatników do przekazywania na żądanie organów podatkowych danych w jednolitym formacie tzw. Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK, ang. Standard Audit File-Tax – SAF-T).
Jednolity Plik Kontrolny – co to takiego?
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czym właściwie jest tajemniczo brzmiący Jednolity Plik Kontrolny? Pod tą nazwą kryje się obowiązek podatników do przekazywania na żądanie organów podatkowych danych z ksiąg podatkowych w ujednoliconej formie elektronicznej. Forma ta nazywana jest Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK) – jest to zestaw danych przekazywanych w formie plików xml.
Wprowadzenie JPK ma na celu ułatwienie dostępu organom podatkowym do danych księgowych podatników. Jednolity format danych w ramach JPK umożliwić ma szybsze i efektywniejsze przeprowadzanie kontroli podatkowych – w tym przede wszystkim umożliwić ma automatyzację kontroli.
JPK składa się z siedmiu struktur logicznych obejmujących najważniejsze księgi podatkowe i dowody księgowe. Są to:
Struktura 1 – księgi rachunkowe – JPK_KR
Struktura 2 – wyciąg bankowy – JPK_WB
Struktura 3 – magazyn – JPK_MAG
Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT
Struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA
Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR
Struktura 7 – ewidencja przychodów – JPK_EWP
Dla kogo JPK?
Wielu podatników trwa w błędnym przekonaniu, że Jednolity Plik Kontrolny jest zmartwieniem jedynie dużych przedsiębiorców. Tymczasem, zgodnie z wprowadzonymi przepisami od 1 lipca 2016 r. JPK dotyczy dużych przedsiębiorców, zaś już od 1 lipca 2018 obowiązek ten zostanie rozszerzony również na mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa.
Niezależnie od powyższego, ustawodawca wprowadził również obowiązek comiesięcznego przekazywania w postaci elektronicznej ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT). Ma ono odbywać się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Obowiązek comiesięcznego przekazywania pliku JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT) będzie obowiązywał od:
- 1 lipca 2016r. – duże podmioty
- 1 stycznia 2017r. – małe i średnie podmioty
- 1 stycznia 2018r. – mikro przedsiębiorców
Mikro, małe oraz średnie przedsiębiorstwa definiowane są według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Za dużego przedsiębiorcę uznawany jest podmiot zatrudniający więcej niż 250 pracowników lub osiągający powyżej 50 mln euro obrotu rocznie/sumę aktywów powyżej 43 mln euro. Małe i średnie przedsiębiorstwa, to podmioty zatrudniające do 250 pracowników oraz osiągające do 50 mln euro obrotu rocznie lub sumę aktywów do 43 mln euro. Jednocześnie, w odpowiedziach Ministra Finansów pojawia się potwierdzenie, że dla uznania podmiotu za podlegającego raportowaniu w formacie JPK wystarczającym warunkiem jest zatrudnianie w odpowiednich okresach, co najmniej 250 pracowników. Bez znaczenia będzie w tym zakresie brak spełnienia warunków finansowych dotyczących poziomów obrotu i aktywów.
W przypadku podmiotów zagranicznych, zarejestrowanych w Polsce dla celów podatkowych, zarówno poziom zatrudnienia, jak i poziomy wskaźników finansowych będą kalkulowane dla całej działalności takiego podatnika, a nie wyłącznie dla jego działalności prowadzonej w Polsce.
Kiedy przygotować się do JPK?
W związku z tym, że obowiązki związane z Jednolitym Plikiem Kontrolnym w niedługim czasie będą dotyczyły również małych, średnich i mikro przedsiębiorców, już teraz warto przygotować swoje systemy księgowe do sprawnego przekazywania danych. Należy pamiętać, że nieprzesłanie JPK będzie wiązać się z odpowiedzialnością karnoskarbową.
Wielu przedsiębiorców beztrosko podchodzi do kwestii JPK, ponieważ uważa, że zostało jeszcze dużo czasu a samo wygenerowanie pliku JPK w formacie XML nie może sprawić systemom finansowo księgowych żadnych trudności. O ile rzeczywiście sama generacja plików JPK w odpowiednim formacie nie powinna nastręczać zbytnich trudności, to problematyczne może okazać się przygotowanie plików z poprawnymi danym oraz wykrycie potencjalnych błędów w plikach. *Poprawność plików JPK jest bardzo istota, ponieważ danych przekazanych w ten sposób będą bazować *elektroniczne kontrole skarbowe. Błędne dane mogą spowodować „zainteresowanie” organów podatkowych, konieczność żmudnych wyjaśnień, a w konsekwencji mogą oznaczać karę finansową za wykryte nieprawidłowości.
Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że organy podatkowe będą weryfikować spójność, dokładność i kompletność ksiąg i deklaracji podatkowych. Podstawowymi testami będą testy weryfikujące wymogi formalne dla ksiąg, takie jak kolejna numeracja, luki i duplikaty zapisów. Właściwą grupę testów będą stanowić testy rzeczywiste, np. weryfikacja związku przychodów z kosztami ich uzyskania, ciągłości stosowania zasad rachunkowości (np. zasad wyceny aktywów metodą FIFO, LIFO), prawidłowości stosowania stawek podatku od towarów i usług itp. – czytamy w odpowiedziach Ministerstwa Finansów.
Czym jest i jak może pomóc platforma Sage e-Audytor?
Dodatkowe obowiązki nałożone na podatników nie muszą być aż tak uciążliwe, jeżeli przedsiębiorcy podejmą odpowiednie kroki przygotowawcze i już dziś pomyślą o odpowiednich programach pomocniczych, w szczególności w zakresie weryfikacji danych wygenerowanych w pliku JPK. Należy bowiem pamiętać, że weryfikacja danych wygenerowanych w formie pliku JPK bez użycia odpowiednich programów komputerowych jest praktycznie niemożliwa.
W odpowiedzi na potrzeby rynku taki program przygotowała firma Sage (znana chyba każdej księgowej w Polsce). Program pod nazwą Sage e-Audytor jest narzędziem służącym do weryfikacji poprawności plików JPK. Umożliwia on samodzielną, bezpłatną, jednorazową weryfikację poprawności konstrukcji JPK, jak również poprawności i kompletności danych wygenerowanych w jednolitym pliku kontrolnym.
Platforma e-Audytor umożliwia podgląd zawartości JPK oraz weryfikację poprawności syntetycznej pliku i merytorycznej spójności danych, bez możliwości podglądu szczegółowych informacji. E-Audytor udzieli krótkich i ogólnych informacji zwrotnych o ewentualnych nieprawidłowościach w zaimportowanym pliku JPK.
Sage e –Audytor łączy w sobie trzy istotne dla każdego przedsiębiorcy funkcji, tj. po pierwsze umożliwia przetworzenie wygenerowanych plików JPK xml w postać czytelną dla przedsiębiorcy, po drugie umożliwia weryfikowanie poprawności informacji zawartych w plikach JPK, jak również zidentyfikowania pomyłek, błędów oraz obszarów ryzyka podatkowego, po trzecie pozwala na prezentowanie szczegółowych informacji na temat stanu finansowego firmy w postaci czytelnych wykresów i grafów.
Użycie Sage e-Audytora nie wymaga specjalistycznej wiedzy informatycznej, a instrukcja udostępniona przez firmę Sage przeprowadzi nawet komputerowego laika krok po kroku: https://www.youtube.com/watch?v=-0hVIAVTZ6w
Jak sprawdzić plik JPK?
Platforma Sage e-Audytor doceniana jest zarówno przez specjalistów z biur rachunkowych, jak i przez indywidualnych przedsiębiorców.
Agnieszka Gajewska, Biegły rewident, Prezes Zarządu spółki Makte Kancelaria Audytorów i Doradców sp. zo.o. wskazuje, że: Sage e-Audytor umożliwia zweryfikowanie wygenerowanych struktur JPK. Dzięki temu możemy być pewni, że dane są prawidłowe i spójne oraz możemy dokonać dodatkowych przeglądów analitycznych tych danych.
_ Sage e – Audytor pozwoli na szybkie i bezpieczne sprawdzenie pliku JPK. Międzynarodowe doświadczenie naszego partnera firmy Sage daje nam pewność i poczucie bezpieczeństwa – mówi Anita Niemczyk prezes zarządu spółki Inter – Team sp. z o.o. Nowe przepisy wchodzą w życie niebawem, dzięki współpracy z Sage nasza firma będzie gotowa na czas – dodaje. _
Korzystając z platformy Sage e-Audytor przedsiębiorca zyskuje:
- Możliwość bieżącej weryfikacji poprawności merytorycznej transakcji najczęściej narażonych na wątpliwości kontrolnych organów skarbowych.
- Bezpieczny, szybki i łatwy dostęp do informacji zawartych w pliku JPK.
- Możliwość zweryfikowania kompletności, spójności logicznej, poprawności matematycznej raportowanych danych.
Ogólnopolska infolinia
Warto również zwrócić uwagę na ogólnopolską specjalistyczną infolinię dotyczącą JPK (22 417 93 01), gdzie wykwalifikowani specjaliści udzielają odpowiedzi na wszystkie pytania podatników związane z wprowadzeniem i funkcjonowaniem Jednolitych Plików Kontrolnych.
Już dziś warto przygotować firmę do obowiązków związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym. Odpowiednie przygotowanie spowoduje, że obowiązek przekazywania danych do organów podatkowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego nie będzie tylko nieprzyjemnym obowiązkiem, ale umożliwi osiągniecie korzyści. Przede wszystkim, weryfikacja poprawności danych w pliku JPK spowoduje, że kontrole podatkowe nie powinny być tak uciążliwe i powinny przebiegać błyskawicznie. Ponadto generowanie Jednolitych Plików Kontrolnych oraz analiza poprawność wygenerowanych danych może mieć pozytywny wypływ na wiarygodność biznesową przedsiębiorcy, tj. firma, która generuje JPK może być uznana za bardziej wiarygodną, bo nie ukrywa żadnych informacji finansowych. Jednolity Plik Kontrolny umożliwia pełny wgląd w informacje dotyczące kondycji finansowej firmy i pozwoli na bieżące reagowanie na pojawiające się problemy.
Obowiązek przekazywania plików w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego już dzisiaj obowiązuje największych przedsiębiorców, a już niedługo będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców. Przed JPK żaden przedsiębiorca „nie ucieknie”, dlatego już dziś należy zadbać o odpowiedne rozwiązania.