Wirtualne biuro a prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej

Działalność gospodarcza nie musi mieć stacjonarnej siedziby. Może być ulokowana w wirtualnym biurze. Czym ono jest? Pomysłodawcą wirtualnych biur był Ralph Gregory. Zauważył, że własne biuro nie jest w wielu przypadkach potrzebne przedsiębiorcom do skutecznego prowadzenia firmy. Dlatego stworzył ideę wirtualnych biur, zwłaszcza dla mikro- i małych przedsiębiorstw. Oferta stanowiła odpowiedź na zapotrzebowanie na adres firmowy potrzebny tym podmiotom.

Wirtualne biuro definiowane jest jako rodzaj outsourcingu obsługi biurowej dla przedsiębiorców. Najważniejszą jego cechą pozostaje to, że przedsiębiorca wynajmuje miejsce – adres podawany przy rejestrowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie musi się w nim pojawiać, a jedynie ma do swojej dyspozycji np. skrzynkę pocztową, na którą może kierować korespondencję urzędową i związaną z prowadzeniem firmy. Marka zarządzająca wirtualnym biurem dostarcza mu np. do domu wszystkie listy. 

Właściwie więc wirtualne biuro sprowadza się do tego, że jest to fizyczny adres dla wirtualnej działalności, na który można ją zarejestrować. Przedsiębiorstwo zgodnie z obowiązującym prawem musi mieć oficjalną siedzibę. 

Dla wielu osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, których specyfika branży nie wymaga np. przyjmowania klientów w siedzibie firmy, dobrym pomysłem może być wynajęcie wirtualnego biura. Z takiej opcji skorzystać mogą między innymi osoby pracujące zdalnie, które kontaktują się z klientami czy kontrahentami z wykorzystaniem internetu i telefonu, a spotkania osobiste są organizowane sporadycznie. Utrzymywanie całego biura w takiej sytuacji nie jest dobrym pomysłem, zwłaszcza pod względem ekonomicznym.

Można co prawda zarejestrować jednoosobową działalność na adres domowy, ale jeśli ktoś np. mieszka w wynajmowanym mieszkaniu, będzie to co najmniej kłopotliwe i wymusi uzyskanie zgody na takie działanie od właściciela nieruchomości. Niewielu się na to zdecyduje. Natomiast skorzystanie z usługi wirtualnego biura umożliwi uzyskanie często prestiżowego adresu, w znanej okolicy, gdzie wynajęcie standardowej powierzchni biurowej często przekraczałoby nawet wielokrotnie możliwości finansowe przedsiębiorcy. 

Na koniec III kw. 2022 roku w Polsce całkowite zasoby nowoczesnej powierzchni biurowej na największych krajowych rynkach wynosiły 12,7 mln m2, jak wskazała w swoim raporcie międzynarodowa firma doradcza Cushman & Wakefield. 

Zgodnie z raportem JLL na koniec IV kwartału 2022 roku w realizacji znajdowało się około 600 tys. m2 powierzchni. Nowoczesne zasoby biurowe na największych rynkach regionalnych w Polsce zyskały w ciągu trzech ostatnich miesięcy 2022 roku 73 800 m2 zlokalizowanych w 12 różnych inwestycjach, w tym w dwóch na terenie Krakowa. 

Jednocześnie rosły stawki czynszu dla najlepszych nieruchomości biurowych. Na koniec grudnia 2022 roku najwyższe stawki notowano w Krakowie i wynosiły w granicach 14-16 euro za 1 m2 na miesiąc. Niewiele taniej było we Wrocławiu – 14-15,5 euro za 1 m2 na miesiąc, czy w Trójmieście – 13,50-15,50 euro za 1 m2 na miesiąc. To duże kwoty, na które wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących mikrofirmy, nie może sobie pozwolić. 

Wynajęcie biura o powierzchni 100 m2 w Krakowie może kosztować nawet 1600 euro miesięcznie, co w przeliczeniu na złotówki (przyjmujemy 4,85 zł za 1 euro) da kwotę 7760 zł na miesiąc. Można zoptymalizować takie wydatki, jeśli zdecydujesz się dla swojej jednoosobowej działalności gospodarczej wynająć wirtualne biuro i jednocześnie zrezygnować ze stacjonarnej siedziby. 

Biuro wirtualne zapewni optymalizację kosztów prowadzenia działalności. Nie trzeba płacić za najem lokalu czy za media – energię elektryczną, wodę czy za wywóz śmieci. W zamian otrzymujesz adres, często w prestiżowej lokalizacji, obsługę poczty tradycyjnej, a także niekiedy linię telefoniczną przekierowaną na Twój numer komórkowy. Niewykluczone, że podmiot zarządzający wirtualnym biurem umożliwi Ci okresowe wynajmowanie np. sali konferencyjnej, jeśli będziesz potrzebować spotkać się z kontrahentami czy klientami.