Czas to pieniądz, a narzędzia, z wykorzystaniem których można każdą umowę wysyłać i podpisać z kontrahentami w postaci cyfrowej, tylko to potwierdzają. Ważne, by proces był bezpieczny i prawnie wiążący. Podpis elektroniczny nie jest już jedynie nowatorskim rozwiązaniem, ale niezbędną usługą. Powoli staje się standardem. EKO standardem.
Pandemia koronawirusa niejako wymusiła i tym samym przyspieszyła cyfryzację w firmach, a narzędzia online stały się niezbędnew prowadzeniu biznesu. Co więcej, okazało się, że pomimo wcześniejszych obaw i wątpliwości, przedsiębiorstwa na pracy online zyskały. Obniżyły koszty, uprościły procesy wewnętrzne, przyspieszyły zawieranie umów i transakcji, skróciły dystans. Podpis elektroniczny to jedno z kluczowych rozwiązań cyfrowych, którego zalety docenili przedsiębiorcy. Korzystają z niego nie tylko korporacje, ale średnie i małe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze. Fintech Autenti, lider wśród polskich firm oferujących podpis cyfrowy, potwierdza, że potrzeba "odpapierzenia" biznesu i uproszczenia podpisywania dokumentów jest dzisiaj ogromna. Wśród branż i klientów, którzy postawili na digitalizację są firmy działające w obszarach: finanse, sprzedaż, HR leasing i wielu innych. W sumie, do tej pory na platformie Autenti e-podpis złożyło blisko 3 mln Polaków.
Umowa zawarta w 15 minut
Autoryzowanie umów podpisem elektronicznym jest proste, wygodne i skuteczne, tak po stronie przedsiębiorcy, jak i każdego użytkownika, który odbiera i podpisuje dokument na swoim urządzeniu. E-podpis pozwala na zawarcie prawnie wiążącej umowy nawet w kwadrans - bez drukowania, kopiowania, wysyłania jej pocztą, czekania w nieskończoność na złożenie podpisu przez wszystkie strony i odesłanie. Wystarczy mieć telefon, tablet lub laptop z dostępem do internetu. Z doświadczenia Autenti wynika, że większość dokumentów wysyłanych online jest podpisywana przez kontrahentów w ciągu pierwszej godziny od wysłania wiadomości. Czas ten można skrócić nawet do 15 minut. To szczególnie istotne, gdy samo finalizowanie kontraktów czy podpisywanie innych dokumentów nie jest jednorazowe. Zanim złożymy podpis, można określić, do kogo dokument ma trafić - do jednej czy kilku osób? Do prezesa czy managera? Klienta czy współpracownika? Kto ma podpisać a kto tylko przeczytać umowę? Kto ją ma otrzymać w pierwszej kolejności? O wszystkim decyduje nadawca. Równie istotne jest to, co dzieje się po podpisaniu dokumentu, czyli w grę wchodzi archiwizacja czy udostępnienie podpisanej umowy odpowiednim osobom. To zaledwie kilka czynności i funkcjonalności, ale ich rola jest kluczowa w upraszczaniu i skracaniu całego procesu. To właśnie gwarantuje Autenti.
Bezpieczne i prawnie wiążące
Podpisując dokumenty online bardzo ważne jest, by były zabezpieczone. Tu nie ma miejsca na półśrodki, ponieważ firmowe dokumenty najczęściej zawierają wrażliwe dane, m.in. osobowe i finansowe.
Stąd o ich bezpieczeństwo trzeba dbać na każdym etapie – od spisania umowy, przez jej zawarcie, a także później, gdy pliki są archiwizowane. Autenti stosuje najlepsze praktyki dotyczące wymogów bezpieczeństwa, m.in. szyfruje pliki, przetwarza dane wyłącznie w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego, tworzy kopie zapasowe.
Co ważne, podpis elektroniczny spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS, sprawiając, że dokumenty podpisane elektronicznie są prawnie wiążące i mogą - w razie potrzeby - stanowić dowód w dowolnej sprawie sądowej.
Konto na platformie Autenti umożliwia bezpiecznie i szybkie wdrożenie podpisu elektronicznego w biznesie — niezależnie od jego wielkości. Platforma umożliwia natychmiastową rejestrację konta i wysyłkę dokumentu do podpisania - tu i teraz. Ten kto opóźnia te decyzje, z każdą godziną, dniem, tygodniem traci czas i pieniądze.
Z danych platformy Autenti wynika, iż setki dokumentów w biznesie może być sygnowanych elektronicznie, a nawet 92 proc. z nich może być podpisywanych przy użyciu prostego (tzw. bazowego) podpisu elektronicznego.
Rodzaje podpisów cyfrowych
W świecie elektronicznym wszystko jest danymi, więc e-podpis to dane elektroniczne, które są świadomie użyte przez osobę fizyczną do podpisania dokumentu i dołączone lub powiązane z podpisywaną treścią.
Rozporządzenie eIDAS wyróżnia trzy rodzaje podpisów elektronicznych: prosty, zaawansowany i kwalifikowany. W zależności od podpisywanego dokumentu należy użyć odpowiedniego rodzaju e-podpisu. Każdy z nich wymaga także innej metody weryfikacji tożsamości. Prosty podpis elektroniczny jest wystarczający dla zdecydowanej większości (aż 90 %!) dokumentów funkcjonujących w polskim obrocie gospodarczym. Tym podpisem można opatrzyć niemal wszystkie firmowe dokumenty, takie jak umowy, wnioski, kontrakty, raporty lub oświadczenia. Szczegółowa lista dostępna jest pod tym adresem. Elektronicznie można podpisywać również dokumenty, które do tej pory wymagały wyłącznie formy pisemnej (np. umowę o pracę) - przy użyciu podpisu kwalifikowanego. Jest on najczęściej wykorzystywany w relacjach z administracją publiczną i wiąże się z opłatą z uwagi na wymóg identyfikacji tożsamości (w Autenti jest przeprowadzana online) podpisujących i wydania certyfikatu kwalifikowanego. W zależności od tego, co potrzebujemy załatwić, możemy użyć jednego z powyższych podpisów elektronicznych. Wówczas dokument - choć elektroniczny - jest w pełni wiążący dla obu stron.
"Elektroniczny notariusz"
Autenti posiada w ofercie wszystkie rodzaje e-podpisu. Pośrednicząc w podpisywaniu dokumentów i zbierając materiał dowodowy, stanowi zaufaną trzecią stronę, czyli pełni niejako rolę, określaną najczęściej przez klientów, "elektronicznego notariusza". Ważne, by dodać, iż treść podpisywanych na platformie dokumentów jest niedostępna dla osób, które zbudowały i wspierają stały rozwój platformy.
Do zawarcia umowy za pośrednictwem platformy Autenti wystarczy dostęp do internetu. Z aplikacji można korzystać na komputerze, tablecie czy smartfonie.
Co więcej, osoba, kontrahent czy firma, do której ma trafić dokument do podpisu, nie musi instalować żadnego dodatkowego oprogramowania, ani za nic nie płaci. A wszystkie dokumenty ma zawsze pod ręką. E-podpis można złożyć w dowolnym miejscu i czasie. Jest bezpieczny i wygodny nie tylko dla nadawcy, ale i dla adresata.
Warto wspomnieć, że po wysłaniu umowy do kontrahenta widzimy kiedy dokument zostanie przez niego otwarty. Nie będzie już mógł zasłaniać się tym, że listonosz lub kurier nie dotarł. A jeśli zwleka z ważnym podpisem, zawsze możemy skorzystać z opcji wysłania stosownego przypomnienia – mówi Ewelina Balińska, Sales Support Manager Autenti.
Jak dodaje, dokument podpisywany w Autenti nie tylko gwarantuje integralność i niezmienność dokumentu, ale zapewnia także korzystanie z domniemania dokładności dat i czasu, jakie wskazuje. To ważne, bo plik może posłużyć kiedyś jako dowód w sprawach sądowych.
TUTORIAL WIDEO _ JAK WYGLĄDA PROCES PODPISYWANIA ELEKTRONICZNEGO
Aplikacja jest prosta w obsłudze i posiada wiele praktycznych funkcjonalności. Warto zwrócić uwagę na fakt, że cała przesłana do podpisu treść wraz z jej załącznikami (jeśli istnieją), stanowią jedną całość, którą chroni złożony podpis. A ten składany jest tylko raz pod zestawem plików, których integralność jest na platformie gwarantowana.
Partner artykułu: Autenti