Co to protokół zdawczo-odbiorczy?
Ze sprzedażą, wynajmem mieszkania bądź lokalu wiąże się papierkowa robota i wiele podpisywanych dokumentów. Jednym z końcowych i wyjątkowo pomocnych jest protokół zdawczo-odbiorczy. Dotyczy on stanu nieruchomości i podpisywany jest przez dwie strony zawierające umowę. Protokół zawiera wszelkie informacje, co znajduje się w danym lokalu, jakie są jego ewentualne usterki, w jakim jest stanie w momencie podpisania umowy. W przypadku podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania na wynajem opisane są w nim meble, urządzenia dostępne najemcy, ale będące wciąż własnością wynajmującego.
W jakim celu podpisuje się protokół zdawczo-odbiorczy?
Do czego jest potrzebny ów dokument? Potwierdza on stan faktyczny przekazywanej nieruchomości. Stanowi więc zabezpieczenie przed ewentualnymi niedomówieniami, nieporozumieniami, roszczeniami dotyczącymi wad w wykrytych w lokalu po wynajmie lub sprzedaży. Po zakończonym okresie wynajmowania właściciel może sprawdzić, czy stan nieruchomości zgadza się z tym, co zapisano w protokole. Jeśli zauważy wadę bądź usterkę, może wymagać od najemcy uiszczenia opłaty. Nie każda nieprawidłowość z zapisami protokołu musi jednak wiązać się z kosztami. Równie dobrze niektóre mogą wynikać z wadliwej instalacji, ze zużycia sprzętu spowodowanego codziennym jego użytkowaniem. Nie zawsze musi być to oznaka zaniedbania ze strony najemcy.
Po co podpisywać protokół w przypadku kupna bądź sprzedaży nieruchomości? Już sam akt notarialny zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące przedmiotu transakcji, obu stron oraz ceny czy warunków zapłaty. Protokół zatwierdza w tym przypadku, w jakim stanie znajduje się mieszkanie lub dom, kiedy zostaje przekazane nowemu właścicielowi.
Kiedy powinno się sporządzić i podpisać protokół zdawczo-odbiorczy lokalu bądź domu?
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na sprzedaż podpisuje się przy przekazaniu lokalu. Podobnie w przypadku wynajmu. Spisanie protokołu to zazwyczaj ostatni etap dopinania formalności. Dokument należy sporządzić przed sprzedażą lokalu lub przed wynajęciem mieszkania nowemu najemcy, szczególnie jeśli jest to najem długoterminowy. Jednak to nie jedyne przypadki. Jest on również potrzebny w takich sytuacjach jak rezygnacja z poboru prądu lub gazu, cesja licznika na inną osobę, wymiana urządzenia do pomiarów itp.
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?
Aby odpowiednio zabezpieczyć się na przyszłość, warto wiedzieć, które elementy należy zawrzeć w protokole zdawczo-odbiorczym. Musi on zostać sporządzony dokładnie i precyzyjnie. Jakie informacje powinny się znaleźć w protokole zdawczo-odbiorczym domu?
Na samym początku powinny widnieć data oraz miejsce spisania dokumentu. Niezbędny jest także dokładny adres lokalu, którego dotyczy umowa. Następnie należy podać dane imienne dwóch stron, czyli zdającego i odbierającego (lub sprzedającego i kupującego). W przypadku sprzedaży warto zawrzeć informacje na temat podpisanej wcześniej umowy lub aktu notarialnego. Dobrze jest dołączyć także numery telefonów oraz adresy e-mail obu stron. Protokół musi uwzględniać stan techniczny i wyposażenie lokalu. Metraż mieszkania oraz każdego pokoju osobno. Liczbę włączników oraz gniazdek. Zestaw mebli, urządzeń RTV, AGD do dyspozycji najemców. Wyposażenie dodatkowe, np. naczynia, odkurzacz, suszarkę, dywan itp. Ważne jest również zawarcie aktualnego stanu oraz numerów liczników wody, energii elektrycznej, prądu. Data podpisania protokołu określa wówczas, do kiedy opłaty ponosi właściciel (bądź stary najemca), a od kiedy ciężar ten przechodzi na nowego najemcę.
Istotne są także informacje na temat przekazanych kluczy: liczbie kompletów i do czego są przeznaczone (do piwnicy, lokalu, skrzynki pocztowej itd.). Protokół może dodatkowo zawierać kod do domofonu klatki schodowej. Jeśli między stronami były jeszcze jakieś inne ustalenia, również należy je odnotować. Im więcej informacji w dokumencie, tym lepiej dla każdego, kto umieszcza pod nim swój podpis. Zwieńczeniem są właśnie podpisy stron transakcji. Protokół powinien być sporządzony w dwóch identycznych kopiach – dla sprzedającego i kupującego, wynajmującego i najemcy.
Co można dołączyć do protokołu zdawczo-odbiorczego?
Istnieje kilka dodatkowych dokumentów, które można, choć nie trzeba, dołączać do protokołu. Ułatwi to jednak transakcje obu stronom. Warto uwzględnić formularze pochodzące od firm energetycznych czy gazowych, które np. pomogą przy przepisywaniu liczników lub zmiany usługodawcy. Można je znaleźć na stronach internetowych dostawców usług. Często przy transakcji wynajmu mieszkania dochodzi również do przepisania usług telewizyjnej czy internetowej. I tę kwestię mogą usprawnić odpowiednie wzory formularzy, które łatwo znaleźć w internecie.
Choć nie jest to koniecznością, wiele osób, aby zagwarantować jak największą precyzyjność zapisanych informacji w protokole, dołącza do niego dokumentację fotograficzną. Jest to wskazane zwłaszcza przy wynajmowaniu lokalu. Takie fotografie powinny potwierdzać obecność wszelkich uszkodzeń, które również należy dokładnie opisać w protokole (rysy, pęknięcia, stan instalacji wodno-kanalizacyjnej itp.). Wówczas najemca może udowodnić wynajmującemu, że zarysowanie podłogi czy pobrudzenie kanapy były obecne jeszcze przed jego wprowadzeniem, co zdradza załączone zdjęcie. Działa to również w drugą stronę.
Choć protokół zdawczo-odbiorczy nie jest obowiązkowy, jest wyjątkowo pomocnym dokumentem, który sprzyja uniknięciu wielu nieporozumień między wynajmującym i najemcą, sprzedającym i kupującym nieruchomość. Dzięki jego sporządzeniu stan lokalu jest udokumentowany. Protokół można sporządzić samemu lub skorzystać z jednego z wielu wzorów dostępnych w internecie.