Pracujesz zdalnie? Dostaniesz zwrot kosztów. Ale fiskus przypilnuje, by nie były zbyt wysokie

Po ponad dwóch latach w końcu jest: znowelizowany Kodeks pracy, a w nim przepisy dotyczące pracy zdalnej. W toku prac legislacyjnych nad ustawą interesy pracodawców i związków zawodowych były tak rozbieżne, że ostatecznie o kształcie przepisów zadecydował sam rząd. I są tego skutki.

Pierwszy jest taki, że od kwietnia pracodawcy będą mieli obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej. W przepisach tych próżno jednak szukać konkretnych przedziałów finansowych czy kwot za ryczałt lub ekwiwalent. Ustawodawca uznał, że pracodawca musi porozumieć się w tej kwestii z pracownikami - np. związkami zawodowymi.

Zgodnie z ustawą pieniądze będą jednak wypłacane tylko niektórym pracownikom na pracy zdalnej. Przykładowo, pracownicy wykonujący tzw. okazjonalną pracę zdalną (czyli nie dłużej niż przez 24 dni w roku) nie dostaną nic.

Z kolei o tych pracownikach, których jest obecnie najwięcej w firmach - czyli pracujących w systemie hybrydowym (trochę w domu, trochę w biurze) - ustawa nie mówi wprost. Im pracodawcy będą musieli zapłacić, ale tylko proporcjonalnie do czasu spędzonego na pracy w domu.

Większość z pracujących zdalnie w Polsce dostanie niewielkie pieniądze.

Wojciech Piotrowski, dyrektor w zespole Global Mobility Services w KPMG podaje przykład, że laptop o mocy 65W, który jest używany przez 8 godzin dziennie, zużyje ok. 0,52 kWh energii dziennie, co przy cenie 0,99 zł za kWh daje dzienny koszt 0,51 zł. W ciągu miesiąca - jeśli założymy, że w miesiącu są 22 dni robocze - daje to łącznie kwotę 11,22 zł.

Podobnie pracodawcy będą obliczać koszt używania innych sprzętów, np. monitora komputerowego, drukarki, skanera. Przy czym należy pamiętać, że sprzęty te zużywają dużo więcej prądu, niż laptop, ale w przeciwieństwie do komputera, nie są użytkowane przez całe 8 godzin dziennie.

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik pracuje na własnym sprzęcie - przy obliczaniu ryczałtu - dodatkowo będzie uwzględniony jeszcze koszt amortyzacji. - Jeżeli pracownik korzysta z komputera przenośnego o wartości np. 5 tys. zł, miesięczna amortyzacja (zgodnie z tabelą amortyzacji) wyniesie 125 zł - podaje przykład ekspert KPMG.

Tyle że z własnego komputera pracownik może korzystać również w celach prywatnych, dlatego w ryczałcie będzie ujęta tylko część tej kwoty w proporcji odpowiadającej służbowemu wykorzystaniu sprzętu. Ustawa obliguje również pracodawcę do zwrotu kosztów zakupionych przez pracownika usług telekomunikacyjnych.

Jeżeli zatem pracownik ma u siebie w domu stałe łącze internetowe, z którego korzysta do pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek uwzględnić część ceny płaconej dostawcy internetowemu, w proporcji, w jakiej internet ten jest wykorzystywany do celów służbowych.

Wojciech Piotrowski przestrzega pracodawców przed automatycznym kopiowaniem wyliczeń z innych firm. Każdy zakład pracy ma swoją specyfikę pracy oraz narzędzia pracy.

- Wielu pracowników pracuje tylko przez część dni z domu, a przez część w biurze. Oznacza to, że faktycznie wypłacana im kwota ryczałtu powinna to uwzględniać. Inną kwotę otrzyma pracownik pracujący zdalnie przez 2 dni w tygodniu, a inną wykonujący pracę zdalną przez 100 proc. czasu - podaje przykłady ekspert podatkowy.

Dlaczego istotne będzie skrupulatne wyliczenie pracownikom na pracy zdalnej ryczałtów czy ekwiwalentów i niezawyżanie tych kwot? Bo wypłaty te będą kontrolowane. Jak przypomina Wojciech Piotrowski, ryczałt z tytułu pracy zdalnej nie jest przychodem, nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Zdaniem Piotrowskiego pracodawcy muszą się więc liczyć z tym, że będą podlegali kontroli organów podatkowych pod kątem tego, czy nie ukryli w ryczałcie części wynagrodzenia za pracę.

- Pracodawca zobowiązany jest do posiadania dokumentacji, z której wynika, w jakiej wysokości wypłacany jest ryczałt, jak pracodawca ustalił jego wysokość, w tym potwierdzenie, że te wyliczenia zostały oparte o ceny rynkowe - informuje nasz rozmówca.

Dodaje, że w przypadku, gdyby organ kontrolujący stwierdził, że kwota ryczałtu została zawyżona lub że pracodawca nie posiada wspomnianej wyżej dokumentacji, może uznać, że wypłata takiej kwoty pracownikowi stanowiła jego przychód, od którego należało potrącić zaliczkę na podatek i wydać decyzję względem pracodawcy jako płatnika zawierającą wymiar podatku.

- Dla pracodawcy oznaczałoby to powstanie zaległości podatkowej, którą należałoby uregulować wraz z odsetkami za zwłokę, a także konieczność korekty deklaracji podatkowych PIT-4R oraz informacji podatkowej PIT-11 - wyjaśnia Piotrowski.

Ponadto osoba odpowiedzialna u pracodawcy za prawidłowe obliczanie i pobór podatku mogłaby zostać ukarana za popełnienie czynu karalnego, tj. przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. O kwalifikacji czynu decydowałaby m.in. wysokość podatku narażonego na uszczuplenie.

- Wprawdzie kwota jednego miesięcznego ryczałtu może nie być wysoka, jednak u pracodawców zatrudniających setki pracowników wykonujących pracę zdalną, skala takiego uszczuplenia może być już znaczna, zwłaszcza biorąc pod uwagę 5-letni okres, w którym organ podatkowy ma prawo przeprowadzać kontrole - ostrzega ekspert podatkowy.

Katarzyna Bartman, dziennikarka money.pl

Jeśli chcesz być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami ekonomicznymi i biznesowymi, skorzystaj z naszego Chatbota, klikając tutaj.