Odnosząc się do zagadnień związanych z udzielaniem pełnomocnictwa przekazujemy poniższe wyjaśnienia, które mają na celu w sposób przystępny wyjaśnić przedmiotową problematykę.

Zgodnie z art. 99 k.c. jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest forma szczególna, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie, jednak w przypadku podjęcia czynności związanych z postępowaniem likwidacyjnym prowadzonym przez zakład ubezpieczeń zachowanie formy szczególnej, np. w postaci aktu notarialnego, w świetle obowiązujących przepisów nie jest wymagane. W konsekwencji wystarczające jest zachowanie np. zwykłej formy pisemnej, bądź - w przypadku ubezpieczeń dobrowolnych - nawet formy ustnej.  Zarówno kodeks cywilny w zakresie dotyczącym ubezpieczeń, jak i przepisy ustaw ubezpieczeniowych nie nakładają na pełnomocników występujących w sprawach związanych z umową ubezpieczenia wymogu przedkładania zakładom ubezpieczeń pełnomocnictw w formie szczególnej. Wyjątkiem są ubezpieczenia obowiązkowe, w których zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. nr 124, poz. 1152 z późn. zm.) istnieje konieczność zachowania formy pisemnej oświadczeń składanych zakładowi ubezpieczeń, a więc także i pełnomocnictwa winny być przedkładane w takiej formie. Jednak inne formy szczególne pełnomocnictwa, np. pełnomocnictwo potwierdzone notarialnie, wymagane nie są. Wymóg zachowania formy pisemnej pełnomocnictwa - w tym przypadku pod rygorem nieważności - istnieje także wówczas, gdy posiadane przez pełnomocnika pełnomocnictwo jest pełnomocnictwem ogólnym, tj. upoważniającym do podjęcia wszelkich czynności w zakresie zwykłego zarządu. Niezależnie od ogólnego wymogu pisemności składania oświadczeń w przypadku ubezpieczeń obowiązkowych, niezachowanie tej formy nie skutkuje nieważnością takiego pełnomocnictwa. W tym przypadku bowiem wymóg pisemności został wprowadzony wyłącznie dla celów dowodowych. 

Działanie na podstawie pisemnego pełnomocnictwa obejmuje zazwyczaj wszelkie czynności prawne związane z procesem likwidacji szkody, w tym nierzadko również podjęcie przez pełnomocnika świadczenia należnego uprawnionemu do odszkodowania. Na marginesie dodać należy, iż zakres udzielonego pełnomocnictwa zależy jedynie od mocodawcy, jako że nie jest to pełnomocnictwo procesowe, którego zakres określa art. 91 k.p.c.

Zauważyć trzeba także, iż zgodnie z art. 101 i 102 k.c. udzielone pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane i wówczas pełnomocnik jest zobowiązany zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Do tego jednak momentu pełnomocnictwo jest ważne i wywołuje skutki prawne. W związku z powyższym, fakt okazania dokumentu pełnomocnictwa oznacza, iż pełnomocnictwo to nie zostało cofnięte, a jego zakres nie został zmieniony. Wątpliwości zatem budzi stanowisko niektórych zakładów ubezpieczeń, zgodnie z którym upoważnienie do podejmowania czynności w toku postępowania likwidacyjnego, w tym do odbioru świadczenia, jest ważne jedynie wówczas, gdy zostanie sporządzone przez osobę uprawnioną do odszkodowania w obecności pracownika zakładu ubezpieczeń, bądź też zostanie potwierdzone notarialnie lub w inny urzędowy sposób. Żaden przepis prawa  nie  ustanawia takiego obowiązku dla ważności udzielonego pełnomocnictwa, co ma szczególne znaczenie w przypadku pełnomocnictw udzielanych reprezentantom zawodów prawniczych.

Oceniając wiarygodność pełnomocnictwa, którym posługuje się radca prawny lub adwokat warto zauważyć,  iż  zgodnie  z art. 89 § 1 k.p.c., w przypadku sporządzenia odpisu pełnomocnictwa, adwokat i radca prawny mogą sami uwierzytelniać te odpisy, co wskazuje na szczególny charakter zawodów prawniczych w kontekście wiarygodności dokumentu, wykorzystywanego przez reprezentantów tych zawodów. Mowa tu oczywiście o odpisach dokumentu sporządzonych w formie innej, niż notarialna - odpis bowiem notarialny, będąc sporządzonym przez notariusza, z istoty swej nie wymaga żadnego dodatkowego poświadczenia.

Zawody prawnicze są zawodami zaufania publicznego i z istoty swej  muszą mieć szerokie uprawnienia, podlegając przy tym odpowiedzialności dyscyplinarnej przewidzianej w korporacyjnych przepisach tych zawodów. Warto również nadmienić, iż także art. 129 § 3 k.p.c. wskazuje na wagę czynności dokonanej przez przedstawiciela zawodu prawniczego. Stanowi on bowiem, iż zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie przez adwokata lub radcę prawnego zgodności z oryginałem tego dokumentu ma charakter dokumentu urzędowego. Zgodnie zaś z art. 244 k.p.c., dokumenty urzędowe stanowią dowód tego, co zostało w nich zaświadczone. Jeśli sąd w postępowaniu cywilnym uznaje pełnomocnictwo udzielone radcy prawnemu lub adwokatowi, nie wymagając jakiegokolwiek potwierdzenia tego dokumentu, jak również wobec faktu, iż sam radca prawny lub adwokat ma uprawnienie do poświadczenia odpisu dokumentu, którym się posługuje, powstaje pytanie o przyczynę kwestionowania przez zakłady ubezpieczeń wiarygodności tych dokumentów, czego nie czyni nawet sąd pomimo nieporównywalnie większej wagi prowadzonego przez sąd postępowania.

Dlatego też, w opinii Rzecznika Ubezpieczonych, żądania stawiane przez zakłady ubezpieczeń w zakresie uwierzytelniania przez poszkodowanych - bądź potwierdzania w inny sposób - pełnomocnictw udzielanych adwokatom i radcom prawnym są niezrozumiałe i nie znajdują uzasadnienia w obowiązujących przepisach. Przeciwnie, wobec niekwestionowanych szerokich uprawnień procesowych przedstawicieli zawodów prawniczych, a więc uprawnień do podejmowania działań w postępowaniu niezwykle istotnym i skomplikowanym, kwestionowanie przez zakłady ubezpieczeń pełnomocnictw uprawniających adwokatów lub radców prawnych do uczestniczenia w postępowaniu likwidacyjnym należy oceniać w kategoriach działań utrudniających sprawne zakończenie tego postępowania. Żądanie notarialnego - a więc dokonanego przez przedstawiciela zawodu prawniczego - potwierdzenia pełnomocnictwa udzielonego i okazywanego przez innego przedstawiciela zawodu prawniczego musi być uznane za co najmniej kuriozalne. Oba te zawody są zawodami zaufania publicznego, którym nadano szerokie uprawnienia procesowe i nie ma podstaw, by kwestionować wiarygodność podejmowanych przez nich działań pozaprocesowych.

Często nie są także honorowane pełnomocnictwa udzielone podmiotom trudniącym się zawodowo uzyskiwaniem odszkodowań, tzw. kancelariom odszkodowawczym. Argumentacja zakładów ubezpieczeń w postaci istnienia obowiązku należytego wykonania zobowiązania, co zdaniem ubezpieczycieli uzasadnia żądanie notarialnego potwierdzenia ważności pełnomocnictwa lub sporządzenia pełnomocnictwa w siedzibie zakładu ubezpieczeń, wydaje się jednak niewystarczająca, a kwestionowanie pełnomocnictwa okazanego przez profesjonalne podmioty uczestniczące w postępowaniu likwidacyjnym w imieniu poszkodowanego wydaje się być zbyt daleko posuniętą ostrożnością - tym bardziej, że kancelarie odszkodowawcze działające na danym terenie są już zazwyczaj zakładom ubezpieczeń znane z wcześniejszych postępowań. Nadto, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości zakłady ubezpieczeń mają możliwość skontaktowania się w dowolny sposób z poszkodowanym, uzyskując potwierdzenie udzielonego pełnomocnictwa bez żądania dostarczenia pełnomocnictwa notarialnego lub sporządzenia go w siedzibie zakładu ubezpieczeń. Z informacji posiadanych przez Rzecznika Ubezpieczonych, niektóre zakładu ubezpieczeń takie działania podejmują.

Wątpliwości zatem budzi stanowisko niektórych zakładów ubezpieczeń, które uznają pełnomocnictwo jedynie wówczas, gdy zostanie podpisane przez osobę uprawnioną do odszkodowania w obecności pracownika zakładu ubezpieczeń, bądź też gdy pełnomocnictwo to zostanie potwierdzone np. notarialnie. Żaden bowiem przepis prawa nie uzależnia ważności udzielonego zakładowi ubezpieczeń pełnomocnictwa od spełnienia jednego z tych warunków, co oznacza iż z formalnego punktu widzenia zakład ubezpieczeń nie powinien stawiać tego rodzaju wymogów. Na marginesie dodać należy, iż stawiany przez towarzystwa warunek osobistego stawiennictwa osoby poszkodowanej w zakładzie ubezpieczeń w celu podpisania pełnomocnictwa nie będzie mógł być spełniony w przypadku osoby, która z jakichkolwiek przyczyn (np. choroba, pobyt za granicą itp.) nie jest w stanie osobiście skontaktować się z zakładem ubezpieczeń, aby złożyć na pełnomocnictwie podpis w obecności pracownika zakładu ubezpieczeń, lub też uzyskać pełnomocnictwo notarialne, którego sporządzenie wiąże się nierzadko z trudnościami natury technicznej po stronie poszkodowanego, jak i z koniecznością poniesienia przez niego znacznych kosztów.  Konsekwencją zaś niespełnienia warunków stawianych przez zakład ubezpieczeń będzie zaniechanie przez ubezpieczyciela prowadzenia postępowania likwidacyjnego, co oznacza niewykonanie zaciągniętego przez zakład ubezpieczeń zobowiązania.

Warto także pamiętać, iż zgodnie z regulacją art. 106 k.c. pełnomocnik może ustanawiać substytutów, tj. dalszych pełnomocników, jednak możliwość taka istnieje jedynie wówczas, gdy wynika to z treści pełnomocnictwa.

Istotne jest również to, iż przepisy nie ograniczają możliwości bycia pełnomocnikiem wyłącznie do osób fizycznych. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 23 września 1963 r. (sygn. akt III CO 42/63) nie ma przeszkód, aby pełnomocnikiem była również osoba prawna. Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji, gdy pełnomocnictwo jest udzielane osobie prawnej (np. spółce z ograniczoną odpowiedzialnością/spółce akcyjnej) to w jej imieniu działają upoważnione osoby (np. członkowie zarządu).

Wykazanie umocowania do reprezentowania strony będącej osobą prawną wymaga złożenia nie tylko pełnomocnictwa udzielonego przez osoby działające w imieniu osoby prawnej, ale także dokumentu potwierdzającego umocowanie tych osób do działania jako organ osoby prawnej (a więc np. aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego). Ponadto w przypadku spółki z o.o. oprócz pełnomocnictwa należy przedstawić dokument świadczący o tym, że osoba, która podpisała pełnomocnictwo w imieniu spółki, jest uprawniona do jej reprezentowania według art. 201 § 1, art. 204, art. 205 lub art. k.s.h., analogicznie wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 grudnia 2006 r.

W razie ewentualnych problemów pojawiających się w toku likwidacji szkody zapraszamy również do skorzystania z porad ekspertów udzielanych podczas dyżurów telefonicznych. Dyżury te odbywają się od poniedziałku do piątku pod numerem telefonu: 22 333-73-28 w godzinach 8.00 - 16.00 oraz 17.00 - 19.00.

Opracowanie przygotowała Ewa Kiziewicz, główny specjalista w Biurze Rzecznika Ubezpieczonych, uzupełnień dokonała Małgorzata Więcko-Tułowiecka, główny specjalista w Biurze Rzecznika Ubezpieczonych