Jak unikać ryzykownych transakcji?

Brak płatności za dostarczony towar lub zrealizowaną usługę to zmora wielu przedsiębiorców. Co zrobić, aby zabezpieczyć się przed taką sytuacją? Już na etapie prowadzonych negocjacji warto podjąć działania, nazywane powszechnie zabezpieczaniem transakcji. Zazwyczaj etap wstępnych rozmów z potencjalnym klientem poprzedzony jest oceną ryzyka danej transakcji. Warto przyjąć, iż niezależnie od stopnia podejmowanego ryzyka, we wszystkich sprawach powinniśmy stosować proste procedury, pozwalające uniknąć w przyszłości kłopotów z płatnościami.

Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić, jaka jest sytuacja finansowa oraz prawna podmiotu, z którym chcemy podpisać umowę. W przypadku wszelkiego rodzaju spółek, poza spółką cywilną, dokumenty naszego ewentualnego kontrahenta znajdziemy w Krajowym Rejestrze Sądowym. Sądy Rejonowe (Wydziały Gospodarcze Krajowego Rejestru Sądowego) prowadzą akta rejestrowe spółki, w których znajdują się wszystkie dokumenty związane z rejestracją spółki oraz dokonywanymi w niej zmianami. Co ważne, rejestr jest jawny, dlatego każdy ma prawo uzyskać potrzebne informacje oraz otrzymać poświadczone odpisy, wyciągi i zaświadczenia o danych zawartych w rejestrze.

Należy również sprawdzić, jakim spółka dysponuje kapitałem, czy składa dokumenty finansowe oraz kto jest upoważniony do jej reprezentowania. Jeżeli zamierzamy podjąć współpracę z przedsiębiorcą - osobą fizyczną, informacje o nim znajdziemy w ewidencji działalności gospodarczej.

Poza wizytą w sądzie warto wykorzystać internet do zebrania informacji o naszym potencjalnym kliencie. Strony WWW przedsiębiorstw informują zazwyczaj o aktualnie realizowanych przez nie projektach, podmiotach z którymi współpracują oraz doświadczeniu w interesującej nas branży.

Kolejnym źródłem informacji są giełdy wierzytelności - warto sprawdzić, czy nasz przyszły partner w interesach nie jest notowany w nich jako dłużnik. Przyjrzyjmy się również forom internetowym, tj. wypowiedziom pracowników, współpracowników, opiniom o rzetelności przedsiębiorcy, realizowanych przez niego inwestycjach.

Weryfikacji kontrahenta nie musimy dokonywać sami. Tego typu usługi leżą w obszarze kompetencji wywiadowni gospodarczych - wyspecjalizowanych w takiej działalności. Przed podpisaniem zlecenia na taką usługę należy uzgodnić jakie informacje nas interesują, co powinno znaleźć się w raporcie oraz jak szybko zostanie on przygotowany.

Kolejny etap realizacji procedury zabezpieczania transakcji to dokładne zapoznanie się z treścią umowy, którą planujemy podpisać z kontrahentem. Tekst tego dokumentu powinien opisywać wszystkie poczynione uzgodnienia, m.in. cenę usługi, termin jej wykonania oraz warunki płatności. W ten sposób będziemy dokładnie wiedzieć, jaki jest zakres naszych obowiązków, co i w jakich terminach musimy wykonać oraz jakie grożą nam sankcje za niedotrzymanie terminów.

Przy realizacji umowy, wszystkie dokonywane zmiany powinny być zapisywane w formie aneksów. W trakcie negocjowania tych zapisów warto skorzystać z pomocy prawnika, szczególnie przy ustalaniu fragmentów dotyczących kar umownych, sankcji za niedotrzymanie terminów oraz kwestii odstąpienia od umowy.

Przy podpisywaniu umowy ważne jest również zwrócenie uwagi na umocowanie osób podpisujących dokument do reprezentowania naszego kontrahenta. Coraz częściej dokonuje się pomiędzy przedsiębiorcami wymiany dokumentów rejestrowych. W odpisie KRS lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej możemy sprawdzić, czy osoby podpisujące umowę są uprawnione do reprezentowania podmiotu, w imieniu którego działają. Jeśli ich umocowanie nie wynika z dokumentów rejestrowych, do umowy powinno zostać dołączone pełnomocnictwo. Dokumenty są ważne tylko wtedy, gdy zostaną podpisane przez upoważnione osoby.

Należy także zadbać o dołączenie do umowy wymienianych w niej załączników. Załącznikami może być dokumentacja projektowa, inna umowa, a nawet harmonogramy wykonania robót. Każdy powołany załącznik, musi zostać wraz z umową podpisany przez obie strony.

Zachowanie tych kilku zasad pozwoli firmie nie tylko bezproblemowo realizować swoje cele wynikające z zobowiązań, ale również skutecznie dochodzić swoich praw, w przypadku wszelkich nieprawidłowości.