Wielu pracowników rozpoczyna swoje służbowe zadania od podpisania listy obecności. Lista obecności w pracy pozwala działowi kadr prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników. Jest ona wymagana przez przepisy prawa.
Kiedy nie trzeba tworzyć listy obecności?
Sama lista obecności nie jest obowiązkowa. Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy, która często jest tworzona na podstawie listy obecności w pracy. Są jednak sytuacje, gdy ewidencji czasu pracy nie trzeba prowadzić. Chodzi tu głównie o firmy, które mają zadaniowy system czasu pracy, a także sytuacje, gdy pracownicy zatrudnieni są na nocnej zmianie lub wypłacany jest ryczałt za nadgodziny. We wszystkich innych sytuacjach lista obecności jest obowiązkowa.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z Artykułu 149 Kodeksu pracy. Dotyczy ona każdego, obojętnie od liczby pracowników. Lista obecności w pracy ułatwia ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń, otrzymywanych przez pracownika z tytułu stosunku pracy. W razie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy ewidencja czasu pracy jest przekazywana inspektorowi i szczegółowo sprawdzana. Na tej podstawie mogą być oddalane lub potwierdzane żądania pracownika.
Jak powinna wyglądać lista obecności?
Lista obecności w pracy jest prostym dokumentem.
Najczęściej na górze dokumentu umieszczamy imię i nazwisko pracownika (lista obecności jest prowadzona dla każdego osobno). Najczęściej lista obecności przygotowywana jest na miesiąc. Dodatkowo wpisujemy dane kierownika. To on potwierdza prawidłowość danych w liście obecności. Kierownik musi móc potwierdzić zgodność zadeklarowanego czasu pracy ze stanem faktycznym.
Lista obecności w pracy pomaga stwierdzić, jak długo realnie pracował konkretny pracownik czy należą mu się nadgodziny. Lista obecności pozwala też stwierdzić, kiedy pracownik nie stawił się w pracy i można wyciągnąć z tego konsekwencje.
Inspektorzy z Państwowej Inspekcji Pracy bardzo dokładnie podchodzą do kwestii związanych z prawidłowym tworzeniem ewidencji czasu pracy. Lista obecności pracowników może często być polem sporych nadużyć. Najczęściej nie są w ogóle oznaczane godziny nadliczbowe.
Lista obecności nie ma specjalnie uregulowanej formy. Można ją prowadzić zarówno w formie tradycyjnej, na papierze, jak i w formie elektronicznej. Informacje na temat jej prowadzenia i odpowiedniego uzupełniania powinny być podane już w regulaminie danego zakładu.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy
Lista obecności to obecnie jeden z podstawowych dokumentów kadrowych. Należy jednak pamiętać, że nie zastępuje ona ewidencji czasu pracy. Sama lista obecności jest zbyt ograniczona. Ewidencja czasu pracy jest dodatkowo rozbudowana, o na przykład informacje związane ze zwolnieniami lekarskimi oraz urlopami. Dzięki temu łatwiej jest ogarnąć akta osobowe pracownika. Wyliczyć można na przykład, ile urlopu wykorzystał dany pracownik, jak długo przebywał na zwolnieniu i inne bardzo potrzebne elementy. Ewidencja czasu pracy pozwala na wyliczenie nadgodzin, za które na przykład należy się wyższa stawka wynagrodzenia. To samo dotyczy pracy w dni od niej wolne, niedziele i święta. Pokazuje ona jednoznacznie, ile godzin przepracowała dana osoba.
Lista obecności to dokument raczej kadrowy, potwierdzający jedynie rozpoczęcie i zakończenie pracy, bez podawania dodatkowych informacji z tym związanych. Jej cel wykorzystania to przede wszystkim ułatwienie komunikacji kadrowej wewnątrz firmy.