Jak należy przechowywać dokumentację płacową?

Przedsiębiorca zobowiązany jest w myśl art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy do prowadzenia i przechowywania w odpowiedni sposób dokumentacji kadrowo-płacowej, inaczej dokumentacji pracowniczej, obejmującej akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zakres takiej dokumentacji określa szczegółowo Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. 

Przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej dla każdego zatrudnionego z osobna. Obejmuje ona między innymi kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Mianem tym określa się wszystkie zaświadczenia czy karty i dokumenty związane z zatrudnianiem. 

W skład dokumentacji płacowej wchodzą dokumenty dotyczące wynagrodzenia, obliczeniowe, pomocnicze czy akty decyzyjne. Pełna taka dokumentacja obejmuje:

• analizę płac,
• raporty i ekspertyzy dotyczące wynagrodzeń,
• zaświadczenia i dokumenty wydawane w kwestiach wynagrodzenia,
• interpretacje urzędowe i orzecznictwo sądowe,
• korespondencję płacową, w tym pisma, wnioski, podania i udzielone odpowiedzi,
• sprawozdania związane z płacami i zatrudnianiem,
• orzeczenia wydawane przez sąd pracy,
• decyzje o przyznaniu premii, nagród, odszkodowań, odprawy i inne dokumenty, jakie dotyczą wynagrodzenia. 

W zakresie dokumentacji płacowej przechowywanie dokumentów dotyczy karty wynagrodzeń bądź ich odpowiedników. Przechowuje się je przez okres wymaganego dostępu do tego rodzaju informacji, jaki wynika z przepisów emerytalnych, rentowych czy podatkowych. 

Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja osobowa i płacowa? Archiwum powinno istnieć przez co najmniej 5 lat, zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Dotyczy to przechowywania listy płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty pracowników. 

Zasadniczo jednak trzeba podkreślić, że od daty zatrudnienia poszczególnych pracowników uzależniony jest okres, w jakim istnieje konieczność przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Archiwum powinno istnieć przez:

• 50 lat liczone od dnia, w którym praca u danego przedsiębiorcy została zakończona – w przypadku osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, gdy nie został złożony raport ZUS RIA za pracownika.
• 10 lat w przypadku osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, gdy został złożony raport ZUS RIA za pracownika.
• 10 lat w przypadku osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji płacowej, zawsze liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł, dzięki czemu zakład nie musi liczyć go oddzielnie dla każdego zatrudnionego. 

Pracodawca powinien przechowywać dokumentację płacową wraz z dokumentacją pracowniczą w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp będą miały wyłącznie osoby upoważnione do tego. Może być to archiwum prywatne lub zakładowe. Wszystkie warunki przechowywania dokumentacji określa rozporządzenie z dnia 15 lutego 2005 roku.