Kodeks pracy 2019. Ważne zmiany w przepisach dla pracodawców i pracowników. Nowe zasady wypłaty wynagrodzenia, prowadzenia i przechowywania akt osobowych

Zgodnie z art. 86 par. k.p., teraz wypłata wynagrodzenia ma być dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Chyba, że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Dotychczas podstawową formą wypłaty wynagrodzenia była gotówka do rąk pracownika. Inna forma wypłaty wymaga odpowiedniej regulacji układu zbiorowego pracy lub uprzedniej pisemnej zgody pracownika.

Na podstawie art. 22 (1) par. 2 k.p. numer rachunku bankowego pracownika będzie dodatkową informacją, której pracodawca będzie mógł od niego żądać.

Do 21 stycznia 2019 roku pracodawca musi poinformować pracowników o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Informacja powinna być przekazana pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepis ten jest na podstawie art. 82 ust. 9a) k.p.

Z kolei nowy art. 94(8) k.p. reguluje sposób zmiany akt papierowych na elektroniczne. Odwzorowanie cyfrowe dokumentacji będzie wymagało opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Zmiana akt elektronicznych na papierowe będzie prostsza. Sporządzony wydruk wystarczy opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, co potwierdziłoby jego zgodność z dokumentem elektronicznym.

Zmienią się także zasady podziału akt osobowych. Została dodana czwarta część (D). Będzie ona zawierać dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Jej dodanie ma ułatwić usuwanie z akt informacji o ukaraniu po zatarciu się kary.

Bardzo istotne zmiany zaszły w art. 94 ust. 9b) k.p. Od teraz pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą z zachowaniem jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Wyjątek od tej zasady wprowadza art. 94 (4) - dotyczy on dokumentacji, która może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, którego pracodawca jest stroną lub o którego wszczęciu wie.

Pracodawca ma też obowiązek poinformować pracownika (pisemnie lub elektronicznie, wraz ze świadectwem pracy)
o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru przez pracownika do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji. W przypadku nieodebrania dokumentacji zostanie ona zniszczona w ciągu następnych 12 miesięcy.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem prowadzenie dokumentacji musi być kontynuowane.

Część planowanych zmian spotkała się z dużą krytyką. Nowe przepisy miały dać też możliwość m.in. zwolnienia pracownic w ciąży, likwidacji płatnego urlopu na żądanie czy płacy za nadgodziny. Na razie te pomysły nie weszły w życie. Nowelizacje Kodeksu Pracy mają się odbywać etapowo.